אנחנו מחליפים קבצים ותיקיות שמאוחסנים בכמה תיקיות ב-Google Drive בקיצורי דרך. בעבר, משתמשים יכלו להוסיף פריטים למיקומים שונים, מה שגרם לכמה תיקיות הורה ולבלבול.
איך תפעל ההחלפה?
כשפריטים מוחלפים בקיצורי דרך:
- אנחנו מסירים את כל המיקומים של הפריטים שנמצאים כרגע בכמה מיקומים, למעט מיקום אחד, ומחליפים את הפריטים שהוסרו בקיצורי דרך.
- ההחלטה בנוגע להחלפה תיקבע לפי הבעלות המקורית על הקבצים והתיקיות, ותביא בחשבון גם את הגישה והפעילות בכל שאר התיקיות, כדי למנוע ככל האפשר הפרעות לשיתוף הפעולה.
- תהליך ההחלפה לא ישנה את הבעלות או את הרשאות השיתוף של הקבצים והתיקיות.
- התהליך אוטומטי ולא נדרשת שום פעולה מצידכם או מצד המשתמשים.
כש-Drive מעביר פריטים ויוצר קיצורי דרך, האירועים מתועדים באירועים ביומן של Drive.
מתי התוכן יוחלף?
כל הארגונים ב-Google Workspace יעברו את תהליך ההחלפה. כמה שבועות לפני שנחליף את הפריטים בקיצורי דרך, נשלח אימייל לאדמינים ונציג באנרים ב-Drive לכל המשתמשים. לפני ההחלפה, אדמינים יכולים לקבוע מועד ליצירת קיצורי דרך בתיקיות משותפות. אחרי ההחלפה, המשתמשים יכולים להעביר פריט למיקום חדש או להוסיף קיצור דרך במיקום חדש.
איך ההחלפה משפיעה על הגישה לפריטים ועל הנראות שלהם?
- משתמשים שהייתה להם גישה לפריט לפני ההחלפה עדיין יכולים לגשת אליו אחרי שהפריטים מוחלפים בקיצורי דרך.
- כל מי שיש לו גישה לתיקייה יקבל קיצורי דרך בתיקייה, גם אם אין לו גישה לפריט הספציפי בתיקייה. עם זאת, אתם יכולים לקבוע מתי ליצור קיצורי דרך באמצעות ההגדרות שלמעלה. בטבלה שלמעלה מפורטים פריטים שכדאי לקחת בחשבון לפני שמחילים את ההגדרות.
- משתמשים שלא הייתה להם גישה לפריט לא יכולים לפתוח אותו, גם אם יש להם קיצור דרך.
- אם תבחרו ליצור קיצורי דרך רק לדומיין שלכם או לדומיינים מהימנים, יכול להיות שמשתמשים חיצוניים יקבלו קיצורי דרך לקבצים שלא הייתה להם גישה אליהם קודם. לדוגמה, אם תיקייה שותפה עם קבוצה שכוללת משתמש חיצוני, או אם תיקיית אב שותפה עם משתמש חיצוני, יכול להיות שהמשתמש יראה קיצורי דרך לפריטים שלא שותפו איתו ישירות.
- אם משתמש משנה את הרשאות הגישה של תיקייה באותו זמן שבו מתבצע תהליך ההחלפה, תהליך ההחלפה מקבל עדיפות. יכול להיות ששינויים בהרשאות הגישה לפריטים שיש להם עכשיו קיצורי דרך בתיקייה הזו לא ייושמו באופן מלא.