אדמינים ב-Gmail יכולים להגדיר פתרון צד שלישי לארכוב כדי לארכב הודעות ביומן של Gmail. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:
- עמידה בדרישות בנוגע לאימייל, כמו כלל 17a-4 של SEC
- המשך השימוש בפתרון העברה לארכיון של צד שלישי
- מתן גישה למשתמשים לארכיונים
איך השילוב פועל
כדי לשלב את Gmail עם פתרון צד שלישי להעברה לארכיון, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות היומן. אם מציינים יותר מכתובת אימייל אחת, הודעות היומן נשלחות לכל כתובות האימייל.
מומלץ להגדיר תאימות ל-TLS כשמשתמשים בפתרון ארכיון של צד שלישי. כך מבטיחים ש-Gmail ידרוש הצפנת TLS כששולחים אימיילים לפתרון הצד השלישי להעברה לארכיון.
הגדרת פתרון צד שלישי להעברה לארכיון
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Gmail
ניתוב.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים את הארגון.
- בקטע ניתוב, גוללים אל פתרון של צד שלישי להעברת הודעות לארכיון או בשדה החיפוש, מזינים פתרון של צד שלישי להעברת הודעות לארכיון.
- מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
- לוחצים על הוספת הגדרה.
- בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.
איך ההודעות מנוהלות
גרסאות של ההודעות שנרשמו ביומן
חשוב: הודעות שמתועדות ביומן לא פטורות ממדיניות Gmail שדוחה הודעות שמכילות וירוסים פוטנציאליים ותוכנות מזיקות. מידע נוסף זמין במאמר סוגי קבצים שנחסמים ב-Gmail.
- הודעות נכנסות – הגרסה של ההודעה שהתקבלה אצל המשתמש היא הגרסה שמתועדת ביומן. לדוגמה, אם מדיניות בנושא תאימות של תוכן מופעלת ומסירה את הקובץ המצורף, העותק ביומן לא יכלול את הקובץ המצורף.
- הודעות יוצאות – הגרסה של ההודעה שנשלחה על ידי המשתמש נרשמת ביומן. לדוגמה, אם מדיניות בנושא תאימות תוכן מופעלת ומסירה את הקובץ המצורף, העותק ביומן ישמור את הקובץ המצורף.
- הודעות פנימיות – בהודעות שנשלחות בתוך הדומיין, הפעולה היא כמו הודעה לדואר נכנס עבור הנמען והודעה לדואר יוצא עבור השולח.
הודעות שנשלחות להסגר בניהול האדמין
- הודעות נכנסות – אם הודעה נכנסת נשלחת אל הסגרים בניהול אדמין, העותק ביומן לא נשלח עד שההודעה משוחררת מההסגר. אם בקשה לשחרור הודעה מההסגר נדחית, המשתמש לא רואה את ההודעה ולכן היא לא נשמרת בארכיון.
- הודעות יוצאות – אם הודעה יוצאת נשלחת אל הסגר של האדמין, עותק של היומן נשלח כשהמשתמש לוחץ על שליחה, בלי קשר לשאלה אם ההודעה הוכנסה להסגר.
הודעות עם כמה נמענים
לפעמים כששולחים הודעה לכמה נמענים, קבוצה אחת יכולה לקבל גרסה שונה של ההודעה בגלל מדיניות תאימות או מדיניות ניתוב.
- הודעות נכנסות – נשלח עותק נפרד של היומן עם הגרסה הרלוונטית של ההודעה לכל נמען. כדי לקבוע אם כמה נמענים קיבלו את אותה הודעה, פתרון הארכיון צריך להשתמש בלוגיקה של ביטול כפילויות.
- הודעות יוצאות – העותק שנשלח על ידי השולח נרשם ביומן.
- הודעות פנימיות – הנמענים הפנימיים יישארו בהודעה. למרות שחלק מהנמענים הפנימיים לא יקבלו את ההודעה בפועל בגלל תאימות לתוכן או מדיניות אחרת, המערכת מתעדת את המסירה לחלק מהנמענים או לכולם.
הודעות עם נמענים שלא זוהו
יומנים לא נשלחים עבור הודעות שמתקבלות עבור נמענים לא מזוהים. כדי ליצור יומן עבור משתמש מסוים, המשתמש צריך להיות רשום.
מנגנון לניסיון חוזר של קודי שגיאה ב-SMTP
אם הודעה לא נמסרת בהצלחה לכתובת היומן והמארח של פרוטוקול Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) מחזיר שגיאה זמנית (4xx), Gmail מנסה לשלוח מחדש את ההודעות במשך 8 ימים. אם שרת ה-SMTP מחזיר שגיאה קבועה (5xx), Gmail לא מנסה לשלוח מחדש את ההודעה.
שיקולי אבטחה
מומלץ להגדיר את הארכיון של הצד השלישי כך שידחה הודעות שלא חתומות על ידי Sender Policy Framework (SPF) ו-DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google משתמשת בחתימת DKIM בשתי דרכים:
- מפתח Google בשם הלקוח (אם הלקוח לא הגדיר)
- מפתח לקוח
מומלץ להגדיר תאימות ל-TLS כדי לאבטח את החיבור לפתרונות ארכיון של צד שלישי.