הגדרת הצעות להזמנת חדרים ביומן Google

לעזור למארגני פגישות להזמין חדרים ומשאבים לאורחים בכל מיקום.

כשמפעילים את ההצעות האוטומטיות לחדרים, יומן Google בודק את מיקום העבודה של כל מי שהוזמן לפגישה. בכרטיסייה 'חדרים', יומן Google מציג בצורה חכמה את החדרים הכי טובים שקרובים לכל אורח. הוא לוקח בחשבון את המיקום של כל אדם בבניין ובקומה, את היסטוריית ההזמנות הקודמות, את השימוש בציוד אודיו ווידאו ואת צורכי הקיבולת.

דברים שחשוב לדעת

ההצעה האוטומטית של חדרים פועלת בצורה הטובה ביותר כשמבצעים את שתי הפעולות הבאות:

  • הוספת מיקום העבודה לכל המשתמשים – אם למשתמש אין מיקום עבודה ראשי מוגדר, היומן לא יכלול אותו בהצעות לחדרים. המשמעות היא שהחדר המוצע קטן מדי, או שלא מוצע חדר בכלל בבניין.

  • להשתמש בפורמט מובנה לחדרים – רק מידע על חדרים שמובנה משמש את יומן Google להצעות אוטומטיות לחדרים. יומן Google מקבל החלטות חכמות על סמך הפרטים של כל חדר.

    פרטים על מבנה המשאבים מופיעים במאמרים ההשפעה של אימוץ משאבים מובנים ומעבר למשאבים מובנים.

פרטים נוספים

כשמוסיפים חדר לאירוע, יכול להיות שיופיעו הצעות לחדרים לפי מיקום או לפי תדירות השימוש.

  • הצעות למיקומים מופיעות כשמוסיפים חדר לאירוע, אם המיקום של לפחות משתתף אחד ידוע. איך מוסיפים חדרים לאירועים
  • הצעות למיקומים שמשתמשים בהם לעיתים קרובות יופיעו אם לאדם שמוסיף את החדר לא מוגדר מיקום. ההצעות האלה מבוססות על השימוש של האדם והן גלויות רק למשתמש הזה.

הוספת מקום עבודה מרכזי

יש 2 דרכים להוסיף את מיקום העבודה העיקרי. אתם יכולים לעשות את זה בשביל המשתמשים שלכם, או לבקש מהם להוסיף אותו בעצמם.

עזרה בהחלטה לגבי הגדרה ברמת המשתמש או ברמת האדמין

כל סביבת עבודה היא שונה. כדאי לחשוב על ההיבטים של כל הגדרה כדי להבין מה הכי מתאים לחברה שלכם.

הגדרות אדמין הגדרת משתמש

נתוני מיקום העבודה של המשתמש ידועים, מעודכנים ומדויקים.

יתרונות

  • הבטחה שנתוני המשתמשים ב-Google מסונכרנים עם הנתונים שלכם
  • מונע שגיאות מצד המשתמש

Method

  • ‫API (בניין, קומה, אזור בקומת, שולחן)
  • GCDS (building, floor)

חוויית משתמש

  • מיקום עבודה עם גישה לצפייה בלבד

אין לכם נתונים לגבי מיקום העבודה של המשתמשים בארגון, או שאתם לא בטוחים לגביהם.

יתרונות

  • הגדרה מהירה בקליק אחד
  • התראות ביומן למשתמשים כדי להוסיף ולעדכן נתוני מיקום
  • פחות עבודה לאדמין

Method

  • הגדרה ראשונית דרך מסוף Google Admin
  • נתוני מיקום העבודה (בניין, קומה) עודכנו על ידי המשתמשים עצמם

חוויית משתמש

  • המשתמשים יכולים לראות את מיקום העבודה שלהם ולעדכן אותו
  • מיקום העבודה של המשתמש מוסק ולפעמים מוגדר על ידי Google
  • משתמש שהתבקש על ידי Google לבצע עדכונים

הוספת מיקום כאדמין

אם אתם בוחרים להגדיר את מיקום העבודה העיקרי של המשתמשים, אתם יכולים להשתמש ב-API או ב-Google Cloud Directory Sync‏ (GCDS).

שימוש ב-Google Cloud Directory Sync

אפשר להשתמש ב-GCDS כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
  • יש לכם שינויים ועדכונים שוטפים במיקומי המשתמשים.
  • כבר נעשה שימוש ב-GCDS כדי לסנכרן פרופילי משתמשים מ-Microsoft Active Directory לחשבונות Google.

באשף ההגדרות של GCDS, בכרטיסייה User Profile Attributes (מאפייני פרופיל משתמש), ממפים את השדות האלה של מיקום העבודה למקום שבו אתם מאחסנים היום את פרטי הבניין והקומה:

  • מזהה הבניין
  • שם הקומה

הסנכרון של השדות האלה הוא אופציונלי. חשוב לוודא שמזהי המבנים זהים למזהה המבנה שיצרתם בניהול המבנים.

פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Cloud Directory Sync.

שימוש ב-API

אפשר להשתמש ב-API כדי להוסיף את מיקום העבודה של המשתמש בכל אחד מהמקרים הבאים:

  • יש הרבה משתמשים ומיקומי משתמשים.
  • כבר יש לכם מערכת שקוראת למיקומי משתמשים באמצעות API.
  • שינויים ועדכונים במיקומי המשתמשים מתרחשים באופן קבוע.
  • אתם רוצים דרך אוטומטית לסנכרן את מיקומי המשתמשים.
  • יש ערכים לקטע הרצפה ולקודי השולחן.

פרטים נוספים מופיעים במדריך למשתמשים ב-Google Workspace Admin SDK.

יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שמידע המיקום של המשתמש יתעדכן ויוצג בפרופיל שלו.

משתמשים במאפיינים האלה כשמגדירים את ה-API:

שם הנכס תיאור דוגמה
type (string)*

סוג המיקום: CUSTOM, ‏ DEFAULT, ‏ DESK

הערה: כדי לעדכן את מיקום העבודה הראשי של משתמש, צריך להגדיר את הסוג כ-DESK.

 DESK
customType ‏ (string)

אם הסוג הוא CUSTOM, השדה הזה כולל את הערך המותאם אישית

 free_text
אזור (מחרוזת)*

המיקום הטקסטואלי שימושי בעיקר להצגה, כדי לתאר את המיקום בצורה תמציתית. לדוגמה, 'Mountain View, CA' או 'Near Palo Alto'

 מאונטיין וויו, קליפורניה
buildingId (string)‎*

מזהה המבנה צריך להיות זהה בדיוק ל-buildingId שיצרתם בשביל המבנה

מחרוזות ערכים שמורים:

  • מציינים שלמשתמש אין בניין משרדים. לדוגמה, אם משתמש עובד מרחוק, משתמשים בערך $NO_BUILDING$
  • כדי לציין שהבניין עדיין לא נוצר במשאבי הבניין, משתמשים בערך $MISSING_BUILDING$
 NYC
floorName ‏ (string)

מזהה הקומה חייב להיות זהה בדיוק לקומה שהוגדרה ב-buildingId.

הערה: שם קומה ללא מזהה בניין מוגדר הוא לא תקין

 לובי, קומה חלקית, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection ‏ (string)

אינדיקציה לגבי המיקום של המשתמש בקומת הבניין

 A, South wing
deskCode (מחרוזת)*

ציון המיקום המדויק של השולחן

 Pod 17, 13-A

‫* חובה

איך מאפשרים למשתמשים להוסיף את המיקום

כדי לעזור למשתמשים להוסיף את מיקום העבודה הראשי שלהם, כדאי להפעיל את ההנחיות ביומן.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז הארגון שלי ואז הגדרות הארגון שלי.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על עריכת הפרופיל.
  3. בחלונית הימנית, בקטע יחידה ארגונית, בוחרים את הארגון שרוצים להחיל עליו את השינוי.

    אזהרה: אם תחיל את השינוי הזה ביחידה הארגונית בראש ההיררכיה של הארגון כולו, השינוי לא יחול על היחידות הארגוניות שבהן ביצעת שינויים קודמים בפרטי הפרופיל.

  4. מסמנים את התיבה לצד מיקום העבודה ולוחצים על שמירה.

כשהמשתמשים יכולים להגדיר את המיקום שלהם, חולפות עד 30 דקות עד שהשינויים מתעדכנים.

נושאים קשורים