לראות במבט מהיר וקל את השימוש בחדרים ובמשאבים ביומן Google. מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) מספק מדדים לניתוח השימוש של הארגון במרחב. המידע הזה יכול לעזור לכם לתכנן את העבודה, לחסוך זמן ולהפחית עלויות.
תובנות שאפשר לקבל ממרכז הבקרה
לוח הבקרה עוזר לענות על שאלות כמו:
- מהם החדרים הכי פופולריים שלכם?
- האם החדרים שלכם מנוצלים יותר מדי או פחות מדי?
- אילו גדלים של חדרים הם הכי פופולריים?
- איזה ציוד גורם לשימוש בחדר?
- מתי הכי כדאי לתזמן עבודות תיקון ותחזוקה?
לפני שמתחילים
שימוש בפורמט מובנה לחדרים – רק מדדים של משאבים מובנים מופיעים במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights).
פרטים נוספים זמינים במאמר שימוש במשאבים מובְנים ביומן Google.
הגדרת קטגוריית החדר ל"חדר ישיבות" – חובה להגדיר את הקטגוריה הזו כדי להציג מדדים במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights).
הגדרת אזור הזמן לכל חדר – עדכון אזור הזמן המקומי כדי שהנתונים יוצגו בצורה נכונה בלוח הבקרה.
הפעלת זיהוי תפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet.
מידע נוסף מופיע במאמר בנושא הפעלת זיהוי תפוסה.
הגדרת אזורי זמן
יש שתי דרכים לעדכן את אזור הזמן של המשאבים: בכמות גדולה באמצעות API או אחד אחרי השני ביומן Google.
שימוש ב-API לעדכון מספר פריטים בו-זמנית
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא Calendar API.
הגדרה בנפרד ביומן Google
כדי לבצע את המשימה הזו אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.
- בסרגל הצד שמימין, מעבירים את העכבר מעל יומנים אחרים.
- לוחצים על סמל ההוספה
חיפוש משאבים. - לוחצים על החץ למטה
ליד המשאב שרוצים להוסיף ומסמנים את התיבה. המשאב יופיע ברשימה ההגדרות של היומנים שלי. - בקטע ההגדרות של היומנים שלי, לוחצים על המשאב כדי לפתוח את אפשרויות ההגדרות.
- בהגדרות היומן, בקטע אזור זמן, לוחצים על החץ למטה ובוחרים את אזור הזמן הנכון מהרשימה.
עוברים אל מרכז הבקרה.
כדי לראות את לוח הבקרה צריך הרשאות לתובנות לגבי תפוסת חדרים.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
תובנות לגבי חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא מעקב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.
שינוי ההיקף וטווח הזמן של לוח הבקרה
אתם יכולים להגדיר מסנן במרכז הבקרה כדי לראות חדר, מבנה, קומה, קיבולת או תכונה מסוימים. אפשר גם לשנות את התקופה שמוצגת. לדוגמה, אפשר להגדיר מסנן של ימי חול כדי לראות נתונים של ימי השבוע ולא של שבת וראשון.
המסנן והפקד של טווח התאריכים מוצגים בחלק העליון של מרכז הבקרה. טווח התאריכים נמצא בצד שמאל, והמסנן של מרכז הבקרה נמצא בצד ימין.
כדי להגדיר מסנן, לוחצים על סמל הוספת המסנן 
, בוחרים את האפשרויות הרצויות ולוחצים על אישור. השינויים מוצגים באופן מיידי.
כדי להגדיר את טווח התאריכים, לוחצים על טווח התאריכים הקיים כדי לפתוח את אמצעי הבקרה. אחרי שבוחרים טווח תאריכים חדש, לוחצים על אישור כדי לעדכן את הדוח.
הערות:
- כדי לראות מידע חשוב על כל תרשים, מעבירים את העכבר מעל הסמל "מידע על התרשים הזה"
בפינה העליונה. - יכול להיות שיעברו לפחות 24 שעות עד שנתוני השימוש בחדרים יופיעו בלוח הבקרה.
- אם תזמינו משאב לתאריך שכבר עבר, ההזמנה לא תתועד בלוח הבקרה. לדוגמה, אם היום 27 בדצמבר 2021 ואתם מזמינים משאב ל-26 בדצמבר 2021, מרכז הבקרה מתעלם מההזמנה הזו.
הורדת נתונים ממרכז הבקרה לצורך ניתוח
אדמינים יכולים להציג את הנתונים ממרכז הבקרה בפורמט של גיליון אלקטרוני או טבלה כדי לבצע ניתוח נוסף. כדי להוריד את שיעורי ההזמנות והתפוסה של החדרים, לוחצים על סמל ההורדה 
בפינה השמאלית העליונה של לוח הבקרה של התובנות.
מרכז הבקרה מייצא נתונים לקובץ CSV. הוא מציג את התצוגה הנוכחית שהגדרתם באמצעות אפשרויות הסינון וטווח התאריכים שנבחרו במרכז הבקרה. לפני שמורידים את הנתונים, חשוב להגדיר את האפשרויות של המשאבים ושל מסגרות הזמן שרוצים לבדוק.
ציוד ל-Google Meet וזיהוי תפוסה
אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Google Meet ויש לכם מכשירים שתומכים בזיהוי תפוסה, אתם יכולים לראות תרשימים נוספים במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) שיעזרו לכם לקבל החלטות לגבי תכנון המרחב. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא מעקב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.