如果您使用 Google 保管箱為 Google Workspace 資料設定保留規則或訴訟保留，貴機構在改用其他 Google Workspace 版本後可能會遺失資料。發生下列情況時，資料將不受保護：
- 改用不含保管箱的版本。如需支援的版本清單，請參閱本頁面的「版本支援」。
- 要改用的版本不提供保管箱支援的服務。
- 從內附保管箱授權的版本，改為可加購保管箱授權的版本。
- 您完全取消 Google Workspace 訂閱。
確認是否有設定資料保留規則或訴訟保留
如果貴組織規模大，請向法務和業務營運團隊確認是否曾設定資料保留規則，或將資料設為訴訟保留狀態。
如果貴組織規模較小，且從未在保管箱中設定任何項目，則可以略過這些步驟。如果不確定，請檢查 Google 保管箱設定：
- 前往 https://vault.google.com，然後使用 Google Workspace 超級管理員帳戶登入。
- 按一下「報告」。
- 按一下「網域訴訟保留」、「使用者訴訟保留」和「群組訴訟保留」。如有任何頁面列出訴訟保留項目，請按照下方操作說明匯出組織資料。
- 依序按一下「選單」圖示
「保留」。 - 在「預設規則」頁面，確認所有值都是「沒有預設資料保留規則」或「未設定」。只要預設規則含有其他值，請按照下方操作說明匯出貴機構的資料。
- 按一下「自訂資料保留規則」。如果已設定任何自訂資料保留規則，請按照下方操作說明匯出貴機構的資料。
變更版本或取消服務的影響
變更版本或取消服務的影響如下：
所有資料保留規則和訴訟保留都會停用：如果沒有任何資料保留規則和訴訟保留生效，系統會按照標準刪除程序處理使用者或管理員的資料。超過 30 天前刪除的資料可能會立即從所有 Google 系統中清除，且再也無法復原。
保管箱設定會遭到刪除：如果您取消訂閱或要改用的版本不提供保管箱，系統會在 30 天後刪除所有資料保留規則、案件和訴訟保留。如果您在變更版本或取消訂閱後，超過 30 天才重新購買保管箱，必須以新客戶的身分進行設定。
保管箱稽核資料會遭到刪除：如果您取消訂閱或要改用的版本不提供保管箱，系統會在大約 30 天後刪除稽核資料。稽核資料記錄了保管箱使用者執行的所有動作，例如搜尋資料及設定保留規則。
變更版本或取消訂閱的事前準備
- 使用資料匯出工具匯出貴機構的資料。這包括因保管箱資料保留規則/訴訟保留而保存的已刪除資料。
- 從保管箱稽核報告匯出貴機構的保管箱稽核資料。
- 決定是否需要為貴機構設定電子郵件和即時通訊訊息保留規則。
- 如果您改用的版本有加購保管箱授權，請務必先將此授權和較低階的 Workspace SKU 指派給使用者，再取消舊的授權。否則，您可能會因為降級至不含保管箱授權的版本而遺失資料。
您無法儲存保管箱設定，包括保留規則和訴訟保留。 不過，如果您在 30 天內重新購買保管箱，系統就會恢復您的保管箱設定和稽核資料。
版本支援
| 隨附保管箱授權 | 可額外購買保管箱授權 |
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如需相容版本的相關資訊，請 聯絡 Google 銷售團隊。 |