Ringkasan: Memilih opsi perlindungan data dan pemfilteran konten Gmail

Tambahkan footer standar ke semua pesan keluar pengguna.

Contoh: Untuk kepatuhan hukum, branding, persyaratan informasi, atau promosi.

Aktifkan atau nonaktifkan kemampuan pengguna untuk mengirim atau menerima pesan dalam mode rahasia. Jika mode ini diaktifkan, pengguna dapat mencegah penerima membagikan (meneruskan, mencetak, dan sebagainya) pesan yang berisi informasi sensitif.

Kontrol jumlah pesan chat dan email yang disimpan untuk pengguna di organisasi Anda.

Selain itu, tentukan juga cara mengarsipkan atau menghapus pesan saat periode penyimpanannya berakhir.

Pastikan salinan semua pesan yang dikirim atau diterima pengguna Anda disimpan di kotak surat Gmail pengguna.

Berguna untuk:

• Organisasi yang menggunakan Vault
• Jika Anda mengalihkan pesan ke server email non-Gmail
• Jika Anda menggunakan layanan relai SMTP dengan sistem non-Gmail

Mengingatkan pengguna saat mereka mengirim email kepada penerima di luar organisasi Anda yang tidak sering mereka kirimi email, atau yang tidak tercantum dalam Kontak mereka.

Contoh: Untuk melindungi pengguna Anda agar tidak membagikan informasi secara eksternal tanpa disengaja.

Izinkan pengguna bertukar pesan hanya dengan alamat atau domain tertentu yang Anda izinkan.

Contoh: Sekolah mungkin ingin mengizinkan siswa bertukar pesan dengan anggota fakultas dan siswa lainnya, tetapi tidak dengan orang di luar sekolah.

Mencegah email antar-pengguna di unit organisasi tertentu.

Contoh: Distrik sekolah mungkin ingin mencegah siswa sekolah dasar menerima email dari siswa SMA.

Izinkan pengguna untuk hanya menerima email dari alamat IP atau rentang alamat yang Anda tentukan. Dengan menentukan rentang IP yang diizinkan secara manual, Anda secara bersamaan mengizinkan semua traffic masuk dari domain tertentu, dan mencegah spoofing dari domain lain.

Contoh: Kunci IP sangat berguna untuk domain yang tidak memiliki data Sender Policy Framework (SPF), atau yang menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk mengirim email atas nama domain.

Siapkan aturan tentang cara menangani pesan yang berisi konten atau ekspresi tertentu.

Contoh:

• Menolak pesan keluar yang berisi kata "rahasia".
• Mengarantina pesan dari alamat IP di luar rentang yang ditentukan.
• Arahkan pesan yang berisi string teks atau pola tertentu ke departemen hukum Anda.

Siapkan aturan untuk menentukan apakah pesan yang berisi kata-kata tertentu ditolak, dikarantina, atau dikirimkan dengan modifikasi.

Contoh:

• Menolak pesan keluar yang berisi kata "rahasia".
• Mengarantina pesan berisi kata yang tidak pantas.
• Memberi tahu orang lain jika pesan berisi kata yang tidak pantas.

Siapkan aturan tentang cara menangani lampiran pesan seperti dokumen, file video dan suara, gambar, serta file dan arsip yang dikompresi.

Contoh:

• Menolak pesan yang berisi jenis file berbahaya.
• Mengarantina pesan dengan lampiran yang berpotensi berbahaya, untuk ditinjau.
• Mendeteksi lampiran terenkripsi, yang berguna jika Anda perlu mengirim salinan lampiran pesan tidak terenkripsi ke server arsip untuk tujuan kepatuhan terhadap peraturan.

Meminta Gmail memindai atau menjalankan lampiran di lingkungan virtual yang disebut Sandbox Keamanan. Lampiran yang diidentifikasi sebagai ancaman kemudian dapat ditempatkan di folder Spam pengguna atau dikarantina.

Kasus penggunaan: Melindungi dari software berbahaya yang mungkin tidak terdeteksi oleh program antivirus

Mengekstrak teks dari lampiran gambar, lalu menerapkan aturan untuk kepatuhan konten atau konten yang tidak pantas. Mengekstrak teks dari gambar GIF, JPG, PNG, dan TIFF.

Contoh: Menyiapkan aturan kepatuhan konten untuk mengarantina pesan yang berisi nomor kartu kredit. Kemudian, aktifkan OCR untuk mendeteksi dan mengarantina lampiran gambar PNG invoice yang berisi nomor kartu kredit.

Memindai email masuk atau keluar untuk menemukan data sensitif menggunakan pendeteksi konten yang telah ditetapkan. Kemudian, karantina, tolak, atau ubah pesan secara otomatis, berdasarkan kontennya.

Contoh: Pendeteksi konten buatan sistem tersedia untuk berbagai jenis data numerik, termasuk nomor Jaminan Sosial, nomor surat izin mengemudi atau paspor khusus negara, nomor kartu kredit, dan banyak lagi.

Mewajibkan email ke dan dari domain atau alamat email tertentu dikirim menggunakan Transport Layer Security (TLS). TLS adalah protokol keamanan yang mengenkripsi email untuk melindungi privasinya.

Siapkan aturan kepatuhan dan pemilihan rute yang mewajibkan pesan keluar ditandatangani dan dienkripsi menggunakan S/MIME.

Contoh: Pengguna dapat sengaja menonaktifkan enkripsi, tetapi Anda dapat menyiapkan aturan yang menggantikan tindakan ini. Anda dapat menyiapkan aturan yang memastikan pesan dienkripsi saat pola tertentu terdeteksi, seperti nomor kartu kredit.

Aktifkan MTA Strict Transport Security (MTA-STS) untuk mewajibkan pemeriksaan autentikasi dan enkripsi untuk email yang dikirim ke domain Anda.

Gunakan pelaporan Transport Layer Security (TLS) untuk mendapatkan informasi tentang koneksi server eksternal.