Google ממליצה להגדיר את המשאבים ביומן בפורמט מובנה. משאבים מובנים כוללים מידע על המיקום, הקיבולת או הציוד של המשאב. היומן משתמש בנתונים האלה כדי להציג פרטים נוספים על החדרים והמשאבים, וכך לעזור למשתמשים לבחור את המשאב שהכי מתאים לצרכים שלהם. כדי ליהנות מהתכונות החדשות ומהיכולות המשופרות של יומן Google, כדאי להגדיר משאבים מובְנים.
במשאבים לא מובְנים (מהדור הקודם) משתמשים רק בשדות הבאים:
- מזהה המשאב
- שם
- תיאור
אם הגדרתם רק את השדות האלה למשאב, זהו משאב מדור קודם. משאבים שנוצרו לפני 17 באוקטובר 2017 הם כנראה משאבים מדור קודם.
היתרונות של משאבים מובְנים
כדי לשנות את הנתונים לפורמט מובנה נדרשת עבודה נוספת, אבל ההשקעה הזו משתלמת. כשאתם מגדירים את מבנה המשאבים, המשתמשים יכולים:
- כדי לשפר את חוויית המשתמש, כדאי להציג את המשאבים בצורה עקבית וקריאה.
- להזמין את החדר או המשאבים המתאימים מהר יותר בעזרת הצעות אוטומטיות לחדרים ולמשאבים
- להבדיל במהירות בין חדרים לפגישות לבין משאבים שהם לא חדרים.
- לשחרר אוטומטית חדרי ישיבות שלא בשימוש.
- להחליף אוטומטית חדרים שההזמנה אליהם נדחתה.
- ליהנות משיפורים עתידיים ומתכונות חכמות שיתווספו ליומן (רק משאבים מובְנים נתמכים).
מעבר למשאבים מובנים
כדאי להמיר את המשאבים לפורמט מובנה, כדי ליהנות מהשיפורים העתידיים ביומן Google. כשמשתמשים במשאבים מובְנים, המשתמשים נהנים מחוויית השימוש הטובה ביותר בהזמנת חדרים ובתכונות אחרות של היומן.
להבין את השינויים, לבדוק ולעדכן את המשתמשים
שימוש במידע מובנה על משאבים משנה את האופן שבו המשתמשים שלכם משתמשים ביומן. כדי להתכונן לקראת השינויים האלה, כדאי לבצע את הפעולות הבאות:
- לנתח את הדרך שבה המשאבים הנוכחיים מנוהלים, ולהבין איך המעבר לפורמט מובנה משנה את חוויית המשתמש.
- כדאי להשתמש במשאבים מובְנים קודם בסביבת בדיקה כדי לראות איך השינויים מופיעים. שמרו גיבוי של פרטי המשאבים הנוכחיים.
- עדכנו אפליקציות פנימיות ותוכנות צד שלישי. לדוגמה, אפליקציות שמסתמכות על מוסכמות שמות בהתאמה אישית.
- לספר למשתמשים על ההתנהגות החדשה ועל השינויים, ולנהל את ההשקה של השינויים האלה.
שינויים בחוויית המשתמש
אחרי שתעברו לפורמט המובנה החדש בחברה, המשתמשים יראו את השינויים הבאים.
שינוי תוצאות החיפוש
לפני
המשאבים מוצגים כשם משאב אחד ארוך
אחרי
תצוגת משאבים עם מידע מאורגן
שינוי התצוגה של חדרים ושל פריטים שהם לא חדרים
לחדרים (קטגוריה CONFERENCE_ROOM)
 |
 |
שם המשאב | |
 |
מבנה | ||
 |
קומה ואגף | ||
 |
קיבולת | ||
 |
ציוד אודיו/וידאו |
|
|||
|
שם המשאב | ||
|
מבנה | ||
|
קומה ואגף | ||
|
קיבולת | ||
|
ציוד אודיו/וידאו | ||
למשאבים שהם לא חדרים (קטגוריה "אחר")
 |
|
שם המשאב | |
|
מבנה | ||
|
קומה ואגף | ||
|
קיבולת | ||
|
סוג מקור המידע | ||
 |
ציוד אודיו/וידאו (אם קיים) |
|
|||
|
שם המשאב | ||
|
מבנה | ||
|
קומה ואגף | ||
|
קיבולת | ||
|
סוג מקור המידע | ||
|
ציוד אודיו/וידאו (אם קיים) | ||
תצוגת המשאבים השתנתה
כשמציבים את הסמן מעל משאב, מוצגים פרטים נוספים:
לחדרים (קטגוריה CONFERENCE_ROOM)
למשאבים שהם לא חדרים (קטגוריה "אחר")
סדר המשאבים השתנה
לפני 17 באוקטובר 2017
בעבר, החלוקה לקבוצות ברשימת החדרים התבססה על שמות המשאבים. לדוגמה, החדרים היו רשומים לפי הקידומת ולא לפי משהו שימושי יותר שיעזור להחליט באיזה משאב להשתמש. אם היו לכם הרבה חדרים עם קידומת מסוימת (לדוגמה: CH-ZRHA), כל החדרים האלה קובצו יחד תחת הקידומת הזו.
דוגמאות לשמות של משאבים:
CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Phone, VC]
CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Phone, VC]
US-SFO-RoominSFO'2 [Phone, VC]
קיבוץ לפי קידומת:
כאשר הבניינים הם ZRH-OfficeA ו-SFO-OfficeB
אחרי 17 באוקטובר 2017
הקיבוץ מבוסס על המבנים שאתם יוצרים. חדרים ומשאבים אחרים יקובצו בצומתי הבניינים שלהם.
דוגמה לשמות חדשים שנוצרו באופן אוטומטי:
ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]
ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]
SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]
כאשר הבניינים הם ZRH-OfficeA ו-SFO-OfficeB
קיבוץ לפי שם הבניין:
שמות הקומות וסדר התצוגה:
הקומות בבניינים מוצגות בסדר מספרי. לדוגמה:
- קומה "1" מופיעה לפני קומה "2"
- הקומה "12th" מופיעה לפני "1st", כי "2"<"s"
כדי להציג את הקומות בסדר הנכון, צריך להשתמש בקומות ממוספרות, למשל: "01", "02", …, "12"
שינוי השמות והתצוגה של המשאבים
במשאבים מדור קודם, Google המליצה על פורמט ספציפי לשמות של משאבים. היררכיית משאבים נוצרת באופן אוטומטי כאשר נוספים יותר מעשרה משאבים עם הסימן '-'. אם יש יותר מ-100 משאבים בקבוצת כותרות, הקבוצה מחולקת לכותרות משנה.
כשמשתמשים במידע מובנה על משאבים, מוסכמת מתן השמות של Google הופכת לסטנדרט ומשמשת ליצירת שמות באופן אוטומטי משדות המשאבים הנפרדים. שמות שנוצרים אוטומטית נוצרים כשמעדכנים שדה כלשהו של משאב, מלבד שם המשאב, סוג המשאב או התיאור.
- [מבנה]-[קומה] [שם החדר] ([תפוסת החדר]) [תכונות אודיו ווידאו]
- [(סוג המשאב)]-[מבנה]-[קומה]-[שם החדר] ([תפוסת החדר]) [תכונות אודיו ווידאו]
השמות שנוצרו אוטומטית:
- הפורמט של שמות המשאבים צריך להיות עקבי בכל הארגון.
- עדכון אוטומטי של פרטי החדר (לדוגמה, כשמספר המשתתפים גדל, או כשמוסיפים או משנים תכונות).
- כדאי לתת שמות שיעזרו להבין בקלות את המאפיינים של כל חדר או משאב.
השם החדש שנוצר אוטומטית מופיע במקומות הבאים:
רשימת המשתתפים
ברשימת המשתתפים באירועים ביומן, הפורמט החדש של שם המשאב שנוצר באופן אוטומטי מחליף את שם המשאב הישן.
השדה "איפה" באינטרנט ובנייד
בשדה "איפה" באירועים ביומן, הפורמט החדש של שם המשאב שנוצר באופן אוטומטי מחליף את שם המשאב הישן.
התראות במכשירים ניידים
בהתראות בנייד או באינטרנט, הפורמט החדש של השם שנוצר באופן אוטומטי מחליף את השם הישן של המשאב.
המרת המשאבים, המאפיינים והמבנים
יש 3 דרכים לעדכן את המשאבים:
- באמצעות API – פרטים נוספים זמינים בדפי Admin SDK Directory API בנושאים resources.features, resources.buildings ו-resources.calendars.
- אחד אחרי השני דרך מסוף Admin – כדי לקבל פרטים, צריך לפעול לפי ההוראות להוספת מבנים, תכונות ומשאבים במאמר הגדרת מבנים, תכונות ומשאבים אחרים.
- הורדה, עריכה והעלאה של קובץ CSV – השלבים מפורטים בהמשך.
שינוי משאבים באמצעות קובץ CSV
אם יש לכם תפקיד אדמין עם הרשאות לניהול בניינים ומשאבים שמוקצים לחשבון שלכם, אתם יכולים לעדכן את המשאבים בארגון לפי השלבים הבאים.
שלב 1: מורידים קובץ CSV ממסוף Admin
קודם כל, מורידים את פרטי המשאבים לקובץ CSV.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
סקירה כללית.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.
- פותחים את ניהול המשאבים.
- לוחצים על סמל ההורדה
הורדה. - שומרים את קובץ ה-CSV.
שלב 2: מייבאים את הנתונים שבפורמט CSV לגיליון אלקטרוני
אחרי שמורידים את קובץ ה-CSV, מייבאים אותו לגיליון אלקטרוני.
- פותחים גיליון אלקטרוני ריק ב-Google Sheets ועוברים אל קובץ > ייבוא.
- עוברים לקובץ ה-CSV שהורדתם ולוחצים על בחירה.
- בחלון הייבוא, בוחרים את האפשרויות הרצויות ולוחצים על ייבוא נתונים.
שלב 3: עריכת משאבים בגיליון אלקטרוני
בודקים את המידע בגיליון האלקטרוני, מאתרים שדות ריקים או שדות שלא תואמים לפורמט ומעדכנים אותם לפי ההצעות בטבלה שבקטע פורמטים לשימוש.
הערה: אין לשנות את מזהה המשאב. שינוי כזה עלול ליצור משאב חדש במקום לעדכן את המשאב הקיים.
עריכת הגיליון האלקטרוני
- משתמשים בגיליון האלקטרוני שנוצר בשלבים הקודמים שלמעלה.
- עורכים את השדות לפי הצורך.
חשוב: כדי לזהות תכונות בגיליון האלקטרוני, צריך להוסיף # לפני שם התכונה. לדוגמה, #Whiteboard.
- כשמסיימים לערוך, שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
גיליונות אלקטרוניים לדוגמה
| מזהה המשאב* | שם המשאב* | קטגוריית המשאב* | סוג המשאב | שם הקומה* | תפוסה* | מזהה המבנה* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 | אודיטוריום | CONFERENCE_ROOM | 1 | 40 | 81 | |
| 234 | המחבוא של ג'יימס | אחר | טרקלין | 4 | 5 | 82 |
* חובה
| תיאור שגלוי למשתמש | תיאור | #Whiteboard | #Phone |
|---|---|---|---|
| מנוהל על ידי admins@mycompany.com | TRUE | TRUE | |
| מבקשים מהעוזר האישי של ג'יימס להזמין מקום | מנוהל על ידי admins@mycompany.com | FALSE | FALSE |
שלב 4: מעלים קובץ CSV ערוך
אחרי שערכתם את הגיליון האלקטרוני, אתם יכולים להעלות את השינויים ליומן.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
סקירה כללית.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.
- פותחים את ניהול המשאבים.
- מציבים את הסמן על סמל ההוספה
ולוחצים על סמל ההעלאה 
. - לוחצים על צירוף CSV ופועלים לפי ההנחיות לצירוף קובץ ה-CSV.
- לוחצים על העלאה.
פורמטים לשימוש
כשעורכים את הגיליון האלקטרוני, צריך להשתמש בפורמטים האלה.
פורמט לכל המשאבים
השתמשו בפורמט הזה לגבי המשאבים שיוצרים ביומן.
| שם הנכס | תיאור | דוגמה |
|---|---|---|
| מזהה המשאב* |
המזהה הייחודי של החדר ש-Google יוצרת בשבילכם כשאתם יוצרים משאב. (אסור לערוך או להסיר משאבים קיימים) |
28AF38E |
| שם המשאב* |
שם קצר של החדר. (מגבלת תווים מומלצת: 45) |
חדר הכוורת |
| מזהה המבנה | מזהה המבנה הזה צריך להיות זהה בדיוק למזהה המבנה שהוגדר למבנה שבו נמצא המשאב. | TA-MAIN |
| קטגוריית המשאב* |
חדר ישיבות: משאבים שמשמשים לפגישות או לישיבות, החל מגודל של חדר לשיחות טלפון. אחר: משאבים שלא משמשים לפגישות. לדוגמה, Jamboard, אופניים או רכב חברה. קטגוריה לא ידועה: משאבים שלא תואמים לפורמט המובנה (למשאבים חדשים, השתמשו באפשרות "חדר ישיבות" או "אחר") |
CONFERENCE_ROOM |
| סוג המשאב | שדה קיים. כשהקטגוריה של המשאב מוגדרת כ"אחר", השדה הזה מתווסף כקידומת לשם שנוצר אוטומטית, ועוזר להבחין בין משאבים שהם לא חדרים לבין חדרים. הוא גם עוזר לסווג את סוג המשאב. לדוגמה: אופניים, רכב, חדר לאימהות או מיקרוסקופ. | אופניים |
| שם הקומה* |
שם הקומה חייב להיות זהה לאחד מהשמות של הקומות שהוגדרו במבנה. (מגבלת תווים מומלצת: 15) |
10 |
| תפוסה* | מספר האנשים המומלץ עבור החדר. חייב להיות מספר שלם חיובי. | 4 |
| קטע הקומה |
מציין את המיקום של החדר בקומה. (מגבלת תווים מומלצת: 15) |
A |
| תיאור שגלוי למשתמש | תיאור חופשי של החדר שמוצג למשתמשים בפרטי החדר. הערה: התיאור הזה מוצג רק כשמזמינים את המשאב. אחרי שבוחרים את המשאב או שומרים את האירוע, התיאור לא מוצג יותר. | שלוחת טלפון #4119 |
| תיאור | תיאור אופציונלי של החדר או המשאב שמוצג לצורך עיון במסוף Admin. |
לכל חבר בקבוצה room-admins@example.com יש הרשאות להזמין את החדר. המבנה המזרחי |
| #מאפיין |
מאפיינים הם תכונות או ציוד של חדר או משאב, כמו:
|
TRUE |
| השם שנוצר אוטומטית | לקריאה בלבד. הוא נוצר כשקטגוריית המשאב מוגדרת כ"חדר ישיבות" או "אחר". | TA-MAIN-חדר הכוורת (4) [VC] |
* חובה
פורמט לבניינים
השתמשו בפורמט הזה לגבי מבנים שיוצרים ביומן.
| שם הנכס | תיאור | דוגמה |
|---|---|---|
| מזהה המבנה | מזהה המבנה הזה צריך להיות זהה למזהה המבנה שהוגדר לו. | TA-MAIN |
| שם המבנה | השם המוצג של המבנה | המשרדים הראשיים בתל אביב |
| כתובת* | פרטי הכתובת של המבנים. פורמט לכתובות של בניינים | שדרות רוטשילד 312 יחידה 1002 Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| קומות* | צריך להפריד בין הערכים באמצעות פסיקים ולציין אותם בסדר עולה, מהנמוך לגבוה. | לובי, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| תיאור | תיאור אופציונלי של המבנה שמוצג במסוף Admin לעיון. | המבנה המזרחי |
| קואורדינטות |
קו הרוחב וקו האורך שבהם נמצא המבנה |
40.730610, -73.935242 |
* חובה
ניהול משאבים מהגרסה הקודמת
אם אתם מחליטים לא להמיר את כל המשאבים למשאבים מובְנים, חשוב להקפיד על מוסכמות למתן שמות למשאבים הקיימים כדי שיהיה קל יותר לזהות אותם ולהשתמש בהם.
משאבים של חדר ישיבות
אחת ההצעות לפורמט לחדר ישיבות היא:
[קיצור שם העיר]-[בניין]-[קומה] [שם החדר] ([קיבולת החדר]) [תכונות אודיו ווידאו]
דוגמה:
NYC-14-12-Boardroom (15) VC
חדר הישיבות הזה נמצא ברמת גן בבניין 3, בקומה ה-12. שם החדר הוא 'ישיבות'. הוא מתאים ל-15 אנשים ויש בו ציוד לשיחות ועידה בווידאו.
משאבים אחרים
כדי להבדיל בין כל סוגי המשאבים האחרים לבין חדרי ישיבות, אנחנו מציעים להשתמש בפורמט הבא:
[(סוג המשאב)]-[קיצור שם העיר]-[בניין]-[קומה או מיקום]-[תכונות אודיו ווידאו]
בפורמט הזה, כל המשאבים שהם לא חדרים מתחילים בתו ' ( ' כדי שהם לא יתערבבו עם חדרי הישיבות. באופן אידיאלי, כל המשאבים שהם לא חדרים מופיעים בתחתית רשימת המשאבים.
| דוגמאות למשאבים שהם לא חדרים | תיאור |
|---|---|
| (Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 | האופניים האלה נמצאים בלובי של בניין 3 בירושלים. אלה הם 'אופניים 1' (להבדיל מ'אופניים 2' או 'אופניים 3'). |
| (Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 | רכב זה נמצא בפתח תקווה. זה רכב מסוג פריוס שחונה בבניין הראשי, בחניון הצפוני, במקום חנייה מספר 4. |