Deze pagina is vertaald door de Cloud Translation API.

Aan de slag: Installatiehandleiding voor Workspace Studio voor beheerders

Met Google Workspace Studio kunnen gebruikers 'flows' maken die routinematige werktaken automatiseren in Google Workspace-apps, waaronder Gmail, Drive en Chat, en in diensten van derden. Gebruikers met toegang tot Gemini kunnen flows bouwen door te beschrijven wat ze willen doen.

Flows kunnen namens gebruikers handelen, e-mails opstellen, bestanden aanmaken en bijwerken, taken aanmaken en meer. Slecht geconfigureerde flows kunnen onbedoeld gegevens bewerken of verwijderen, of te veel meldingen versturen. Beheerders kunnen deze risico's beheersen door middel van beleid en monitoring.

Deze handleiding biedt beheerders best practices voor het configureren, ondersteunen en beheren van Workspace Studio om de productiviteit te maximaliseren en tegelijkertijd de beveiliging en controle te waarborgen.

Stap 1. Stel Workspace Studio in voor uw organisatie.

Voordat u gebruikers toegang geeft tot Workspace Studio, raden we aan om toegangsrechten en beveiligingsmaatregelen te configureren om ervoor te zorgen dat processen naar behoren werken en gegevens veilig blijven.

1. Beheer de toegang tot Studio

Zoek de instelling: Beheerconsole Menu Apps Google Werkruimte Werkruimtestudio.
Actie: Controleer of de servicestatus is ingesteld op AAN voor de betreffende organisatie-eenheden en -groepen.
Aanbeveling : Maak een onderliggende organisatie-eenheid aan waar de toegang tot Studio is uitgeschakeld. Hierdoor kunt u een gebruiker snel naar deze eenheid verplaatsen om een workflow die hij of zij beheert te stoppen.

Meer informatie: Google Workspace Studio in- of uitschakelen voor uw organisatie

2. Beheer de toegang tot Studio-functies

Je kunt bepalen of gebruikers Gemini kunnen gebruiken om flows te creëren, AI-gestuurde stappen in hun flows kunnen gebruiken, stappen voor andere Workspace-services kunnen gebruiken en integraties of aangepaste stappen kunnen gebruiken.

Aanbevelingen:

Sta gebruikers met toegang tot Gemini voor Google Workspace toe om Gemini-functies in Studio te gebruiken.
Sta gebruikers toe stappen te gebruiken voor Workspace-services waartoe ze toegang hebben. Blokkeer stappen voor een service alleen als er een risico op misbruik bestaat.
Gebruik de whitelist van Google Workspace Marketplace om te bepalen welke integraties en gepubliceerde aangepaste stappen gebruikers kunnen gebruiken.

Gedetailleerde instructies: Beheer de toegang tot stappen en starters in Workspace Studio.

3. Beheer wie flows kan delen

Door mensen intern workflows met anderen te laten delen, kunnen ze nuttige workflows delen die de algehele productiviteit verhogen en tijd besparen voor anderen, die dan niet dezelfde workflows hoeven te herhalen.

Hoe delen werkt: Wanneer een gebruiker een workflow deelt, klikt de ontvanger op een link om een kopie van de workflow te downloaden. De kopie bevat de instellingen van de eigenaar, zoals ingevoerde tekst, e-mailadressen en links naar bestanden in Drive. De ontvanger krijgt geen toegang tot de privégegevens van de eigenaar, zoals e-mails of Drive-bestanden, alleen tot de inhoud waartoe hij of zij al toegang heeft.
Zoek de instelling: Beheerconsole Apps Google Werkruimte Werkruimte Studio Instellingen voor delen.
Aanbeveling: Sta het delen toe voor vertrouwde organisatie-eenheden en -groepen, zodat zij gestandaardiseerde workflowtemplates kunnen verspreiden.

Meer informatie: Gebruikers de mogelijkheid geven om workflows te delen in Workspace Studio

4. Stel waarschuwingen in

Je kunt activiteitsregels aanmaken zodat je op de hoogte wordt gehouden van specifieke Studio-activiteiten, zoals:

Waarschuwing met hoge frequentie: Detecteer processen die mogelijk in een lus terechtkomen of overmatig veel tijd in beslag nemen.
- Voorwaarde: Maak een regel voor gebeurtenissen in het regellogboek waarbij de gebeurtenis ' Uitvoering starten' is.
- Drempelwaarde: Stel de regel in om een melding te geven als het aantal binnen 1 uur boven de 100 komt.
- Actie: Stuur een e-mail naar alle beheerders.
Waarschuwing voor AI-gebruik: Monitor het gebruik van generatieve AI in automatiseringsprocessen.
- Voorwaarde: Maak een regel aan waarbij de stapnaam "Ask Gemini" bevat, eventueel aangevuld met andere AI-gestuurde stappen. Zie de handleiding voor starters en stappen in Workspace Studio voor een overzicht van alle beschikbare stappen.
- Actie: Stuur een melding naar de superbeheerder.

Leer hoe u activiteitsmeldingen voor Workspace Studio instelt .

Stap 2. Ondersteun je gebruikers

Help je gebruikers workflows te creëren, de beperkingen ervan te begrijpen en problemen met hun workflows op te lossen.

1. Aan de slag

Verwijs gebruikers door naar studio.workspace.google.com om hun eerste workflow te creëren.
Moedig gebruikers aan om het Helpcentrum van Workspace Studio te raadplegen voor handleidingen over het maken van workflows en het gebruik van stappen.

2. Grenzen begrijpen

Workspace Studio hanteert de volgende beperkingen:

Stroomlimiet: Gebruikers kunnen maximaal 25 stromen aanmaken, inclusief actieve en gestopte stromen.
Staplimiet: Een workflow kan maximaal 20 stappen bevatten.
Gmail-starter: Er kunnen niet meer dan 25 actieve flows vanuit nieuwe e-mails worden gestart.
Dagelijkse uitvoeringen: Er geldt een dagelijkse limiet voor het totale aantal flow-uitvoeringen per gebruiker. Als een gebruiker deze limiet bereikt, worden alle flows gepauzeerd tot de volgende cyclus van 24 uur. Gedurende die tijd starten er geen nieuwe flows.

Meer informatie: Lees meer over de beperkingen van Google Workspace Studio

3. Veelvoorkomende problemen oplossen

Maak uzelf vertrouwd met de meest voorkomende problemen die gebruikers met Workspace Studio kunnen tegenkomen.

Beheerdershandleiding: Problemen met Workspace Studio oplossen voor uw gebruikers
Gebruikershulp: Problemen met flows oplossen

Stap 3. Studio-activiteiten monitoren en beheren

Je beschikt over krachtige instrumenten om de stroomactiviteit te onderzoeken en te controleren.

1. Onderzoeksactiviteit

Gebruik de audit- en onderzoekstool of de beveiligingsonderzoekstool om te controleren welke processen hebben plaatsgevonden.

Gegevensbron: Logboekgebeurtenissen van geselecteerde regels .
Filters: Je kunt filteren op Acteur (e-mailadres van de gebruiker), Flow-ID , Gebeurtenis , Stapnaam en meer.
Gebruiksscenario: Vind de eigenaar van een workflow die meerdere keren per minuut een 'Vraag Gemini'-stap uitvoert.

Meer informatie: Logboekgebeurtenissen van Workspace Studio

2. Stop een stroom

Als een datastroom zich onregelmatig gedraagt, kunt u deze stoppen. U hebt een aantal opties:

Optie 1 – De gebruiker stopt het. Vraag de gebruiker om de workflow uit te schakelen of de instellingen aan te passen.
Optie 2 – Ondersteuning stopt het
1. Gebruik een onderzoeksprogramma om de stroom-ID van de problematische stroom te achterhalen.
2. Neem contact op met de ondersteuning van Google Workspace en geef de flow-ID door om deze te laten stoppen.
Optie 3 – Noodstop
1. Verplaats de gebruiker naar een organisatie-eenheid waar de toegang tot Studio is uitgeschakeld.
2. Dit stopt onmiddellijk alle gegevensstromen voor die gebruiker.

Leer hoe u als beheerder een Workspace Studio-workflow kunt stoppen .

Aan de slag: Installatiehandleiding voor Workspace Studio voor beheerders Stay organized with collections Save and categorize content based on your preferences.