ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณสามารถจัดการวิธีและเวลาที่โฟลว์ Workspace Studio เข้าถึงข้อมูลใน Google ขององค์กรได้ การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้และการทำงานอัตโนมัติกับมาตรฐานด้านความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเป็นส่วนตัวขององค์กร
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่จะทำงานโดยมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเหมือนกับผู้ใช้ที่สร้างโฟลว์ ซึ่งหมายความว่าโฟลว์สามารถอ่าน แก้ไข และแชร์ข้อมูลใน Google เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ อีเมลใน Gmail และเนื้อหาในเอกสาร ในนามของผู้ใช้ได้โดยอัตโนมัติ
การจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของโฟลว์มีความสำคัญด้วยเหตุผลต่อไปนี้
- ป้องกันการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ: การจำกัดสิทธิ์เข้าถึงของโฟลว์จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าตัวแทนจะไม่แชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลที่ถูกจำกัดขององค์กรโดยไม่ตั้งใจ
- บังคับใช้การปฏิบัติตามนโยบาย: คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงเริ่มต้นสำหรับทั้งองค์กรหรือกำหนดเป้าหมายเป็นหน่วยขององค์กร (OU) ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบด้านการกำกับดูแลข้อมูล
- ควบคุมแหล่งข้อมูลที่ทำงานด้วยระบบ AI: สำหรับโฟลว์ที่ใช้ขั้นตอน AI จาก Gemini คุณสามารถจำกัดได้ว่าจะอนุญาตให้ AI ค้นหาข้อมูล Workspace ภายใน เว็บไซต์สาธารณะภายนอก หรือทั้ง 2 อย่าง
- ดูแลภาพรวมจากส่วนกลาง: คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google เป็นที่เดียวที่คุณสามารถตรวจสอบ หยุดชั่วคราว หรือจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลสำหรับโฟลว์แต่ละรายการที่สร้างขึ้นในโดเมนของคุณ
ดูรายการโฟลว์ทั้งหมดและจัดการการเข้าถึงข้อมูล
คุณสามารถตรวจสอบโฟลว์ทั้งหมดที่ผู้ใช้ในองค์กรสร้างขึ้น และเปลี่ยนหรือหยุดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Google ของโฟลว์ชั่วคราวได้หากจำเป็น ใช้การตั้งค่าผู้ดูแลระบบของ Studio เพื่อบล็อกสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจง
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
ตัวแทน การจัดการสิทธิ์เข้าถึงของตัวแทน - หากต้องการกรองรายการให้แสดงเฉพาะโฟลว์ ให้คลิกประเภท โฟลว์ Studio
- หากต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลว์ เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล หยุดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลชั่วคราว หรือเปิดใช้งานโฟลว์อีกครั้ง ให้คลิกการดำเนินการ แล้วเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง
- หยุดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลชั่วคราว–บล็อกสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Google ของโฟลว์และหยุดการเรียกใช้ที่กำลังดำเนินการอยู่หรือที่จะเกิดขึ้น
- เปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึง–บล็อกสิทธิ์เข้าถึงหรือจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะขอบเขตบางอย่าง โฟลว์ยังคงทำงานได้ แต่บางครั้งอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้
หมายเหตุ: เฉพาะโฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่โดยผู้ทดสอบที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะแสดงในหน้าการจัดการสิทธิ์เข้าถึงของตัวแทน โฟลว์ที่มีอยู่จะทำงานต่อไปเหมือนเดิม
ตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเริ่มต้นสำหรับโฟลว์
โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์จะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace เหมือนกับผู้สร้าง คุณสามารถบล็อกสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace สำหรับโฟลว์โดยค่าเริ่มต้นแทนทั้งองค์กรหรือหน่วยขององค์กร
หมายเหตุ: การบล็อกสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Workspace จะทำให้โฟลว์ส่วนใหญ่หยุดทำงาน
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู ตัวแทน การตั้งค่า
- คลิกสิทธิ์เข้าถึงเริ่มต้นสำหรับโฟลว์ Studio
- (ไม่บังคับ) เลือกหน่วยขององค์กรที่จะใช้การตั้งค่าทางด้านซ้าย
- หากต้องการบล็อกสิทธิ์เข้าถึงโดยค่าเริ่มต้น ให้เลือกไม่อนุญาตให้ตัวแทนเข้าถึง
- คลิกบันทึก หากเลือกหน่วยขององค์กร ให้คลิกลบล้าง
จัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลว์
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมขั้นตอนที่ผู้ใช้เพิ่มลงในโฟลว์ได้ โปรดดูรายละเอียดจากหัวข้อต่อไปนี้
- อนุญาตหรือบล็อกขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงของบริการ Workspace
- อนุญาตหรือบล็อกขั้นตอน Gemini สำหรับ Google Workspace
ตั้งค่าแหล่งข้อมูลที่ขั้นตอน Gemini ใช้ได้
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมแหล่งข้อมูลที่ Gemini ค้นหาและใช้เพื่อสร้างคำตอบในโฟลว์ Workspace Studio ได้ การดำเนินการนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อโฟลว์มีขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI แหล่งข้อมูลที่ Gemini ค้นหาอาจเป็นข้อมูลในเว็บไซต์สาธารณะหรือข้อมูล Workspace ใดก็ตามที่ผู้ใช้เข้าถึงได้
เมื่อคุณบล็อกแหล่งข้อมูล ผู้ใช้ Studio จะเห็นตัวเลือกแหล่งข้อมูลเป็นสีเทาและใช้ไม่ได้
หมายเหตุ: โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะอนุญาตตัวเลือกแหล่งข้อมูลทั้ง 2 รายการ
- ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Workspace Studio
- คลิกแหล่งข้อมูล Gemini
- เลือกช่องแหล่งข้อมูลที่ต้องการอนุญาตให้ Gemini ค้นหา
- อนุญาตให้ Gemini ค้นหาข้อมูล Workspace
อนุญาตให้ Gemini ค้นหาเว็บไซต์สาธารณะ
หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกและโฟลว์ของผู้ใช้ได้รับผลกระทบ ผู้ใช้จะเห็นการแจ้งเตือนใน บันทึกกิจกรรมของ Studio
คลิกบันทึก