אדמינים ב-Gmail יכולים להגדיר פתרון ארכיון של צד שלישי כדי לשמור בארכיון הודעות של Journal ב-Gmail. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:
- עמידה בדרישות בנוגע לאימיילים, כמו SEC Rule 17a-4
- המשך שימוש בפתרון העברה לארכיון של צד שלישי
- מתן גישה למשתמשים לארכיונים
איך השילוב פועל
כדי לשלב את Gmail עם פתרון ארכיון של צד שלישי, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות ה-Journal. אם מציינים יותר מכתובת אימייל אחת, ההודעות ביומן נשלחות לכל כתובות האימייל.
מומלץ להגדיר תאימות ל-TLS כשמשתמשים בפתרון ארכיון של צד שלישי. כך מבטיחים ש-Gmail ידרוש הצפנת TLS כששולחים אימייל לפתרון הארכוב של הצד השלישי.
הגדרת פתרון צד שלישי להעברה לארכיון
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציותGoogle WorkspaceGmailניתוב.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים את הארגון.
- בקטע ניתוב, גוללים אל שירות של צד שלישי להעברת הודעות לארכיון או מזינים שירות של צד שלישי להעברת הודעות לארכיון בשדה החיפוש.
- מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
- לוחצים על Add Setting (הוספת הגדרה).
- בתחתית המסך, לוחצים על שמירה.
איך מנהלים את ההודעות
גרסאות של ההודעות שנרשמות ביומן
חשוב: הודעות שמתועדות ביומן לא פטורות ממדיניות Gmail שדוחה הודעות שמכילות וירוסים פוטנציאליים ותוכנות מזיקות. מידע נוסף זמין במאמר בנושא סוגי קבצים שנחסמים ב-Gmail.
- הודעות נכנסות – הגרסה של ההודעה שהתקבלה אצל המשתמש היא הגרסה שמתועדת ביומן. לדוגמה, אם מדיניות תאימות תוכן מופעלת ומסירה את הקובץ המצורף, העותק ביומן לא יכלול את הקובץ המצורף.
- הודעות יוצאות – הגרסה של ההודעה שנשלחה על ידי המשתמש נרשמת ביומן. לדוגמה, אם מדיניות בנושא תאימות תוכן מופעלת ומסירה את הקובץ המצורף, העותק ביומן ישמור את הקובץ המצורף.
- הודעות פנימיות – לגבי הודעות שנשלחות בתוך הדומיין, המערכת מתייחסת אליהן כהודעות נכנסות עבור הנמען וכהודעות יוצאות עבור השולח.
הודעות שנשלחות להסגר בניהול האדמין
- הודעות נכנסות – אם הודעה נכנסת נשלחת אל ההסגר בפיקוח אדמין, העותק ביומן לא נשלח עד שההודעה משוחררת מההסגר. אם הודעה שהועברה להסגר נדחית, המשתמש לא רואה אותה ולכן היא לא נשמרת בארכיון.
- הודעות יוצאות – אם הודעה יוצאת נשלחת אל הסגר אדמין, עותק של היומן נשלח כשהמשתמש לוחץ על שליחה, בלי קשר לשאלה אם ההודעה הועברה להסגר.
הודעות עם כמה נמענים
לפעמים כששולחים הודעה לכמה נמענים, קבוצה אחת יכולה לקבל גרסה שונה של ההודעות בגלל מדיניות תאימות או מדיניות ניתוב.
- הודעות נכנסות – עותק נפרד של היומן עם הגרסה הרלוונטית של ההודעה נשלח בהתאם לכל נמען. כדי לקבוע אם כמה נמענים קיבלו את אותה הודעה, פתרון הארכיון צריך להשתמש בלוגיקה של ביטול כפילויות.
- הודעות יוצאות – העותק שנשלח על ידי השולח נרשם ביומן.
- הודעות פנימיות – הנמענים הפנימיים יישארו בהודעה. יכול להיות שחלק מהנמענים הפנימיים לא יקבלו את ההודעה בפועל בגלל מדיניות בנושא תאימות תוכן או מדיניות אחרת, אבל המערכת תתעד את המסירה לחלק מהנמענים או לכולם.
הודעות עם נמענים לא מזוהים
יומנים לא נשלחים להודעות שהתקבלו עבור נמענים לא מזוהים. כדי ליצור יומן עבור משתמש מסוים, המשתמש צריך להיות רשום.
מנגנון לניסיון חוזר של קודי כשל ב-SMTP
אם הודעה לא נמסרת בהצלחה לכתובת היומן והמארח של פרוטוקול Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) מחזיר שגיאה זמנית (4xx), Gmail מנסה לשלוח מחדש את ההודעות במשך 8 ימים. אם מארח ה-SMTP מחזיר שגיאה קבועה (5xx), Gmail לא מנסה לשלוח מחדש את ההודעה.
שיקולי אבטחה
מומלץ להגדיר את הארכיון של הצד השלישי כך שידחה הודעות שלא חתומות באמצעות Sender Policy Framework (SPF) ו-DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google משתמשת בחתימת DKIM בשתי דרכים:
- מפתח Google בשם הלקוח (אם הלקוח לא הגדיר)
- מפתח לקוח
מומלץ להגדיר תאימות ל-TLS כדי לאבטח את החיבור לפתרונות ארכיון של צד שלישי.