Ondersteunde edities voor deze functie: Business Starter, Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Vergelijk uw editie
Als beheerder kunt u alle of een deel van de gebruikers in uw organisatie toegang geven tot gedeelde schijven. Als bedrijf wilt u bijvoorbeeld wellicht iedereen toegang geven tot gedeelde schijven om samenwerking binnen teams te bevorderen en gegevensverlies te voorkomen wanneer een medewerker vertrekt. Als onderwijsinstelling wilt u misschien alleen docenten toegang geven tot gedeelde schijven en niet studenten.
Stap 1: Bekijk hoe de instellingen gebruikers beïnvloeden
- Zelfs als je bepaalde gebruikers niet toestaat om gedeelde schijven aan te maken, kunnen mensen binnen en buiten je bedrijf of school die gebruikers nog steeds toevoegen aan hun gedeelde schijven.
- Wanneer een gebruiker een nieuwe gedeelde schijf aanmaakt, worden de deelinstellingen overgenomen van de standaardinstellingen van hun organisatie-eenheid, zelfs als u een andere standaardorganisatie-eenheid opgeeft. De instellingen van een gedeelde schijf kunnen echter later worden gewijzigd.
- Als u de standaardinstellingen voor gedeelde schijven wijzigt, worden deze alleen gewijzigd voor nieuwe gedeelde schijven. Bestaande gedeelde schijven behouden hun huidige instellingen. U kunt de instellingen voor bestaande gedeelde schijven bijwerken in de Google Admin-console. Meer informatie
Stap 2: Bepaal wie gedeelde schijven kan aanmaken.
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Drive en documenten .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Instellingen voor delen Het aanmaken van een gedeelde schijf .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Zoek het vakje ' Voorkom dat gebruikers in de geselecteerde organisatie-eenheid nieuwe gedeelde schijven aanmaken' en kies een optie:
- Om gebruikers de mogelijkheid te geven gedeelde schijven aan te maken, schakelt u het selectievakje uit.
- Om te voorkomen dat gebruikers gedeelde schijven aanmaken, vinkt u het vakje aan.
- (Optioneel) Als u gebruikers toestaat gedeelde schijven te maken, kunt u kiezen in welke organisatie-eenheid de gedeelde schijven standaard worden aangemaakt. U kunt gedeelde schijven later naar andere organisatie-eenheden verplaatsen. Deze optie kan u helpen bij het bewaken en beheren van de opslag voor uw organisatie.
- (Optioneel, niet ondersteund voor Business Starter ) Stel de standaardinstellingen voor het delen van nieuwe gedeelde schijven in en kies of beheerders van gedeelde schijven deze instellingen mogen overschrijven. Opties:
- Sta leden met beheerdersrechten toe om de onderstaande instellingen te overschrijven —Wanneer dit is uitgeschakeld, kunnen beheerders deze deelinstellingen voor individuele gedeelde schijven niet wijzigen. In de meeste gevallen is het raadzaam om beheerders van gedeelde schijven toe te staan de instellingen te wijzigen, zodat ze kunnen blijven samenwerken met externe gebruikers of andere teams.
- Gebruikers buiten uw organisatie toegang geven tot bestanden in gedeelde schijven — Wanneer deze optie is uitgeschakeld, hebben externe gebruikers geen toegang, zelfs niet als u gebruikers toestaat bestanden buiten uw organisatie te delen . Deze instelling voorkomt ook dat beheerders van gedeelde schijven externe gebruikers als leden kunnen toevoegen. Als gebruikers geen items in Drive buiten uw organisatie mogen delen, heeft deze instelling geen effect, omdat deze de instelling voor delen niet kan overschrijven.
- Sta toe dat personen die geen lid zijn van een gedeelde schijf toegang krijgen tot bestanden — Wanneer deze optie niet is aangevinkt, kunnen leden van een gedeelde schijf niet-leden geen toegang geven tot het bekijken, becommentariëren of bewerken van bestanden op gedeelde schijven, of deze bestanden delen via een link.
- Sta contentmanagers toe mappen te delen — Indien deze optie niet is aangevinkt, kunnen alleen managers mappen delen.
- Sta kijkers en reageerders toe bestanden te downloaden, af te drukken en te kopiëren — Indien deze optie niet is aangevinkt, kunnen leden van een gedeelde schijf die toegang hebben tot de weergave- of reactiemogelijkheid geen bestanden downloaden, kopiëren of afdrukken.
Let op: Bestanden en mappen op gedeelde schijven behouden deze instelling wanneer ze van de gedeelde schijf worden verplaatst. In het geval van mappen kan de instelling niet worden teruggezet nadat het bestand zich in Mijn schijf bevindt.
- Klik op Opslaan. Of u kunt voor een organisatie-eenheid op Overschrijven klikken.
Om de overgeërfde waarde later te herstellen, klikt u op Overnemen (of Ongedaan maken voor een groep).