Gérer l'accès des flux Workspace Studio aux données Google

En tant qu'administrateur Google Workspace, vous gérez comment et quand les flux Workspace Studio accèdent aux données Google de votre organisation. Ce paramètre vous permet d'équilibrer la productivité et l'automatisation des utilisateurs avec les normes de sécurité, de conformité et de confidentialité de votre organisation.

Par défaut, les flux nouvellement créés s'exécutent avec les mêmes droits d'accès aux données que l'utilisateur qui les a créés. Cela signifie qu'un flux peut automatiquement lire, modifier et partager des données Google, telles que des fichiers dans Drive, des e-mails dans Gmail et du contenu dans Docs, au nom d'un utilisateur.

Il est important de gérer l'accès des flux aux données pour les raisons suivantes :

  • Éviter l'exposition accidentelle des données : la restriction de l'accès aux flux permet de s'assurer que les agents ne partagent pas par inadvertance des données sensibles ou restreintes de l'organisation.
  • Appliquer la conformité aux règles : vous pouvez définir des niveaux d'accès par défaut pour l'ensemble de votre organisation ou cibler des unités organisationnelles spécifiques afin de respecter les réglementations sur la gouvernance des données.
  • Contrôler les sources de données optimisées par l'IA : pour les flux qui utilisent des étapes d'IA Gemini, vous pouvez limiter si l'IA est autorisée à rechercher des données Workspace internes, des sites Web publics externes ou les deux.
  • Maintenir une supervision centralisée : la console d'administration Google est un emplacement unique pour examiner, suspendre ou limiter l'accès aux données pour les flux individuels créés dans votre domaine.

Afficher la liste de tous les flux et gérer l'accès aux données

Vous pouvez examiner tous les flux créés par les utilisateurs de votre organisation et, si nécessaire, modifier ou suspendre leur accès aux données Google. Utilisez les paramètres d'administration de Studio pour bloquer l'accès à des étapes spécifiques.

  1. Dans la console d'administration, accédez à Menu puis Agents puis Gestion de l'accès des agents.
  2. Pour filtrer la liste afin de n'afficher que les flux, cliquez sur Type puis Flux Studio.
  3. Pour afficher plus d'informations sur le flux, modifier l'accès aux données, suspendre l'accès aux données ou réactiver un flux, cliquez sur Actions, puis sur l'option correspondante.
    1. Suspendre l'accès aux données : bloque l'accès du flux aux données Google et arrête toutes les exécutions en cours ou futures.
    2. Modifier l'accès : bloque l'accès ou le limite à certains champs d'application. Le flux peut toujours s'exécuter, mais il est possible qu'il ne fonctionne pas comme prévu.

Remarque : Seuls les flux nouvellement créés par les testeurs autorisés s'affichent sur la page Gestion de l'accès des agents. Les flux existants continueront de fonctionner comme avant.

Définir l'accès aux données par défaut pour les flux

Par défaut, les flux ont accès aux mêmes données Workspace que leur créateur. Vous pouvez bloquer l'accès aux données Workspace par défaut pour les flux de l'ensemble de votre organisation ou d'une unité organisationnelle.

Remarque : Le blocage de l'accès aux données Workspace entraînera l'arrêt de la plupart des flux.

  1. Dans la console d'administration, accédez à Menu puis Agents puis Paramètres.
  2. Cliquez sur Accès par défaut pour les flux Studio.
  3. (Facultatif) Sur la gauche, sélectionnez une unité organisationnelle à laquelle appliquer le paramètre.
  4. Pour bloquer l'accès par défaut, sélectionnez Ne pas autoriser l'accès des agents.
  5. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez choisi une unité organisationnelle, cliquez sur Remplacer.
L'application des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures, mais cela va généralement plus vite. En savoir plus

Gérer l'accès à des étapes spécifiques pour les flux

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les étapes que les utilisateurs peuvent ajouter à leurs flux. Pour plus d'informations, consultez :

Définir les sources que les étapes Gemini peuvent utiliser

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les sources que Gemini peut rechercher et utiliser pour créer des réponses dans les flux Workspace Studio. Cela peut se produire lorsqu'un flux inclut des étapes optimisées par l'IA. Les sources que Gemini recherche peuvent être des données sur des sites Web publics ou toutes les données Workspace auxquelles un utilisateur peut accéder.

Lorsque vous bloquez une source, l'option de source apparaît en grisé et n'est pas disponible pour les utilisateurs de Studio.

Remarque : Par défaut, les deux options de source sont autorisées.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.
  2. Cliquez sur Sources de données Gemini.
  3. Cochez la case des sources que vous souhaitez autoriser Gemini à rechercher :
  4. Autoriser Gemini à rechercher des données Workspace

  5. Autoriser Gemini à rechercher des sites Web publics

    Si vous décochez une option et que le flux d'un utilisateur est affecté, l'utilisateur reçoit une notification dans le journal d'activité Studio.

  6. Cliquez sur Enregistrer.