הגדרת אפשרויות השיתוף של Google Keep למשתמשים

המאמר הזה מיועד לאדמינים. לקבלת עזרה בניהול הקבצים שלכם, אפשר להיעזר במרכז הלמידה.

אדמינים יכולים לקבוע אם משתמשים יוכלו לשתף קבצים ב-Google Keep עם אנשים מחוץ לארגון.

כדי להגדיר את אפשרויות השיתוף ב-Keep...

לפני שמתחילים, צריך לוודא ש-Google Keep מופעל למשתמשים שרוצים לנהל.

איך מגדירים מי בארגון יוכל לשתף ב-Keep

לפני שמתחילים: כדי להפעיל או להשבית שירות למשתמשים מסוימים, צריך לשייך את החשבונות שלהם ליחידה ארגונית (אם רוצים לשלוט בגישה לפי מחלקה) או להוסיף אותם לקבוצת גישה (אם רוצים לאפשר גישה למשתמשים ממחלקות שונות או למשתמשים בתוך מחלקה).

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות שיתוף.

  3. כדי להחיל את ההגדרה על כולם, משאירים את הסימון של היחידה הארגונית ברמה העליונה. אפשר גם אחרת: בוחרים יחידת צאצא ארגונית או הגדרות לקבוצת משתמשים.

    המהדורות שבהן השלב הזה נתמך: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ G Suite Business;‏ Nonprofits. השוואה בין מהדורות

  4. בקטע שיתוף עם גורמים מחוץ לארגון, בוחרים באפשרויות הבאות:

    1. בוחרים באפשרות מושבת כדי להשבית את שיתוף הקבצים עם גורמים מחוץ לארגון. משתמשים לא יכולים להזמין אנשים מחוץ לארגון לצפות בקבצים שלהם, להגיב עליהם או לערוך אותם.
    2. (אופציונלי) מסמנים את התיבה משתמשים בארגון יכולים לקבל קבצים ממשתמשים מחוץ לדומיין. המשתמשים יכולים לגשת לקבצים חיצוניים ב-Google, אבל הם לא יכולים לשתף את הקבצים שלהם עם משתמשים חיצוניים.

  5. בוחרים באפשרות מופעל כדי לאפשר למשתמשים לשתף עם כל אחד מחוץ לארגון.

    הערה: בשלב הזה, Keep לא תומך באפשרויות אחרות של ON או ברשימות היתרים.