הוספה אוטומטית של אירועים ליומנים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Starter, ‏Frontline Standard ו-Frontline Plus, ‏Business Starter, ‏Business Standard ו-Business Plus, ‏Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, ‏Education Fundamentals, ‏Education Standard ו-Education Plus, ‏Essentials, ‏Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, ‏Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים להגדיר אילו אירועים יופיעו אוטומטית ביומנים הראשיים של המשתמשים כברירת מחדל. המשתמשים יכולים להגדיר ערך משלהם ולעקוף את הגדרת ברירת המחדל של הארגון. אתם יכולים גם להגדיר את הרמה הכי פחות מגבילה שהמשתמשים יכולים לבחור. כך המשתמשים לא יוכלו להוסיף אירועים באופן אוטומטי מעבר למה שהארגון מאפשר.

קביעת ההגדרות של אירועים ביומן

לפני שמתחילים:אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace יומן.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. לוחצים על הגדרות מתקדמות.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
4. בוחרים את הרמה הכי פחות מגבילה שזמינה לארגון. זה הערך הכי פחות מגביל שמשתמש יכול לבחור.
   • הזמנות מכולם – כל האירועים מופיעים ביומנים של המשתמשים.
   • הזמנות משולחים מוכרים – הזמנות ממשתמשים שנמצאים בדומיין או ברשימת אנשי הקשר של המשתמש, או שהייתה לו אינטראקציה איתם. המשתמשים מקבלים הזמנות משולחים לא מוכרים רק באימייל.
   • הזמנות שהמשתמש השיב עליהן באימייל – המשתמשים מקבלים את ההזמנות שלהם באימייל. האירועים יופיעו ביומן של המשתמש אחרי שהוא ישיב להזמנות.

5. להגדיר את ערך ברירת המחדל של האירועים שיתווספו אוטומטית. המשתמשים יכולים לשנות את הערך הזה עד לרמה הכי פחות מגבילה שהוגדרה בשלב 4.

   • הזמנות מכולם
   • הזמנות משולחים מוכרים
   • הזמנות שהמשתמש השיב עליהן באימייל
6. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

הרמה הכי פחות מגבילה וברירת המחדל חלות על יומני משתמשים חדשים וקיימים, אבל רק על הזמנות עתידיות. השינויים לא משפיעים על אירועים שכבר נמצאים ביומן של המשתמש. יכול להיות שיוצג למשתמשים חלון קופץ בכל פעם שתשנו את ההגדרה הזו.

איך השינויים משפיעים על היומנים של המשתמשים

כל שינוי שתבצעו בהגדרות המתקדמות הוספת הזמנות ליומן במסוף Admin יחול על יומנים חדשים ועל יומנים קיימים, אם המשתמש לא התאים אישית את ההגדרות ביומן.

כשהמשתמשים משנים את ההגדרות שלהם לערך אחר, ההגדרה שהם בוחרים נכנסת לתוקף באירועים עתידיים. המשתמשים יכולים לשנות את הערך רק עד לרמה הכי פחות מגבילה שהגדרתם לארגון.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף