Эта страница переведена с помощью Cloud Translation API.

Начало работы: руководство по настройке Workspace Studio для администраторов

Google Workspace Studio позволяет пользователям создавать «процессы», автоматизирующие рутинные рабочие задачи в приложениях Google Workspace, включая Gmail, Drive и Chat, а также в сторонних сервисах. Пользователи с доступом к Gemini могут создавать процессы, описывая, что они хотят сделать.

Сценарии действий могут выполняться от имени пользователей, например, составлять электронные письма, создавать и обновлять файлы, создавать задачи и многое другое. Неправильно настроенные сценарии могут непреднамеренно редактировать или удалять данные, а также отправлять чрезмерное количество уведомлений. Администраторы могут управлять этими рисками с помощью политик и мониторинга.

В этом руководстве представлены лучшие практики для администраторов по настройке, поддержке и управлению Workspace Studio с целью повышения производительности при сохранении безопасности и контроля.

Шаг 1. Настройте Workspace Studio для вашей организации.

Прежде чем разрешить пользователям использовать Workspace Studio, мы рекомендуем настроить права доступа и механизмы защиты, чтобы обеспечить корректную работу процессов и безопасность данных.

1. Управление доступом к Студии

Найдите настройку: Консоль администратора Меню Приложения Google Workspace Студия рабочего пространства.
Действие: Убедитесь, что для соответствующих организационных подразделений и групп статус службы установлен в положение «ВКЛ» .
Рекомендация : Создайте дочернее организационное подразделение , доступ к которому для Studio будет отключен. Это позволит быстро переместить пользователя в это подразделение, чтобы остановить принадлежащий ему процесс.

Узнайте больше: Включение или отключение Google Workspace Studio для вашей организации

2. Управление доступом к функциям Studio

Вы можете контролировать, могут ли пользователи использовать Gemini для создания рабочих процессов, использовать шаги, созданные с помощью ИИ, использовать шаги для других сервисов Workspace, а также использовать интеграции или пользовательские шаги.

Рекомендации:

Предоставьте пользователям, имеющим доступ к Gemini для Google Workspace, возможность использовать функции Gemini в Studio.
Разрешите пользователям использовать шаги для служб Workspace, к которым у них есть доступ. Блокируйте шаги для службы только в том случае, если существует риск злоупотребления.
Используйте список разрешенных интеграций Google Workspace Marketplace, чтобы контролировать, какие интеграции и опубликованные пользовательские шаги могут использовать пользователи.

Подробные инструкции: Управление доступом к шагам и вводным заданиям в Workspace Studio.

3. Управляйте тем, кто может совместно использовать потоки данных.

Когда вы позволяете людям делиться рабочими процессами внутри компании, они могут делиться полезными процессами, которые повышают общую производительность и экономят время других, которым не нужно создавать те же самые процессы заново.

Как работает обмен: Когда пользователь делится потоком, получатель переходит по ссылке, чтобы получить копию потока. Копия включает в себя настройки владельца, такие как введенный им текст, адреса электронной почты и ссылки на файлы в Google Диске. Получатель не получает доступа к личным данным владельца, таким как электронные письма или файлы в Google Диске, только к тому содержимому, к которому он уже имеет доступ.
Найдите настройку: Консоль администратора Приложения Google Workspace Рабочая студия Настройки доступа.
Рекомендация: Разрешить доступ к шаблонам рабочих процессов для доверенных подразделений и групп организации, чтобы они могли распространять стандартизированные шаблоны.

Узнайте больше: Предоставьте пользователям возможность совместно использовать рабочие процессы в Workspace Studio.

4. Настройте оповещения

Вы можете создавать правила обработки событий, чтобы получать уведомления о конкретных действиях в Studio, например:

Оповещения с высокой частотой: выявляют потоки, которые могут зацикливаться или выполняться чрезмерно часто.
- Условие: Создать правило для событий журнала правил , где событие называется «Запуск выполнения» .
- Пороговое значение: Настройте правило таким образом, чтобы оповещение срабатывало, если количество превысит 100 в течение 1 часа .
- Действие: Отправить электронное письмо всем администраторам.
Предупреждение об использовании ИИ: отслеживайте применение генеративного ИИ в автоматизации.
- Условие: Создайте правило, в котором имя шага содержит "Спросить Близнецов" , при желании — другие шаги, выполняемые с помощью ИИ. Список всех доступных шагов см. в Руководстве по начальным шагам и шагам в Workspace Studio .
- Действие: Отправить уведомление суперадминистратору.

Узнайте, как настроить оповещения об активности для Workspace Studio.

Шаг 2. Оказывайте поддержку своим пользователям.

Помогите пользователям создавать сценарии взаимодействия, понимать ограничения и устранять неполадки в этих сценариях.

1. Начало работы

Направьте пользователей на studio.workspace.google.com для создания их первого рабочего процесса.
Рекомендуем пользователям ознакомиться с Справочным центром Workspace Studio , где представлены руководства по созданию рабочих процессов и использованию шагов.

2. Понимание ограничений

В Workspace Studio действуют следующие ограничения:

Ограничение на количество потоков: пользователи могут создать максимум 100 потоков , включая активные и остановленные.
Ограничение по количеству шагов: процесс может содержать максимум 20 шагов .
В настройках Gmail: из новых писем можно запустить не более 25 активных сценариев .
Ежедневное количество запусков: Существует дневной лимит на общее количество запусков потоков для каждого пользователя. Если пользователь достигает этого лимита, все потоки приостанавливаются до следующего 24-часового цикла. В течение этого времени потоки не запускаются.

Узнайте больше: Узнайте об ограничениях Google Workspace Studio

3. Устранение распространенных неполадок

Ознакомьтесь с наиболее распространенными проблемами, с которыми могут столкнуться пользователи Workspace Studio.

Руководство администратора: Устранение неполадок Workspace Studio для ваших пользователей
Помощь пользователям: Устранение неполадок в работе с потоками

Шаг 3. Мониторинг и управление деятельностью студии.

У вас есть мощные инструменты для исследования и контроля активности потоков.

1. Расследовать деятельность

Используйте инструмент аудита и расследования или инструмент расследования инцидентов безопасности, чтобы проверить, какие действия были выполнены.

Источник данных: Выберите «События журнала правил» .
Фильтры: Вы можете фильтровать по действующему лицу (адрес электронной почты пользователя), идентификатору потока , событию , названию шага и многому другому.
Пример использования: Найти владельца процесса, который запускает шаг "Спроси у Gemini" несколько раз в минуту.

Подробнее: Журнал событий Workspace Studio

2. Остановить поток

Если поток ведёт себя непредсказуемо, вы можете его остановить. У вас есть несколько вариантов:

Вариант 1 — Пользователь останавливает процесс. Предложите пользователю отключить процесс или изменить его настройки.
Вариант 2 — Служба поддержки останавливает это.
1. Используйте инструмент для расследования, чтобы получить идентификатор потока (Flow ID) проблемного потока.
2. Обратитесь в службу поддержки Google Workspace и укажите идентификатор потока, чтобы его остановить.
Вариант 3 – Аварийная остановка
1. Переместите пользователя в организационное подразделение, у которого отключен доступ к Studio.
2. Это немедленно останавливает все процессы для данного пользователя.

Узнайте, как остановить рабочий процесс Workspace Studio от имени администратора.