إدارة المشاركة الخارجية لمؤسستك

هذه المقالة مخصَّصة للمشرفين. للتعرّف على كيفية مشاركة ملفاتك أو تحديد الأذونات لملفاتك، انتقِل إلى مشاركة الملفات من Google Drive.

يتوفّر هذا الخيار لجميع إصدارات Google Workspace وCloud Identity وG Suite

بصفتك مشرفًا، يمكنك السماح أو عدم السماح للمستخدمين بمشاركة الملفات والمجلدات من "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"خرائطي" ومساحات التخزين السحابي المشترَكة مع مستخدمين من خارج مؤسستك. يمكنك أيضًا تفعيل مؤشر يفيد بأنّ مساحة تخزين سحابي مشترَكة أو ملف Drive يملكهما مستخدم خارج مؤسستك أو تمت مشاركتهما معه.

ملاحظة: يتم تخزين Gems المشتركة ومشاركتها في Google Drive، لذا تنطبق إعدادات المشاركة في Drive أيضًا على Gems. تتم مشاركة أي ملفات من Google مضمّنة في Gem مع أي مستخدم لديه إذن بالوصول إلى Gem. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على تفعيل ميزة مشاركة Gem أو إيقافها.

ملاحظة: تنطبق إعدادات المشاركة في Drive أيضًا على المشاركة في Gemini Business. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على التحكّم في وصول Gemini Business وEnterprise إلى بيانات Workspace.

في هذه الصفحة

ملاحظة: للتحكّم في المشاركة مع مستخدمين خارجيين لا يكون حسابهم تابعًا لـ Google، يمكنك تفعيل المشاركة مع الزائرين أو إيقافها.

أمثلة على سيناريوهات إعدادات المشاركة

إعداد المشاركة المخصصة لمجموعة أو وحدة تنظيمية

قد تريد السماح للمستخدمين في مجموعات أو وحدات تنظيمية معيَّنة فقط بمشاركة المحتوى خارجيًا، وحظر المشاركة الخارجية للآخرين. يمكنك إجراء ذلك باستخدام إعدادات المشاركة في Drive أو باستخدام قواعد الثقة.

من خلال إعدادات المشاركة في Drive:

  1. ضَع المستخدمين في وحدات تنظيمية أو مجموعات ضبط، إذا لم يسبق لك إجراء ذلك.
  2. أوقِف المشاركة الخارجية للوحدة التنظيمية العليا، كما هو موضَّح في القسم التالي.
  3. على يمين الصفحة، انقر على المجموعة أو الوحدة التنظيمية التي تريد السماح لها بالمشاركة خارجيًا.

    ملاحظة مهمة: تلغي إعدادات المجموعة إعدادات الوحدة التنظيمية. إذا كان أحد المستخدمين ينتمي إلى مجموعات متعددة، تُطبَّق إعدادات المجموعة ذات الأولوية القصوى على المستخدم.

  4. فعِّل المشاركة الخارجية.

باستخدام قواعد الثقة: تعرَّف على كيفية إجراء ذلك في مقالة إنشاء قواعد الثقة وإدارتها لمشاركة Drive.

مشاركة المحتوى مع مستخدمين خارجيين لا يملكون حسابات على Google

يمكنك السماح للمستخدمين بمشاركة الملفات والمجلدات مع المستخدمين الخارجيين الذين ليس لديهم حسابات Google من خلال تفعيل المشاركة مع الزائرين. يمكنك اختيار السماح بمشاركة الزائرين مع أي شخص أو مع النطاقات الموثوق بها فقط. للحصول على تعليمات، يُرجى الاطّلاع على السماح بالمشاركة للمستخدمين غير التابعين لشركة Google باستخدام ميزة "مشاركة مع الزائرين".

السماح بمشاركة المحتوى في مجلدات معيّنة فقط خارجيًا

الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Business Starter وBusiness Standard وBusiness Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus وEducation Fundamentals وEducation Standard وEducation Plus وEssentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وNonprofits وG Suite Business. مقارنة إصدارك

تُطبق إعدادات المشاركة المتاحة في "وحدة تحكّم المشرف" على المستخدمين حسب الوحدة التنظيمية أو المجموعات. لا يمكنك التحكّم في المجلدات الفردية في قسم "ملفاتي" الخاص بالمستخدمين.

للسماح بمشاركة ملفات معيّنة فقط خارجيًا، يمكنك استخدام مساحات التخزين السحابي المشتركة بدلاً من ذلك. وبهذه الطريقة، تعمل مساحة التخزين السحابي المشتركة كمجلد.

  1. أنشئ وحدة تنظيمية بدون أعضاء.
  2. أوقِف المشاركة الخارجية للوحدة التنظيمية العليا، كما هو موضَّح في القسم التالي.
  3. فعِّل المشاركة الخارجية للوحدة التنظيمية الجديدة، مع إلغاء إعداد الوحدة التنظيمية العليا.
  4. (اختياري) للسماح بالمشاركة مع مستخدمين من خارج مؤسستك لا يملكون حسابات على Google، يمكنك تفعيل المشاركة مع الزائرين في الوحدة التنظيمية الجديدة.
  5. أنشئ مساحة تخزين سحابي مشتركة تضم الملفات والمجلدات المتاحة للمشاركة الخارجية.
  6. يمكنك تحديد المستخدمين الذين يمكنهم مشاركة الملفات خارجيًا وإضافتهم كأعضاء في مساحة التخزين السحابي المشترَكة ومنحهم مستوى الوصول مساهم أو مدير محتوى أو مدير. وإذا كان لديك الكثير من المستخدمين، يمكنك إضافتهم كمجموعة.

    ملاحظة:

    • يمكنك إضافة أشخاص من خارج مؤسستك كأعضاء في مساحة تخزين سحابي مشتركة إذا كان لديهم حسابات على Google. وإذا لم يكن لديهم حسابات على Google، يمكنك تفعيل المشاركة مع الزائرين حتى يتمكّن المستخدمون من مشاركة المحتوى معهم.
    • مراجعة وفهم الأذونات الممنوحة من كل مستوى وصول يمكنك تحديد مستوى الوصول المناسب لأعضاء مساحة التخزين السحابي المشتركة استنادًا إلى الاحتياجات الخاصة بمؤسستك.
  7. عيِّن مساحة التخزين السحابي المشترَكة إلى الوحدة التنظيمية الجديدة.
  8. انقل المحتوى إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة.
  9. (اختياري) إذا أردت أن يتم إبلاغك عند إضافة محتوى إلى مساحة التخزين السحابي المشتركة ومشاركته خارجيًا، يمكنك إعداد قاعدة إعداد تقارير استنادًا إلى أحداث سِجل Drive.

تفعيل المشاركة الخارجية للملفات والمجلدات في Drive أو إيقافها

يمكن أن تكون مشاركة المحتوى في Drive مع مستخدمين من خارج مؤسستك عملية تعاون مهمة، ولكنها تحمل أيضًا خطر تسرُّب البيانات. وفي حال تفعيل المشاركة الخارجية، تتوفّر لك خيارات تقييد المشاركة، مثل تحذير المستخدمين قبل المشاركة أو حظر المشاركة باستخدام رابط.

في حال إيقاف المشاركة الخارجية، لن يتمكّن المستخدمون من مشاركة أيّ من التالي مع مستخدمين خارجيين:

  • الدعوات إلى الملفات التي تم إنشاؤها في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"
  • الروابط إلى الملفات المخزَّنة في Drive
  • العناصر المُرفَقة بالرسائل الإلكترونية، سواءً تم تحميلها مباشرةً من الأجهزة أو تخزينها في Drive

يفقد المستخدمون الخارجيون أيضًا إمكانية الوصول إلى أي ملفات تمت مشاركتها معهم في السابق.

يمكنك أيضًا حظر الملفات نفسها التي شاركها مستخدمون خارجيون مع المستخدمين في مؤسستك. تنطبق هذه القيود على أعضاء المجموعة الخارجيين. عند مشاركة الملفات مع مجموعة تضم مستخدمين خارجيين، لن يتمكن هؤلاء المستخدمون الخارجيون من الوصول إلى الملف.

ملاحظة: تنطبق القيود على مستوى المستخدم، وليس على مستوى المجموعة. لذلك، على الرغم من إمكانية مشاركة الملفات مع مجموعة خارجية، لن يتمكّن المستخدمون الخارجيون في تلك المجموعة الذين تحظرهم إعدادات المشاركة من الوصول إلى الملفات.

لتفعيل المشاركة الخارجية أو إيقافها، يُرجى اتّباع الخطوات التالية:

  1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" ثم التطبيقات ثم Google Workspace ثم Drive و"مستندات Google".

    يجب أن يكون لديك امتيازات المشرف في إعدادات الخدمة.

  2. انقر على إعدادات المشاركة ثم خيارات المشاركة.
  3. (اختياري) لتطبيق الإعدادات على بعض المستخدمين فقط، من جانب الصفحة، اختَر وحدة تنظيمية (غالبًا ما تُستخدم للأقسام) أو مجموعة ضبط (إعدادات متقدّمة).

    تلغي إعدادات المجموعة إعدادات الوحدات التنظيمية. مزيد من المعلومات

  4. لتفعيل المشاركة الخارجية، انقر على تفعيل وحدِّد خيارات المشاركة.
  5. لإيقاف المشاركة الخارجية، انقر على إيقاف. يمكنك أيضًا حظر مشاركة المحتوى الخارجي مع المستخدمين، بما في ذلك المحتوى في أنظمة التخزين الخارجية.
  6. انقر على حفظ. أو انقر على تجاوز بالنسبة إلى وحدة تنظيمية.

    لاستعادة القيمة المكتسَبة لاحقًا، انقر على اكتساب (أو إلغاء الضبط بالنسبة إلى مجموعة).

قد يستغرق ظهور التغييرات ما يصل إلى 24 ساعة. خلال هذه الفترة، قد يتم فرض الإعدادات القديمة والجديدة بشكل متقطع.

السماح بالمشاركة الخارجية مع نطاقات معيّنة فقط

يمكنك السماح بمشاركة الملفات مع النطاقات الموثوقة (المسموح بها) فقط. عند استخدام قائمة مسموح بها لتقييد المشاركة:

  • يجب أن يكون النطاق تابعًا إلى Google Workspace إلا إذا كنت تستخدم ميزة المشاركة مع الزائرين.
  • لا يمكنك اختيار نطاقات معيَّنة فقط في القائمة المسموح بها لمشاركة الملفات. ويتم تضمين جميع النطاقات الموثوق بها.
  • لا يمكن للمستخدمين مشاركة الملفات مع الحسابات الشخصية.
  • إذا كان لدى مؤسستك مزيج من تراخيص Cloud Identity وGoogle Workspace، تنطبق القائمة المسموح بها على مستخدمي Cloud Identity أيضًا.

قبل البدء: يمكنك التعرّف على كيفية تطبيق الإعداد على قسم أو مجموعة، إذا لزم الأمر.

أضِف نطاقات موثوقة إلى القائمة المسموح بها إذا لم يسبق لك إجراء ذلك.

  1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" ثم التطبيقات ثم Google Workspace ثم Drive و"مستندات Google".

    يجب أن يكون لديك امتيازات المشرف في إعدادات الخدمة.

  2. انقر على إعدادات المشاركة ثم خيارات المشاركة.
  3. (اختياري) لتطبيق الإعدادات على بعض المستخدمين فقط، من جانب الصفحة، اختَر وحدة تنظيمية (غالبًا ما تُستخدم للأقسام) أو مجموعة ضبط (إعدادات متقدّمة).

    تلغي إعدادات المجموعة إعدادات الوحدات التنظيمية. مزيد من المعلومات

  4. انقر على النطاقات المدرَجة في القائمة المسموح بها وحدِّد خيارات المشاركة.
  5. انقر على حفظ. أو انقر على تجاوز بالنسبة إلى وحدة تنظيمية.

    لاستعادة القيمة المكتسَبة لاحقًا، انقر على اكتساب (أو إلغاء الضبط بالنسبة إلى مجموعة).

  6. (نماذج Google فقط) ضمن إعدادات المشاركة، انقر على ردود النموذج. اختَر ما إذا كان بإمكان المستخدمين في نطاقك الردّ على النماذج التي تم إنشاؤها خارجيًا أو مشاركة النماذج خارجيًا للحصول على الردود.

    ملاحظة: في حال إيقاف هذه الخيارات، يتم تطبيق إعدادات المشاركة في Google Drive على المجيبين على النماذج.

  7. انقر على حفظ. أو انقر على تجاوز بالنسبة إلى وحدة تنظيمية.

    لاستعادة القيمة المكتسَبة لاحقًا، انقر على اكتساب (أو إلغاء الضبط بالنسبة إلى مجموعة).

قد يستغرق ظهور التغييرات ما يصل إلى 24 ساعة. خلال هذه الفترة، قد يتم فرض الإعدادات القديمة والجديدة بشكل متقطع.

تفعيل المؤشر أو إيقافه للملفات التي تمت مشاركتها خارجيًا

إذا كان ملف Drive أو مساحة تخزين سحابي مشترَكة مملوكَين أو مشاركَين مع مستخدم من خارج مؤسستك، يتم تلقائيًا عرض مؤشر التحذير خارجي. يمكنك تفعيل هذا الإعداد أو إيقافه لبعض المستخدمين أو جميعهم. في حال إيقافه، سيبقى بإمكانك مراجعة الملفات التي تتم مشاركتها خارجيًا في أحداث سجلّ Drive.

لتفعيل المؤشر أو إيقافه:

قبل البدء: يمكنك التعرّف على كيفية تطبيق الإعداد على قسم أو مجموعة، إذا لزم الأمر.

  1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" ثم التطبيقات ثم Google Workspace ثم Drive و"مستندات Google".

    يجب أن يكون لديك امتيازات المشرف في إعدادات الخدمة.

  2. انقر على إعدادات المشاركة ثم خيارات المشاركة.
  3. (اختياري) لتطبيق الإعدادات على بعض المستخدمين فقط، من جانب الصفحة، اختَر وحدة تنظيمية (غالبًا ما تُستخدم للأقسام) أو مجموعة ضبط (إعدادات متقدّمة).

    تلغي إعدادات المجموعة إعدادات الوحدات التنظيمية. مزيد من المعلومات

  4. انقر على تمييز الملفات الخارجية ثم ضَع علامة في المربّع تمييز الملفات الخارجية لتفعيل المؤشر أو أزِلها منه لإيقافه.
  5. انقر على حفظ. أو انقر على تجاوز بالنسبة إلى وحدة تنظيمية.

    لاستعادة القيمة المكتسَبة لاحقًا، انقر على اكتساب (أو إلغاء الضبط بالنسبة إلى مجموعة).

قد يستغرق ظهور التغييرات ما يصل إلى 24 ساعة. خلال هذه الفترة، قد يتم فرض الإعدادات القديمة والجديدة بشكل متقطع.

فهم أسباب ظهور المؤشر

عند تفعيل مؤشر التحذير، يتم عرضه لملفات Drive التي يملكها مستخدم من خارج مؤسستك أو تمت مشاركتها معه، باستثناء الحالات التالية:

  • لا يظهر المؤشر إذا كان بإمكان مجموعة في "مجموعات Google" التي تملكها مؤسستك الوصول إلى الملف، حتى إذا كانت المجموعة تضم أعضاء من خارج مؤسستك.
  • يظهر المؤشر دائمًا إذا كان بإمكان أي حساب خدمة أن يصل إلى الملف، بغض النظر عمّا إذا كان هذا الحساب ملكًا لمستخدم داخل مؤسستك أو خارجها.
  • يظهر المؤشر دائمًا إذا كان بإمكان أي مجموعة تم إنشاؤها تلقائيًا في Google Classroom أن تصل إلى الملف.

تحديد المستخدمين الذين يمكنهم نقل المحتوى إلى مساحة تخزين سحابي مشترَكة تملكها مؤسسة أخرى

يمكنك السماح بنقل المحتوى أو حظره من مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تتضمن مصدرًا خارجيًا أو هدفًا خارجيًا. على سبيل المثال:

  • يمكنك حظر نقل المحتوى من مساحة تخزين سحابي مشترَكة في مؤسستك إلى مساحة خارجية أو إلى القسم "ملفاتي" الخاص بمستخدم خارجي.
  • يمكنك حظر نقل المحتوى من القسم "ملفاتي" الخاص بمستخدم في مؤسستك إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة خارجية.

لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى المقالة تحديد المستخدمين الذين يمكنهم نقل المحتوى إلى مساحات تخزين سحابي مشترَكة خارجية.

تجربة إدارة المشاركة في Drive باستخدام قواعد الثقة

الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Frontline Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus وEducation Standard وEducation Plus وEnterprise Essentials Plus مقارنة إصدارك

بدلاً من استخدام إعدادات Drive للمشاركة خارج مؤسستك، يمكنك استخدام قواعد الثقة لإدارة المشاركة داخل مؤسستك وخارجها. تمنحك قواعد الثقة مزيدًا من التحكُّم في تحديد الأشخاص الذين يمكن للمستخدمين مشاركة الملفات معهم. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على إنشاء قواعد الثقة وإدارتها لتنظيم المشاركة في Drive.

ماذا عن حسابات المستخدمين التي لم تعُد تتضمّن Drive؟

إذا لم تعُد خدمة Drive و"مستندات Google" متوفرة في حساب أحد المستخدمين في مؤسستك، مثلما يحدث عند إزالة ترخيص Google Workspace من الحساب، لا يمكن مشاركة الملفات التي يملكها هذا المستخدم إلا داخل المؤسسة فقط، حتى إذا كانت إعدادات المشاركة المطبَّقة على هذه الملفات تسمح بالمشاركة الخارجية.

لإزالة قيود المشاركة الخارجية من ملفات المستخدم، يمكنك إضافة ترخيص "مستخدم من الأرشيف" (AU) إلى حسابه. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى إضافة تراخيص "مستخدم من الأرشيف".