במבט מהיר ופשוט אפשר לראות את השימוש בחדרים ובמשאבים ביומן Google. מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) מספק מדדים לניתוח השימוש של הארגון במרחבים. המידע הזה יכול לעזור לכם לתכנן את הפעולות שלכם, לחסוך זמן ולהקטין את העלויות.
תובנות שאפשר לקבל מלוח הבקרה
לוח הבקרה עוזר לענות על שאלות כמו:
- מהם החדרים הכי פופולריים?
- האם יש לכם חדרים עם ניצול נמוך או ניצול יתר?
- מהם גדלי החדרים הכי פופולריים?
- איזה ציוד משפיע על השימוש בחדר?
- מהן השעות הכי טובות לתזמן עבודות תיקון ותחזוקה?
לפני שמתחילים
שימוש בפורמט מובנה לחדרים – רק מדדים של משאבים מובנים מופיעים במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights).
מידע נוסף מופיע במאמר בנושא שימוש במשאבים מובנים ביומן Google.
הגדרת קטגוריית החדר כחלל לקיום פגישות – ההגדרה הזו נדרשת כדי להציג מדדים בלוח הבקרה 'תובנות לגבי החדר'.
הגדרת אזור הזמן לכל חדר – צריך לעדכן את אזור הזמן המקומי כדי שהנתונים בלוח הבקרה יוצגו בצורה נכונה.
הפעלת זיהוי תפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הפעלת זיהוי תפוסה.
הגדרת אזורי זמן
יש 2 דרכים לעדכן את אזור הזמן של המשאבים: בכמות גדולה באמצעות API או אחד בכל פעם ביומן Google.
שימוש ב-API לעדכונים של כמה פריטים בו-זמנית
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא Calendar API.
הגדרה בנפרד ביומן Google
כדי לבצע את המשימה הזו אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.
- בסרגל הצד שמימין, מעבירים את העכבר מעל יומנים אחרים.
- לוחצים על סמל ההוספה
חיפוש משאבים. - לצד המשאב שרוצים להוסיף, לוחצים על החץ למטה
ומסמנים את התיבה. המשאב יופיע עכשיו ברשימה ההגדרות של היומנים שלי. - בקטע ההגדרות של היומנים שלי, לוחצים על המשאב כדי לפתוח את אפשרויות ההגדרות.
- בהגדרות היומן, בקטע אזור זמן, לוחצים על החץ למטה ובוחרים את אזור הזמן הנכון מהרשימה.
מעבר אל מרכז השליטה
כדי לראות את מרכז הבקרה, צריך הרשאות לגישה למרכז מדדי השימוש בחדרים.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי בניינים ומשאבים מדדים לגבי תפוסת חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא מעקב אחר השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.
שינוי היקף לוח הבקרה ומסגרת הזמן
אתם יכולים להגדיר מסנן בלוח הבקרה כדי לראות חדר, בניין, קומה, קיבולת או תכונה מסוימים. אפשר גם לשנות את תקופת הזמן שמוצגת. לדוגמה, אפשר להגדיר מסנן של ימי חול כדי לראות נתונים של ימי החול ולא של שבת וראשון.
המסנן ובורר התאריכים מוצגים בחלק העליון של מרכז הבקרה. טווח התאריכים נמצא בקצה השמאלי, והמסנן של מרכז הבקרה נמצא בצד ימין.
כדי להגדיר מסנן, לוחצים על סמל הוספת מסנן 
, בוחרים את האפשרויות הרצויות ולוחצים על אישור. השינויים שביצעתם מוצגים באופן מיידי.
כדי להגדיר את טווח התאריכים, לוחצים על טווח התאריכים הקיים כדי לפתוח את אמצעי הבקרה. אחרי שבוחרים טווח תאריכים חדש, לוחצים על עדכון כדי לעדכן את הדוח.
הערות:
- כדי לראות מידע חשוב על כל תרשים, מעבירים את העכבר מעל 'מידע על התרשים הזה'
בפינה העליונה. - יכולות לחלוף לפחות 24 שעות עד שנתוני השימוש בחדרים יופיעו בלוח הבקרה.
- אם תזמינו משאב לתאריך בעבר, הוא לא יתועד בלוח הבקרה. לדוגמה, אם היום הוא 27 בדצמבר 2021 ואתם מזמינים משאב ל-26 בדצמבר 2021, לוח הבקרה מתעלם מההזמנה הזו.
הורדת נתונים ממרכז הבקרה לצורך ניתוח
אדמינים יכולים לצפות בנתונים של מרכז הבקרה בפורמט של גיליון אלקטרוני או טבלה כדי לבצע ניתוח נוסף. כדי להוריד את שיעורי ההזמנות והתפוסה של החדרים, לוחצים על סמל ההורדה 
בפינה השמאלית העליונה של לוח הבקרה 'תובנות'.
הנתונים ממרכז הבקרה מיוצאים לקובץ CSV. הוא מציג את התצוגה הנוכחית שהגדרתם באמצעות אפשרויות הסינון וטווח התאריכים שנבחרו בלוח הבקרה. לפני שמורידים את הנתונים, חשוב להגדיר את האפשרויות של המשאבים ופרקי הזמן שרוצים לבדוק.
ציוד ל-Meet וזיהוי תפוסה
אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Meet ויש לכם מכשירים שתומכים בזיהוי תפוסה, תוכלו לראות תרשימים נוספים בלוח הבקרה 'תובנות לגבי חדרים' שיעזרו לכם לקבל החלטות לגבי תכנון המרחב. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא מעקב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.