Oltre a pianificare le riunioni in Google Calendar, gli utenti della tua organizzazione possono gestire le risorse condivise da altri utenti. L'esempio di risorsa più comune è una sala riunioni. ma può trattarsi anche di proiettori, auto aziendali, uffici per gli ospiti, attrezzature ricreative o qualsiasi altra risorsa di cui gli utenti possano programmare l'utilizzo per un determinato lasso di tempo. Affinché gli utenti possano pianificare l'uso di tali risorse, devi prima crearle in Calendar.
Privilegi necessari per gestire le risorse
Per gestire le risorse del calendario devi avere un ruolo amministratore con privilegi Edifici e Risorse > Gestione. Questi privilegi sono attivi nel ruolo predefinito Amministratore di servizi. Puoi utilizzare questo ruolo o creare un ruolo amministratore personalizzato. Per le istruzioni, vedi Assegnare i ruoli di amministratore a un utente o Creare ruoli di amministratore personalizzati.
Nota: solo i super amministratori possono gestire le risorse del calendario dai propri calendari prima che vengano condivise con altri utenti. Potrebbero essere necessarie alcune ore prima che le modifiche agli ACL diventino effettive e tu possa gestire queste risorse.
Attività amministrative consigliate
Creare edifici, funzionalità e risorse
Per gestire le risorse del calendario occorre innanzitutto crearle. Per le risorse create prima del 17 ottobre 2017, ti consigliamo di passare alle risorse strutturate per usufruire degli ultimi miglioramenti di Google Calendar.
Aggiungere risorse all'elenco I miei calendari
Per gestire una risorsa, devi aggiungere il suo indirizzo email all'elenco I miei calendari. Successivamente potrai modificare, condividere o impostare le notifiche che riguardano la risorsa.
Condividere le risorse di calendario
Se non imposti esplicitamente l'opzione di condivisione per la nuova risorsa, questa erediterà l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione.
Aggiungere risorse a un evento
Una volta create e condivise le risorse, tu e i tuoi utenti potete aggiungerle agli eventi nello stesso modo in cui invitate gli ospiti.
Ricevere notifiche relative alle risorse
Puoi configurare l'invio di notifiche quando:
- Viene pianificata una risorsa in un nuovo evento.
- Un evento pianificato viene modificato o annullato.
- Persone o risorse invitate rispondono a un evento.
Puoi anche richiedere la pianificazione giornaliera della risorsa.