Si vous définissez des règles ou des obligations de conservation pour vos données Google Workspace à l'aide de Google Vault, votre organisation risque de perdre des données lorsque vous changez d'édition Google Workspace. Les données ne sont pas protégées dans les cas suivants :
- Vous passez à une édition n'incluant pas Vault. Pour obtenir la liste des éditions compatibles, consultez l'assistance liée aux éditions.
- Vous passez à une édition n'incluant pas de service compatible avec Vault.
- Vous passez d'une édition incluant une licence Vault à une édition proposant des licences Vault complémentaires.
- Vous avez résilié votre abonnement Google Workspace dans son intégralité.
Vérifier si des règles de conservation ou des obligations de conservation s'appliquent aux données
Pour les grandes organisations, demandez à vos équipes juridique et commerciale de vérifier si elles ont défini des règles de conservation ou placé des données sous obligation de conservation.
Pour les petites organisations, vous pouvez ignorer ces étapes si vous n'avez jamais rien configuré dans Vault. En cas de doute, vérifiez vos paramètres Vault :
- Accédez à https://vault.google.com, puis connectez-vous avec votre compte de super-administrateur Google Workspace.
- Cliquez sur Rapports.
- Cliquez sur Obligations de conservation appliquées au domaine, Obligations de conservation appliquées aux comptes utilisateur et Obligations de conservation appliquées aux groupes. Si des obligations de conservation sont listées sur l'une de ces pages, suivez les instructions ci-dessous pour exporter les données de votre organisation.
- Cliquez sur Menu
Conservation. - Sur la page Règles par défaut, vérifiez que toutes les valeurs sont définies sur Aucune règle de conservation par défaut ou Non défini. Si des règles par défaut ont d'autres valeurs, vous devez suivre les instructions ci-dessous pour exporter les données de votre organisation.
- Cliquez sur Règles de conservation personnalisées. Si des règles de conservation personnalisées sont définies, vous devez suivre les instructions ci-dessous pour exporter les données de votre organisation.
Que se passe-t-il lorsque vous changez d'édition ou résiliez votre abonnement ?
Lorsque vous changez d'édition ou résiliez votre abonnement :
Toutes les règles de conservation et obligations de conservation sont désactivées : sans la protection conférée par les règles de conservation et obligations de conservation, les données des utilisateurs ou des administrateurs sont soumises aux processus de suppression standards. Les données supprimées depuis plus de 30 jours peuvent être immédiatement supprimées de façon définitive de tous les systèmes Google. Les données supprimées définitivement ne peuvent pas être récupérées.
Vos paramètres Vault sont supprimés : 30 jours après le passage à une édition n'incluant pas Vault ou la résiliation de l'abonnement, l'ensemble des règles et obligations de conservation ainsi que les litiges sont supprimés. Si vous achetez de nouveau Vault plus de 30 jours après avoir changé d'édition ou résilié votre abonnement, vous devez le configurer comme si vous étiez un nouveau client.
Vos données d'audit Vault sont supprimées : environ 30 jours après le passage à une édition n'incluant pas Vault ou la résiliation de l'abonnement, vos données d'audit sont supprimées. Les données d'audit sont consignées dans un journal et correspondent à toutes les actions effectuées par les utilisateurs Vault, telles que la recherche de données et la configuration de règles de conservation.
Avant de changer d'édition ou de résilier votre abonnement
- Exportez les données de votre organisation à l'aide de l'outil d'exportation de données. L'exportation inclut les données supprimées, mais conservées par une règle ou une obligation de conservation Vault.
- Exportez les données d'audit Vault de votre organisation du rapport d'audit Vault.
- Déterminez si vous devez définir des règles de conservation des e-mails et des messages de chat pour votre organisation.
- Si vous passez à une édition qui inclut une licence complémentaire Vault, vous devez attribuer à la fois la licence complémentaire Vault et le SKU Workspace inférieur avant d'annuler l'attribution de l'ancienne licence. Sinon, vous risquez de perdre des données, car vous êtes passé à une édition qui n'inclut pas de licence Vault.
Vous ne pouvez pas enregistrer vos paramètres Vault, y compris les règles de conservation et les obligations de conservation. Toutefois, si vous achetez de nouveau Vault dans les 30 jours, vos paramètres et vos données d'audit Vault sont rétablis.
Assistance liée aux éditions
| Licences Vault incluses | Licences Vault complémentaires disponibles |
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Pour en savoir plus sur les éditions compatibles, contactez le service commercial Google. |