En el Calendario de Google, cuando creas un recurso de calendario, como una sala de reuniones o un automóvil de la empresa, creas un calendario para ese recurso. Luego, los usuarios podrán programar el recurso agregándolo a sus eventos de calendario. Cuando los usuarios reservan el recurso, se crea un evento correspondiente en el calendario del recurso.
Antes de comenzar
Para compartir recursos, primero debes agregarlos a tu lista de Mis calendarios. Para agregar recursos a tu lista de Mis calendarios, necesitas una cuenta de administrador con privilegios de administración de Calendario.
- Si el recurso que deseas administrar aún no existe en Calendario, créalo.
- Accede con tu cuenta de administrador y abre el Calendario de Google.
- A la izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Agregar
Explorar recursos. - Haz clic en el edificio o la ubicación del recurso.
- Junto al recurso, marca la casilla para agregarlo a tu lista de Mis calendarios.
Cómo compartir un recurso
Si compartes un recurso, los usuarios podrán agregarlo a su lista de Otros calendarios para consultar su disponibilidad, reservarlo para eventos y recibir notificaciones. Sin embargo, no pueden editar el recurso.
- Accede con tu cuenta de administrador y abre el Calendario de Google.
- En la lista Mis calendarios, coloca el cursor sobre el recurso y haz clic en Más
Configuración y uso compartido. Elige cómo quieres compartir el recurso.
En la configuración del calendario compartido, puedes establecer permisos generales de Permisos de acceso para eventos y Compartir con personas específicas. Entre los dos, se aplica el permiso más amplio a personas específicas.
Por ejemplo, si eliges Hacer disponible para el público y seleccionas Ver todos los detalles del evento, y también compartes el calendario con una persona específica y seleccionas Ver solo disponible/ocupado, esa persona aún podrá ver todos los detalles del evento.
Si quieres compartir el calendario con todos los miembros de tu organización, en Permisos de acceso para eventos, haz lo siguiente:
- Marca la casilla Disponible para tu organización.
- A la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
y elige una opción. Obtén más información sobre los permisos de recursos a continuación en esta página.
Si no configuras la opción de uso compartido interno para un recurso nuevo, este hereda la opción de uso compartido predeterminada para los calendarios secundarios de tu organización. Si quieres compartir el calendario con personas específicas o con un grupo de Grupos de Google, en Compartir con personas específicas, haz lo siguiente:
- Haz clic en Agregar personas.
- Agrega las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos con los que deseas compartir el archivo.
- En Permisos, haz clic en la flecha hacia abajo
y elige una opción. Obtén más información sobre los permisos de recursos a continuación en esta página.
- Haz clic en Enviar.
Asegúrate de que los usuarios puedan programar el recurso. Para obtener más información, consulta Prueba la programación de recursos.
Informa a tus usuarios que ahora pueden agregar el recurso a los eventos.
(Opcional) Completa los pasos para controlar cómo responden los recursos a las invitaciones.
Más información sobre los permisos de recursos
Cuando compartes un recurso, controlas cómo los usuarios ven los eventos programados para ese recurso y si pueden agregar o editar eventos.
- Ver solo la información de disponible/ocupado (ocultar detalles): Los usuarios pueden reservar el recurso cuando crean o modifican eventos en sus calendarios personales. No pueden ver los nombres ni los detalles de los eventos en el calendario del recurso. Si no permites la reserva de recursos disponibles/ocupados en tu organización, comparte el recurso con al menos el permiso de Ver todos los detalles del evento. De lo contrario, los usuarios intentarán programar el recurso y no estará disponible.
- Ver todos los detalles del evento: Los usuarios pueden reservar el recurso y ver los detalles del evento cuando crean o modifican eventos en sus calendarios personales. El organizador del evento puede modificarlo en su calendario personal. Sin embargo, no pueden modificar eventos directamente en el calendario del recurso ni modificar los eventos de otros usuarios.
- Realizar cambios en los eventos: Los usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluidos los detalles de los eventos privados. Pueden modificar cualquier evento. Esta opción solo está disponible cuando el recurso se comparte con personas específicas, no con toda tu organización.
- Realizar cambios y administrar el uso compartido: Los usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluidos los de los eventos privados. Pueden modificar cualquier evento. También pueden cambiar la configuración de uso compartido. Esta opción solo está disponible cuando el recurso se comparte con personas específicas.
- Aceptar automáticamente las invitaciones: Puedes permitir que los usuarios reserven recursos que no entren en conflicto con la disponibilidad. Este parámetro de configuración también impide que los usuarios no autorizados reserven recursos. También puedes permitir que los usuarios reserven recursos sin importar la disponibilidad o los permisos.
Controla cómo responden los recursos a las invitaciones
- Accede con tu cuenta de administrador y abre el Calendario de Google.
En la lista Mis calendarios, coloca el cursor sobre el recurso y haz clic en Más
Configuración y uso compartido.Es necesario tener el privilegio de Calendario.
En Aceptar invitaciones automáticamente, elige una opción:
Aceptar automáticamente las invitaciones que no se superpongan: El recurso acepta invitaciones a cualquier evento nuevo si no tiene otro evento programado para el mismo horario. Si un recurso está disponible para la mayoría de los episodios, pero no para todos, el recurso acepta toda la serie y rechaza las fechas en las que no está disponible. Se envía un correo electrónico al organizador del evento por cada ocurrencia rechazada. Si el recurso tiene demasiados conflictos, rechaza toda la serie y envía un correo electrónico. El recurso también rechaza las reservas de los usuarios que no tienen los permisos necesarios para acceder a él.
Nota: El recurso acepta invitaciones para un evento recurrente solo si la cantidad de instancias con conflictos no supera las cinco y no representa más de un tercio de la cantidad total de eventos.
Agregar automáticamente todas las invitaciones a este calendario: Aparecerán todas las invitaciones en el calendario del recurso, incluso si algunos eventos están programados para el mismo horario. Para asegurarte de que el recurso esté disponible cuando lo necesites, verifica su disponibilidad con anticipación. Una línea tachada en el calendario indica que el recurso ya está reservado. Si activas este parámetro de configuración, es posible que los usuarios que no tengan los permisos necesarios puedan programar y utilizar los recursos. Sin embargo, no podrán suscribirse a ellos ni ver sus detalles.