אנחנו מחליפים קבצים ותיקיות שמאוחסנים בכמה תיקיות ב-Google Drive בקיצורי דרך. בעבר, משתמשים יכלו להעביר פריטים למיקומים שונים, מה שגרם לכמה תיקיות הורה ולבלבול.
איך תפעל ההחלפה?
כאשר פריטים מוחלפים בקיצורי דרך:
- אנחנו מסירים את כל המיקומים של פריטים שנמצאים כרגע בכמה מיקומים, למעט מיקום אחד, ומחליפים את הפריטים שהוסרו בקיצורי דרך.
- ההחלטה בנוגע להחלפה תיקבע לפי הבעלות המקורית על הקבצים והתיקיות, ותביא בחשבון גם את הגישה והפעילות בכל שאר התיקיות, כדי למנוע ככל האפשר הפרעות לשיתוף הפעולה.
- תהליך ההחלפה לא ישנה את הבעלות או את הרשאות השיתוף של הקבצים והתיקיות.
- התהליך הוא אוטומטי ולא נדרשת שום פעולה מצידכם או מצד המשתמשים.
יש תיעוד של האירועים כש-Drive מעביר פריטים ויוצר קיצורי דרך באירועים ביומן של Drive.
מתי התוכן יוחלף?
כל הארגונים ב-Google Workspace יעברו את תהליך ההחלפה. כמה שבועות לפני שנחליף את הפריטים בקיצורי דרך, נשלח אימייל לאדמינים ונציג באנרים ב-Drive לכל המשתמשים. לפני ההחלפה, אדמינים יכולים לקבוע מועד ליצירת קיצורי הדרך בתיקיות משותפות. אחרי ההחלפה, המשתמשים יכולים להעביר פריט למיקום חדש או להוסיף קיצור דרך במיקום חדש.
איך ההחלפה משפיעה על הגישה לפריטים ועל החשיפה שלהם?
- משתמשים שהייתה להם גישה לפריט לפני ההחלפה עדיין יכולים לגשת אליו אחרי שהפריטים מוחלפים בקיצורי דרך.
- כל מי שיש לו גישה לתיקייה יקבל קיצורי דרך בתיקייה, גם אם אין לו גישה לפריט ספציפי בתיקייה. עם זאת, אתם יכולים לקבוע מתי ליצור קיצורי דרך באמצעות ההגדרות שלמעלה. בטבלה שלמעלה מפורטים פריטים שכדאי לקחת בחשבון לפני שמחילים את ההגדרות.
- משתמשים שלא הייתה להם גישה לפריט לא יכולים לפתוח אותו, גם אם יש להם קיצור דרך אליו.
- אם תבחרו ליצור קיצורי דרך רק לדומיין שלכם או לדומיינים מהימנים, יכול להיות שמשתמשים חיצוניים יקבלו קיצורי דרך לקבצים שלא היו להם גישה אליהם קודם. לדוגמה, אם תיקייה שותפה עם קבוצה שכוללת משתמש חיצוני, או אם תיקיית אב שותפה עם משתמש חיצוני, יכול להיות שהמשתמש יראה קיצורי דרך לפריטים שלא שותפו איתו ישירות.
- אם משתמש משנה את הרשאות הגישה של תיקייה באותו זמן שבו מתבצע תהליך ההחלפה, תהליך ההחלפה מקבל עדיפות. יכול להיות ששינויים בהרשאות הגישה לפריטים שיש להם עכשיו קיצורי דרך בתיקייה לא ייושמו באופן מלא.