קובעים אם משתמשים יוכלו לראות נתוני פעילות בקבצים (מרכז הבקרה לפעילות במסמך)

לוח הבקרה של הפעילות לא מיועד לביקורת או למטרות משפטיות. כדי לבדוק את פעילות המשתמשים, אפשר להשתמש ביומן הביקורת של Drive.

כאדמין, תוכל לשלוט אם משתמשים יראו את הפעילות של משתמשים אחרים במסמכים דרך מרכז הבקרה לפעילות במסמך. הנתונים האלה כוללים את שמות המשתמשים שצפו בקובצי Google Docs,‏ Sheets ו-Slides ואת שעת הצפייה.

באמצעות הנתונים האלו, משתמשים עם הרשאת עריכה יכולים לבצע החלטות מושכלות לגבי המשך העבודה עם שותפי עריכה. כדי לראות את מרכז הבקרה לפעילות במסמך של קובץ מסוים, המשתמשים צריכים גישת עריכה בקובץ. בנוסף הם צריכים להיות מחוברים לאותו דומיין כמו הבעלים של הקובץ. משתמשים יכולים להיכנס למרכז הבקרה לפעילות במסמך רק אם הקובץ מתארח בדומיין שהם משויכים אליו.

מה המשתמשים יכולים לקבוע

המשתמשים יכולים להחליט אם המידע על הצפייה שלהם בקבצים יוצג במרכז הבקרה לפעילות במסמך.

לדוגמה, אם אדמין מפעיל את היסטוריית הצפיות של משתמש כלשהו, אותו משתמש עדיין יכול לבחור בהגדרות הפרטיות להסתיר את הצפיות שלו בקבצים ממרכז הבקרה. אם משביתים את היסטוריית הצפייה של המשתמשים במרכז הבקרה לפעילות, המשתמשים לא יכולים להפעיל אותה בעצמם. הגדרות הפרטיות במרכז הבקרה לפעילות במסמך קובעות רק את רמת החשיפה של פעילות הצפייה במרכז הבקרה עצמו.

בדיקת ההגדרות של הארגון לצפייה בקבצים

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. כדי להחיל את ההגדרה על כולם, משאירים את הסימון של היחידה הארגונית ברמה העליונה. אפשר גם אחרת: בוחרים יחידת צאצא ארגונית או הגדרות לקבוצת משתמשים.

    השלב הזה הוא אופציונלי והוא נתמך במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

  3. לוחצים על הגדרות מרכז הבקרה לפעילות במסמך.
  4. לצד היסטוריית הצפיות של משתמשים, בוחרים אפשרות. המשתמשים עדיין יכולים לבחור להסתיר את הצפיות שלהם בקבצים, בלי קשר לאפשרות שתבחרו.
    הערה: ההגדרה הזו לא משפיעה על יומני הצפייה מחוץ למרכז הבקרה לפעילות במסמך.
    • מופעל (מומלץ): במרכז הבקרה לפעילות במסמך מוצג מידע על צפייה בקובץ. משתמשים עם גישת עריכה לקבצים שנמצאים בבעלות של משתמשים באותו הדומיין יכולים לראות את המידע הזה. יכול להיות שפרטי הצפייה של המשתמשים שלכם יוצגו במרכזי הבקרה לפעילות במסמכים שבבעלות ארגונים אחרים.
    • מופעל – רק בתוך <הדומיין שלכם>: צפיות נפרדות של משתמשים יוצגו במרכז הבקרה לפעילות במסמך רק למשתמשים בדומיין שלכם, לגבי קבצים בבעלות הדומיין שלכם. אנשים בדומיינים אחרים לא יראו את פעילות המשתמשים בארגון שלכם בקבצים שבבעלות הדומיין הזה.
    • מושבת: הצפיות בקבצים של הארגון לא יוצגו במרכזי הבקרה לפעילות באף קובץ. יכול להיות שהמשתמשים שלכם יוכלו לראות אם משתמשים חיצוניים צפו בקבצים שלהם, בהתאם להגדרות של מרכז הבקרה לפעילות במסמך של המשתמשים החיצוניים האלה.
  5. במהדורות מסוימות של Google Workspace, יכול להיות שיוצגו לכם הגדרות נוספות שמאפשרות לקבוע אם המשתמשים יוכלו לראות את נתוני מרכז הבקרה לפעילות במסמכים שבהם הם עורכים. לצד גישה לצפייה בהיסטוריה, בוחרים באחת מהאפשרויות הבאות:
    • מופעל: המשתמשים בדומיין יכולים לראות את הנתונים 'צופים' ו'מגמת צופים' במרכז הבקרה לפעילות במסמך. מומלץ אם האפשרות היסטוריית הצפיות של משתמשים מופעלת גם היא.
    • מושבת: המשתמשים בדומיין לא יכולים לראות את הנתונים 'צופים' ו'מגמת צפיות' במרכז הבקרה לפעילות במסמך. מומלץ אם גם האפשרות היסטוריית הצפייה של המשתמשים מושבתת.