Oltre a pianificare riunioni in Google Calendar, gli utenti della tua organizzazione possono gestire le risorse condivise dalle persone. L'esempio più comune di risorsa è una stanza. Altri esempi includono proiettori, auto aziendali, uffici per gli ospiti, attrezzature ricreative o qualsiasi altra risorsa di cui gli utenti della tua organizzazione potrebbero pianificare l'utilizzo. Devi creare le risorse in Calendar prima che gli utenti possano pianificarle.
Privilegi necessari per gestire le risorse
Per gestire le risorse del calendario, devi disporre di un ruolo di amministratore con i privilegi Edifici e risorse > Gestione. Questi privilegi sono abilitati nel ruolo predefinito Amministratore servizi. Puoi utilizzare questo ruolo o crearne uno personalizzato. Per istruzioni, consulta Assegna i ruoli di amministratore a un utente o Crea ruoli di amministratore personalizzati.
Nota: solo i super amministratori possono gestire le risorse del calendario dai propri calendari prima che queste risorse vengano condivise con altri utenti. Potrebbero essere necessarie alcune ore prima che le modifiche alle ACL diventino effettive e tu possa gestire queste risorse.
Attività amministrative consigliate
Crea edifici, funzionalità e risorse
Il primo passaggio per gestire le risorse di Calendar è crearle. Per le risorse create prima del 17 ottobre 2017, ti consigliamo di passare alle risorse strutturate in modo da poter utilizzare i miglioramenti più recenti di Google Calendar.
Aggiungi risorse all'elenco I miei calendari
Per gestire una risorsa, devi aggiungere il suo indirizzo email all'elenco I miei calendari. Puoi quindi modificare, condividere o ricevere notifiche sulla risorsa.
Condividi le risorse del calendario
Se non imposti espressamente l'opzione di condivisione per la nuova risorsa, quest'ultima erediterà l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione.
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Una volta create e condivise le risorse, tu e i tuoi utenti potete aggiungerle ai vostri eventi nello stesso modo in cui invitate gli ospiti agli eventi.
Ricevi notifiche sulle risorse
Puoi configurare l'invio di notifiche quando:
- Viene pianificata una risorsa in un nuovo evento.
- Un evento pianificato viene modificato o annullato.
- Persone o risorse invitate rispondono a un evento.
Puoi anche richiedere una pianificazione giornaliera della risorsa.