يمكنك، بصفتك مشرفًا، إعداد تجربة Gmail المتكاملة للسماح لمؤسستك بالوصول إلى جميع ساحات التواصل، مثل الرسائل الإلكترونية والمحادثات واجتماعات الفيديو، وكل ذلك في مكان واحد: Gmail.
مشاهدة الفيديو
دليل البدء السريع لتجربة Gmail المتكاملة للمشرفين
باستخدام تجربة Gmail المتكاملة، يمكنك إجراء ما يلي:
- التعاون في العمل على المستندات في إطار رسائل المحادثة: يمكنك الوصول إلى المستندات من المحادثة لاستردادها بسرعة.
- ترتيب الأولويات والتركيز على أداء المهام: يمكنك التحكُّم في تلقي الإشعارات، بحيث لا تتم مقاطعتك إلا في حال توفُّر إشعارات بشأن الأشخاص والرسائل الأكثر أهمية.
- إنشاء قائمة مهام مشتركة: يمكن للمستخدمين التعاون معًا في مساحات العمل.
- تنفيذ مهام متعددة: يمكنك الرجوع إلى رسالة Gmail على الشاشة نفسها أثناء المحادثة مع أحد الزملاء، أو تسجيل الملاحظات وإسناد بنود العمل أثناء اجتماع فيديو.
إعداد تجربة Gmail المتكاملة
لمنح المستخدمين في مؤسستك تجربة Gmail المتكاملة، عليك إعداد هذه الخدمات في "وحدة تحكُّم المشرف في Google"، كما هو موضَّح أدناه في هذه الصفحة.
| إعداد Chat |
|---|
|
يمكن لمؤسستك التواصل في مجموعات أو بشكل فردي، وفي المساحات من خلال إجراء محادثات متعددة في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين استخدام التطبيقات في Google Chat للتعامل مع الإجراءات العامة، مثل إدارة المهام أو الحصول على تقارير الحالة أو تغيير مالكي عناصر المهام.
|
| بدء إعداد Meet |
|
عند تفعيل Google Meet، يمكن للمستخدمين في مؤسستك إنشاء اجتماعات الفيديو والانضمام إليها.
|
| إعداد "تقويم Google" |
| للسماح للمستخدمين بالاطّلاع على الاجتماعات القادمة، فعِّل "تقويم Google". في حال إيقاف "تقويم Google"، لن تظهر الاجتماعات القادمة، ولكن سيظل بإمكان المستخدمين إنشاء الاجتماعات والانضمام إليها. لمزيد من التفاصيل، انتقِل إلى تفعيل "تقويم Google" أو إيقافه للمستخدمين. |
| إعداد Drive و"مستندات Google" |
| للسماح للمستخدمين بتخزين الملفات ومشاركتها من حساباتهم وتحميل الملفات إلى مساحات المحادثة في Gmail، فعليك تفعيل Google Drive و"مستندات Google". لا يمكن للمستخدمين الذين تم إيقاف Drive و"مستندات Google" على أجهزتهم الاطِّلاع على الملفات التي تمت مشاركتها في مساحات المحادثة أو تعديلها. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة تفعيل Drive أو إيقافه للمستخدمين. |
| إعداد "مهام Google" |
| لاستخدام "مهام Google"، عليك تفعيلها لمؤسستك بأكملها، وليس لمجموعة من المستخدمين فقط. للحصول على التفاصيل، انتقِل إلى تفعيل "مهام Google" أو إيقافه للمستخدمين. |
اعتبارات الأمان والاحتفاظ بالبيانات
قبل طرح تجربة Gmail الجديدة للمستخدمين، يُرجى مراجعة اعتبارات الأمان والاحتفاظ بالبيانات التالية.
- إجراء محادثات مع مستخدمين خارجيين: يمكنك التحكّم في كيفية إجراء المستخدمين لمحادثات مع مستخدمين آخرين من خارج مؤسستك. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة التحكّم في خيارات المحادثات الخارجية في Chat والمساحات.
- إنشاء غرف تتضمن مستخدمين خارجيين والانضمام إليها: للسماح للمستخدمين بإنشاء غرف تتضمن مستخدمين من خارج مؤسستك والانضمام إليها، يُرجى اتّبَاع الخطوات المذكورة في تفعيل المساحات الخارجية أو إيقافها.
- الاحتفاظ بالبيانات: إذا كانت مؤسستك تفرض متطلّبات لتخزين البيانات، يُرجى إبقاء سجلّ المحادثات مفعَّلاً للجميع في مؤسستك. يتم تلقائيًا تفعيل سجلّ المحادثات للغرف التي تتضمن سلاسل محادثات والمحادثات الفردية والمحادثات الجماعية خارج الغرف. للحصول على التفاصيل، انتقِل إلى إعداد خيارات سجلّ المحادثات لمؤسستك.
- Vault: في حال كانت مؤسستك تستخدم Google Vault، عليك الرجوع لفريق الشؤون القانونية لفهم سياسات إدارة البيانات في مؤسستك. في حال إيقاف سجلّ المحادثات، لا يتم إرسال رسائل المحادثات إلى Vault للاحتفاظ بها أو البحث فيها أو تصديرها.
تدريب المستخدمين
لمساعدة المستخدمين على بدء استخدام تجربة Gmail المتكاملة، يُرجى الطلب منهم الانتقال إلى مقالة التدريب والمساعدة على استخدام Gmail.