כשחדר דוחה הזמנה לפגישה, הוא יוחלף בחדר דומה. יכול להיות שהחדרים ידחו פגישות כי הם כבר הוזמנו, כי צוות המתקנים הסיר חדר לצורך תחזוקה או כי הייתה התנגשות חד-פעמית בחדר בסדרת פגישות חוזרות. לחדרים עם קיבולת של עד 70 אנשים, יומן Google ינסה למצוא אוטומטית חדר חלופי מתאים, ואם יימצא כזה, הוא יוזמן.
- באותו בניין
- עם אותו ציוד
- בגודל סביר, בהתאם למספר המשתתפים. החדר החדש צריך להתאים לכל המשתתפים, בלי להיות גדול מדי. אם החדר החדש גדול מדי, הוא לא יוזמן אוטומטית במקום החדר המקורי.
שימוש בהחלפת חדרים באופן אוטומטי
החלפת חדרים באופן אוטומטי מופעלת כברירת מחדל, אבל היא מתבצעת רק אם מתקיימים שני התנאים הבאים:
- חדרים מוגדרים כמשאבים מובנים ומסווגים כמרחבים לפגישות.
- למשתמשים מוגדרים מיקומי עבודה, והחדרים הם משאבים מובנים בבניינים שלהם.
רק משתמשים שהגדירו מיקום עבודה ושיש להם משאבים מובְנים בבניין שלהם יראו את האפשרות להחלפת חדר אוטומטית.
הגדרת חדרים כמשאבים מובנים במסוף Admin
בוחרים את הקטגוריה הנכונה לכל החדרים. למשל, אם תסמנו מרחב חברתי כמרחב לפגישות, יכול להיות שהמערכת תחליף את החדר בחדר לא מתאים. כדי לשנות את קטגוריית החדר:
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.
- בקטע 'ניהול משאבים', לוחצים על פתיחה.
- בקטע משאבים, לוחצים על שם החדר.
- לוחצים על פרטים.
- בוחרים את הקטגוריה המתאימה:
- חלל לקיום פגישות: משאבים שמשמשים לפגישות או לישיבות (החדר יכול להיות קטן כמו תא טלפון).
- משאב אחר: משאבים שלא משמשים לפגישות, למשל אופניים או רכב חברה.
- לוחצים על שמירה.
הגדרת חדרים כמשאבים מובנים באמצעות API או CSV
במאמר יצירת מבנים, תכונות ומשאבים לתזמון ביומן מוסבר איך להגדיר משאבים באמצעות API או CSV. מגדירים את קטגוריית המשאבים ל-CONFERENCE_ROOM.
התראות שאפשר לצפות להן
לאירועים שמתוזמנים ל-3 החודשים הקרובים:
- היומן שולח התראות באימייל למארגן ולמשתתפים, כדי לעדכן אותם לגבי החדר החדש שהוזמן.
- אם יש יותר מ-20 משתתפים, היומן ישלח הודעה רק למארגן וליוצר האירוע.
בנוסף, אם הבקשה להזמנת החדר תידחה:
- סדרה של אירועים חוזרים – יישלח רק אימייל אחד.
- אירוע אחד בסדרה של אירועים חוזרים (חריג) – יומן Google שולח עד 8 אימיילים, אחד לכל חריג. אם יש יותר מ-8 התנגשויות, כל סדרת האירועים החוזרים נדחית.
השבתה של החלפת חדרים באופן אוטומטי
כדי להשבית את התכונה:
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.
- עוברים אל הגדרות החדר הגלובליות.
- משביתים את האפשרות הפעלה של החלפת חדרים באופן אוטומטי.