Workspace Studio akışlarının Google verilerine erişimini yönetme

Google Workspace yöneticisi olarak, Workspace Studio akışlarının kuruluşunuzun Google verilerine nasıl ve ne zaman erişeceğini yönetirsiniz. Bu ayar, kullanıcı üretkenliği ve otomasyonu kuruluşunuzun güvenlik, uygunluk ve gizlilik standartlarıyla dengelemenize yardımcı olur.

Yeni oluşturulan akışlar varsayılan olarak, bunları oluşturan kullanıcının veri erişimi ayrıcalıklarıyla çalışır. Bu, bir akışın, kullanıcı adına Drive'daki dosyalar, Gmail'deki e-postalar ve Dokümanlar'daki içerikler gibi Google verilerini otomatik olarak okuyabileceği, değiştirebileceği ve paylaşabileceği anlamına gelir.

Akışların verilere erişimini yönetmek şu nedenlerden dolayı önemlidir:

  • Verilerin yanlışlıkla ifşa edilmesini önleme: Akış erişimini kısıtlamak, temsilcilerin hassas veya kısıtlanmış kuruluş verilerini yanlışlıkla paylaşmamasını sağlar.
  • Politika uyumluluğunu zorunlu kılma: Kuruluşunuzun tamamı için varsayılan erişim düzeyleri ayarlayabilir veya veri yönetimi düzenlemelerine uymak üzere belirli kuruluş birimlerini (KB) hedefleyebilirsiniz.
  • Yapay zeka destekli veri kaynaklarını kontrol edin: Gemini yapay zeka adımlarını kullanan akışlarda, yapay zekanın dahili Workspace verilerini, harici herkese açık web sitelerini veya her ikisini de arayıp arayamayacağını kısıtlayabilirsiniz.
  • Merkezi gözetimi sürdürme: Google Yönetici Konsolunuz, alanınızda oluşturulan tek tek akışlar için veri erişimini inceleyebileceğiniz, duraklatabileceğiniz veya kısıtlayabileceğiniz tek bir yerdir.

Tüm akışların listesini görme ve veri erişimini yönetme

Kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından oluşturulan tüm akışları inceleyebilir ve gerekirse Google verilerine erişimlerini değiştirebilir veya duraklatabilirsiniz. Belirli adımlara erişimi engellemek için Studio yönetici ayarlarını kullanın.

  1. Yönetici Konsolunuzda Menü ardından Ajanlar ardından Ajan erişim yönetimi'ne gidin.
  2. Listeyi yalnızca akışları gösterecek şekilde filtrelemek için Tür ardından Studio akışı'nı tıklayın.
  3. Akış hakkında daha fazla bilgi edinmek, veri erişimini değiştirmek, veri erişimini duraklatmak veya bir akışı yeniden etkinleştirmek için İşlemler'i ve ilgili seçeneği tıklayın.
    1. Veri erişimini duraklat: Akışın Google verilerine erişmesini engeller ve devam eden veya gelecekteki tüm çalıştırmaları durdurur.
    2. Erişimi değiştirme: Erişimi engelleyin veya belirli kapsamlarla sınırlayın. Akış çalışmaya devam edebilir ancak beklendiği gibi çalışmayabilir.

Not: Aracı erişim yönetimi sayfasında yalnızca izin verilenler listesindeki test kullanıcıları tarafından yeni oluşturulan akışlar gösterilir. Mevcut akışlar daha önce olduğu gibi çalışmaya devam eder.

Akışlar için varsayılan veri erişimini ayarlama

Akışlar, varsayılan olarak oluşturucularıyla aynı Workspace verilerine erişebilir. Akışların Workspace verilerine erişimini kuruluşunuzun tamamı veya bir kuruluş birimi yerine varsayılan olarak engelleyebilirsiniz.

Not: Workspace verilerine erişimin engellenmesi, çoğu akışın çalışmasını durdurur.

  1. Yönetici Konsolunuzda Menü ardından Ajanlar ardından Ayarlar'a gidin.
  2. Studio akışları için varsayılan erişim'i tıklayın.
  3. (İsteğe bağlı) Ayarın uygulanacağı kuruluş birimini sol taraftan seçin.
  4. Erişimi varsayılan olarak engellemek için Ajan erişimine izin verme'yi seçin.
  5. Kaydet'i tıklayın. Bir kuruluş birimi seçtiyseniz Geçersiz kıl'ı tıklayın.
Değişikliklerin geçerlilik kazanması 24 saati bulabilir ancak genellikle daha kısa sürer. Daha fazla bilgi

Akışlardaki belirli adımlara erişimi yönetme

Yönetici olarak, kullanıcıların akışlarına hangi adımları ekleyebileceğini kontrol edebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için:

Gemini adımlarının kullanabileceği kaynakları ayarlama

Yönetici olarak, Gemini'ın Workspace Studio akışlarında yanıt oluşturmak için arayabileceği ve kullanabileceği kaynakları kontrol edebilirsiniz. Bu durum, bir akışta yapay zeka destekli adımlar olduğunda ortaya çıkabilir. Gemini'ın arama yaptığı kaynaklar, herkese açık web sitelerindeki veriler veya kullanıcının erişebileceği tüm Workspace verileri olabilir.

Bir kaynağı engellediğinizde Studio kullanıcıları kaynak seçeneğini soluk ve kullanılamaz olarak görür.

Not: Varsayılan olarak her iki kaynak seçeneğine de izin verilir.

  1. Google Yönetici Konsolu'nda Menü ardından Uygulamalar ardından Google Workspace ardından Workspace Studio'ya gidin.
  2. Gemini veri kaynakları'nı tıklayın.
  3. Gemini'ın arama yapmasına izin vermek istediğiniz kaynakların kutusunu işaretleyin:
  4. Gemini'ın Workspace verilerinde arama yapmasına izin ver

  5. Gemini'ın herkese açık web sitelerinde arama yapmasına izin verme

    Bir seçeneğin işaretini kaldırırsanız ve kullanıcının akışı etkilenirse kullanıcı Studio etkinlik günlüğünde bir bildirim görür.

  6. Kaydet'i tıklayın.