เริ่มต้นใช้งาน: คู่มือการตั้งค่า Workspace Studio สำหรับผู้ดูแลระบบ

Google Workspace Studio ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง "โฟลว์" ที่ทำให้งานประจำในแอป Google Workspace เป็นแบบอัตโนมัติได้ ซึ่งรวมถึง Gmail, ไดรฟ์ และ Chat รวมถึงบริการของบุคคลที่สาม ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สามารถสร้างโฟลว์ได้โดยอธิบายสิ่งที่ต้องการทำ

โฟลว์สามารถดำเนินการในนามของผู้ใช้ได้ เช่น ร่างอีเมล สร้างและอัปเดตไฟล์ สร้างงาน และอื่นๆ โฟลว์ที่กำหนดค่าไม่ดีอาจแก้ไขหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือส่งการแจ้งเตือนมากเกินไป ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการความเสี่ยงเหล่านี้ผ่านนโยบายและการตรวจสอบ

คู่มือนี้จะให้แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบในการกำหนดค่า สนับสนุน และจัดการ Workspace Studio เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยและการควบคุมไว้

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่า Workspace Studio ให้กับองค์กร

ก่อนอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ Workspace Studio เราขอแนะนำให้คุณกำหนดค่าการเข้าถึงและแนวทางเพื่อตรวจสอบว่าโฟลว์ทำงานตามที่คาดไว้และข้อมูลยังคงปลอดภัย

1. จัดการสิทธิ์เข้าถึง Studio

  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio
  • การดำเนินการ: ตรวจสอบว่าได้ตั้งสถานะบริการเป็นเปิดสำหรับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เหมาะสม
  • คำแนะนำ: สร้างหน่วยขององค์กรย่อยที่ปิดการเข้าถึง Studio ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรย่อยได้อย่างรวดเร็วเพื่อหยุดเวิร์กโฟลว์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เปิดหรือปิด Google Workspace Studio สำหรับองค์กร

2. จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ของ Studio

คุณสามารถควบคุมได้ว่าผู้ใช้จะใช้ Gemini เพื่อสร้างโฟลว์ ใช้ขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI ในโฟลว์ ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการอื่นๆ ของ Workspace และใช้การผสานรวมหรือขั้นตอนที่กำหนดเองได้หรือไม่

คำแนะนำ:

  • อนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สำหรับ Google Workspace ใช้ฟีเจอร์ Gemini ใน Studio
  • อนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการ Workspace ที่ผู้ใช้เข้าถึงได้ บล็อกขั้นตอนสำหรับบริการเฉพาะในกรณีที่มีความเสี่ยงที่จะเกิดการละเมิด
  • ใช้รายการที่อนุญาตของ Google Workspace Marketplace เพื่อควบคุมการผสานรวมและขั้นตอนที่กำหนดเองที่เผยแพร่แล้วซึ่งผู้ใช้จะใช้ได้

วิธีการโดยละเอียด: จัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนและเงื่อนไขเริ่มต้นใน Workspace Studio

3. จัดการผู้ที่มีสิทธิ์แชร์โฟลว์

เมื่ออนุญาตให้ผู้ใช้แชร์โฟลว์กับผู้อื่นภายในองค์กรได้ ผู้ใช้จะแชร์โฟลว์ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและประหยัดเวลาให้ผู้อื่นที่สร้างโฟลว์ของตนเองได้

  • วิธีการแชร์: เมื่อผู้ใช้แชร์โฟลว์ ผู้รับจะคลิกลิงก์เพื่อรับสำเนาโฟลว์ สำเนารวมถึงการตั้งค่าของเจ้าของ เช่น ข้อความที่ป้อน อีเมล และลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ ผู้รับจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของเจ้าของ เช่น อีเมลหรือไฟล์ในไดรฟ์ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะเนื้อหาที่เข้าถึงได้อยู่แล้ว
  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio จากนั้น การตั้งค่าการแชร์
  • คำแนะนำ: อนุญาตให้แชร์สำหรับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เชื่อถือได้เพื่อให้เผยแพร่เทมเพลตโฟลว์ที่เป็นมาตรฐานได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: อนุญาตให้ผู้อื่นแชร์โฟลว์ใน Workspace Studio

4. ตั้งค่าการแจ้งเตือน

คุณสร้างกฎกิจกรรมเพื่อให้ระบบแจ้งเตือนกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงใน Studio ได้ เช่น

  • การแจ้งเตือนความถี่สูง: ตรวจจับโฟลว์ที่อาจวนซ้ำหรือทำงานมากเกินไป

    • เงื่อนไข: สร้างกฎสำหรับบันทึกเหตุการณ์ของกฎที่เหตุการณ์คือเริ่มการเรียกใช้
    • เกณฑ์: ตั้งค่ากฎให้แจ้งเตือนหากจำนวนเกิน 100 ใน 1 ชั่วโมง
    • การดำเนินการ: ส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบทุกคน

  • การแจ้งเตือนการใช้งาน AI: ตรวจสอบการใช้ Generative AI ในการทำงานอัตโนมัติ

    • เงื่อนไข: สร้างกฎที่ชื่อขั้นตอนมี "ถาม Gemini" หรือขั้นตอนอื่นๆ ที่ทำงานด้วยระบบ AI (ไม่บังคับ) ดูรายการขั้นตอนทั้งหมดที่พร้อมใช้งานได้ที่คู่มือเงื่อนไขเริ่มต้นและขั้นตอนใน Workspace Studio
    • การดำเนินการ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแลระบบขั้นสูง

ดูวิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนกิจกรรมสำหรับ Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 2 สนับสนุนผู้ใช้

ช่วยให้ผู้ใช้สร้างโฟลว์ เข้าใจขีดจำกัด และแก้ปัญหาโฟลว์

1. เริ่มต้นใช้งาน

2. ทำความเข้าใจขีดจำกัด

Workspace Studio บังคับใช้ขีดจำกัดต่อไปนี้

  • ขีดจํากัดของโฟลว์: ผู้ใช้สร้างโฟลว์ได้สูงสุด 100 โฟลว์ ซึ่งรวมถึงโฟลว์ที่ใช้งานอยู่และโฟลว์ที่หยุดแล้ว
  • ขีดจำกัดขั้นตอน: โฟลว์มีขั้นตอนได้สูงสุด 20 ขั้นตอน
  • เงื่อนไขเริ่มต้น Gmail: โฟลว์ที่ใช้งานอยู่ไม่เกิน 25 รายการจะเริ่มจากอีเมลใหม่ได้
  • การเรียกใช้รายวัน: มีขีดจำกัดรายวันสำหรับการเรียกใช้โฟลว์ทั้งหมดต่อผู้ใช้ หากผู้ใช้ถึงขีดจำกัดนี้ ระบบจะหยุดโฟลว์ทั้งหมดชั่วคราวจนกว่าจะถึงรอบ 24 ชั่วโมงถัดไป ในระหว่างนั้น โฟลว์จะไม่เริ่มการเรียกใช้ใหม่

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: ดูข้อมูลเกี่ยวกับขีดจำกัดของ Google Workspace Studio

3. การแก้ปัญหาที่พบได้ทั่วไป

ทำความคุ้นเคยกับปัญหาที่พบบ่อยซึ่งผู้ใช้อาจพบใน Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบและจัดการกิจกรรมใน Studio

คุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบและควบคุมกิจกรรมโฟลว์

1. ตรวจสอบกิจกรรม

ใช้เครื่องมือตรวจสอบและการสืบสวนหรือเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อตรวจสอบสิ่งที่โฟลว์ทำ

  • แหล่งข้อมูล: เลือกเหตุการณ์ในบันทึกของกฎ
  • ตัวกรอง: คุณสามารถกรองตามผู้ดำเนินการ (อีเมลผู้ใช้), รหัสโฟลว์, เหตุการณ์, ชื่อขั้นตอน และอื่นๆ
  • กรณีการใช้งาน: ค้นหาเจ้าของโฟลว์ที่เรียกใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini หลายครั้งต่อนาที

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เหตุการณ์ในบันทึกของ Workspace Studio

2. หยุดโฟลว์

หากโฟลว์ทำงานไม่ปกติ คุณสามารถหยุดโฟลว์ได้ คุณมีตัวเลือก 3 รายการดังต่อไปนี้

  • ตัวเลือกที่ 1 - ผู้ใช้หยุด ขอให้ผู้ใช้ปิดโฟลว์หรือแก้ไขการตั้งค่า
  • ตัวเลือกที่ 2 - ทีมสนับสนุนหยุดการแชร์
    1. ใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อรับรหัสโฟลว์ของโฟลว์ที่มีปัญหา
    2. ติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace และระบุรหัสโฟลว์เพื่อหยุดโฟลว์
  • ตัวเลือกที่ 3 - หยุดฉุกเฉิน
    1. ย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรที่ปิดการเข้าถึง Studio
    2. ซึ่งจะหยุดโฟลว์ทั้งหมดสำหรับผู้ใช้รายนั้นทันที

ดูวิธีหยุดโฟลว์ Workspace Studio ในฐานะผู้ดูแลระบบ