הגדרת הצעות להזמנת חדרים ביומן Google

לעזור למארגני פגישות להזמין חדרים ומשאבים לאורחים בכל מיקום.

כשמופעלת ההגדרה של הצעות אוטומטיות לחדרים, היומן בודק את מיקום העבודה של כל מי שהוזמן לפגישה. בכרטיסייה "חדרים" ביומן Google מוצגים החדרים הכי טובים והכי קרובים לכל אחד מהמשתתפים. הוא מביא בחשבון את מיקום הבניין והקומה של כל אדם, את היסטוריית ההזמנות הקודמת, את השימוש בציוד אודיו ווידאו ואת צורכי הקיבולת.

דברים שחשוב לדעת

ההצעות האוטומטיות לחדרים פועלות בצורה הכי טובה כשמבצעים את שתי הפעולות הבאות:

  • להוסיף את מיקום העבודה של כל המשתמשים – אם למשתמש לא מוגדר מיקום עבודה ראשי, היומן לא יביא אותו בחשבון בהצעות לחדרים. זה אומר שהחדר המוצע עלול להיות קטן מדי, או שלא יוצע חדר בבניין בכלל.

  • השתמשו בפורמט מובנה לחדרים – היומן משתמש רק במידע מובנה על חדרים כדי להציע חדרים באופן אוטומטי. היומן מקבל החלטות חכמות על סמך הפרטים של כל חדר.

    לפרטים על מבנה המשאבים, קראו את המאמרים ההשפעה של אימוץ משאבים מובְנים ומעבר למשאבים מובְנים.

פרטים נוספים

כשמוסיפים חדר לאירוע, יכול להיות שיופיעו הצעות לחדרים לפי המיקום או לפי החדרים שבהם משתמשים לעיתים קרובות.

  • ההצעות מבוססות המיקום מופיעות כשמוסיפים חדר לאירוע, אם המיקום של לפחות אחד מהמשתתפים ידוע. איך מוסיפים חדרים לאירועים
  • ההצעות לחדרים בשימוש תכוף מופיעות אם למי שמוסיף את החדר לא מוגדר מיקום. ההצעות האלה מבוססות על השימוש של המשתמש ורק הוא יכול לראות אותן.

הוספת מיקום העבודה העיקרי

יש שתי דרכים להוסיף את מיקום העבודה הראשי. אתם יכולים לעשות את זה בשביל המשתמשים או לבקש מהם להוסיף את זה בעצמם.

עזרה בהחלטה אם להגדיר את החשבון כמשתמש או כאדמין

כל סביבת עבודה היא שונה. כדי להחליט מה הכי מתאים לחברה שלכם, כדאי לחשוב על ההיבטים של כל הגדרה.

הגדרת אדמין הגדרת משתמשים

נתוני מיקום העבודה של המשתמשים ידועים, עדכניים ומדויקים.

יתרונות

  • סנכרון של נתוני המשתמשים ב-Google עם הנתונים שלכם
  • מונעת טעויות של משתמשים

שיטה

  • ‫API (בניין, קומה, אגף בקומה, שולחן עבודה)
  • ‫GCDS (בניין, קומה)

חוויית המשתמש

  • מיקום עבודה לצפייה בלבד

אין לכם את נתוני מיקום העבודה של המשתמשים בארגון, או שאתם לא בטוחים לגביהם.

יתרונות

  • הגדרה מהירה בקליק אחד
  • התראות ביומן שמאפשרות למשתמשים להוסיף ולעדכן נתוני מיקום
  • פחות עבודה לאדמין

שיטה

  • הגדרה ראשונית ממסוף Google Admin
  • נתוני מיקום העבודה (בניין, קומה) שהמשתמשים מעדכנים בעצמם

חוויית המשתמש

  • המשתמשים יכולים לראות ולעדכן את מיקום העבודה שלהם
  • מיקום העבודה של המשתמש, שמוסק ולפעמים מוגדר על ידי Google
  • ‫Google מבקשת מהמשתמש לעדכן את הפרטים

הוספת מיקום כאדמין

אם אתם בוחרים להגדיר את מיקום העבודה הראשי של המשתמשים, אתם יכולים להשתמש ב-API או ב-Google Cloud Directory Sync ‏ (GCDS).

שימוש ב-Google Cloud Directory Sync

אתם יכולים להשתמש ב-GCDS כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
  • אתם משנים ומעדכנים את מיקומי המשתמשים באופן קבוע.
  • כבר משתמשים ב-GCDS כדי לסנכרן פרופילים של משתמשים מ-Microsoft Active Directory לחשבונות Google.

ב-GCDS Configuration Manager, בכרטיסייה מאפיינים של פרופיל משתמש, ממפים את השדות האלה של מיקום העבודה למקום שבו אתם מאחסנים כיום את פרטי המבנה והקומה:

  • מזהה המבנה
  • שם הקומה

הסנכרון של השדות האלה הוא אופציונלי. חשוב לוודא שמזהי המבנים תואמים למזהה המבנה שיצרתם בניהול המבנים.

פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Cloud Directory Sync.

שימוש ב-API

אפשר להשתמש ב-API כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
  • כבר יש לכם מערכת שבה מיקומי המשתמשים נקראים באמצעות API.
  • המיקומים של המשתמשים משתנים ומתעדכנים באופן קבוע.
  • אתם רוצים דרך אוטומטית לסנכרן את מיקומי המשתמשים.
  • יש ערכים לקודים של אזורים בקומות ושל שולחנות עבודה.

פרטים נוספים זמינים במאמר מדריך למשתמשים ב-Google Workspace Admin SDK.

יכול להיות שיעברו עד 24 שעות עד שנתוני מיקום המשתמש בפורמט החדש יתעדכנו ויופיעו בפרופיל של המשתמש.

צריך להשתמש במאפיינים האלה כשמגדירים את ה-API:

שם הנכס תיאור דוגמה
type (מחרוזת)*

סוג המיקום: CUSTOM, ‏ DEFAULT, ‏ DESK

הערה: כדי לעדכן את מיקום העבודה הראשי של המשתמש, צריך להגדיר את הסוג כ-DESK

 שולחן עבודה
customType (מחרוזת)

אם הסוג הוא CUSTOM, השדה הזה כולל את הערך המותאם אישית

 free_text
area (מחרוזת)*

מיקום טקסטואלי שימושי בעיקר למטרות תצוגה, כדי לתאר את המיקום בקצרה. לדוגמה, "תל אביב" או "ליד רמת גן"

 מאונטיין וויו, קליפורניה
buildingId (מחרוזת)*

מזהה המבנה חייב להיות זהה בדיוק ל-buildingId שיצרתם למבנה

מחרוזות של ערכים שמורים:

  • לציין שלמשתמש אין בניין משרדים. לדוגמה, אם משתמש עובד מרחוק, צריך להשתמש ב-$NO_BUILDING$
  • כדי לציין שהבניין עדיין לא נוצר במשאבי הבניין, צריך להשתמש ב-$MISSING_BUILDING$
 ניו יורק
floorName (מחרוזת)

מזהה הקומה חייב להיות זהה בדיוק לקומה שהוגדרה ב-buildingId.

הערה: שם קומה בלי מזהה מבנה מוגדר לא חוקי

 לובי, קומת ביניים, 2, 3, 4, 5, 5M, ‏ 6
floorSection (מחרוזת)

אינדיקציה למיקום של המשתמש בקומה

 A, האגף הדרומי
deskCode (מחרוזת)*

ציון המיקום המדויק של השולחן

 Pod 17, 13-A

* חובה

לאפשר למשתמשים להוסיף את המיקום

כדי לעזור למשתמשים להוסיף את מיקום העבודה הראשי שלהם, כדאי להפעיל את ההודעות ביומן.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז ספרייה ואז הגדרות הספרייה.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאת אדמין להגדרות הספרייה.

  2. לוחצים על עריכת הפרופיל.
  3. בחלונית הימנית, בקטע יחידה ארגונית, בוחרים את הארגון שבו רוצים להחיל את השינוי.

    אזהרה: אם מחילים את השינוי הזה ביחידה הארגונית ברמה הבסיסית (root) של כל הארגון, השינוי לא חל על היחידות הארגוניות שבהן ביצעתם בעבר שינויים בפרטי הפרופיל.

  4. מסמנים את התיבה שליד מיקום עבודה ולוחצים על שמירה.

אם המשתמשים יכולים להגדיר את המיקום שלהם, השינויים מתעדכנים תוך 30 דקות.

נושאים קשורים