開始使用：管理員專用的 Workspace Studio 設定指南

使用者可以透過 Google Workspace Studio 建立「流程」，自動執行 Google Workspace 應用程式 (包括 Gmail、雲端硬碟和 Chat) 和第三方服務中的例行工作。只要描述想執行的動作，Gemini 就能為使用者建立流程。

流程可以代表使用者執行動作，例如撰寫電子郵件、建立及更新檔案、建立工作等。設定不當的流程可能會無意間編輯或刪除資料，或是傳送過多通知。管理員可以透過政策和監控功能管理這些風險。

本指南提供最佳做法，協助管理員設定、支援及管理 Workspace Studio，在維持安全性和控管權的同時，盡可能提高工作效率。

步驟 1：為貴機構設定 Workspace Studio

讓使用者使用 Workspace Studio 前，建議您先設定存取權和防護措施，確保流程運作正常，並保護資料安全。

1. 管理 YouTube 工作室存取權

  • 尋找設定：依序點選管理控制台 接下來 選單 接下來 應用程式 接下來 Google Workspace 接下來 Workspace Studio。
  • 動作：確認適當的機構單位和群組已將「服務狀態」設為「開啟」。
  • 建議：建立子機構單位，並停用工作室存取權。這樣一來，您就能快速將使用者移至該子機構單位，停止他們擁有的流程。

瞭解詳情：為貴機構啟用或停用 Google Workspace Studio

2. 管理 YouTube 工作室功能的存取權

您可以控管使用者能否使用 Gemini 建立流程、在流程中使用 AI 輔助步驟、使用其他 Workspace 服務的步驟，以及使用整合或自訂步驟。

建議：

  • 允許有權存取 Gemini for Google Workspace 的使用者在 Studio 中使用 Gemini 功能。
  • 允許使用者使用可存取的 Workspace 服務步驟。只有在服務有濫用風險時，才封鎖相關步驟。
  • 使用 Google Workspace Marketplace 許可清單，控管使用者可使用的整合服務和已發布的自訂步驟。

詳細操作說明：在 Workspace Studio 管理步驟和起始範本存取權

3. 管理可共用流程的使用者

開放內部共用後，使用者就能將實用的流程分享給同事，這不僅能提升整體工作效率，也能省下其他人從頭建立相同流程的時間。

  • 共用方式：使用者共用流程後，收件者只要點選連結，即可取得流程副本。副本包含擁有者的設定，例如輸入的文字、電子郵件地址，以及雲端硬碟檔案的連結。收件者無法存取擁有者的私人資料 (例如電子郵件或雲端硬碟檔案)，只能存取他們原本就能存取的內容。
  • 尋找設定：管理控制台 接下來 應用程式 接下來 Google Workspace 接下來 Workspace Studio 接下來 共用設定。
  • 建議：允許信任的機構單位和群組共用內容，方便他們發布標準化流程範本。

瞭解詳情：允許使用者在 Workspace Studio 共用流程

4. 設定快訊

您可以建立活動規則，在發生特定 Studio 活動時收到通知，例如：

  • 高頻率快訊：偵測可能處於迴圈或過度執行的流程。

    • 條件：為「規則記錄事件」建立規則，其中事件為「開始執行」。
    • 門檻：將規則設為在 1 小時內，如果計數超過 100，則發出快訊。
    • 動作：傳送電子郵件給所有管理員。

  • AI 使用量快訊：監控自動化程序中的生成式 AI 使用量。

    • 條件：建立規則，其中「步驟名稱」包含「詢問 Gemini」，也可以包含其他 AI 輔助步驟。如需所有可用步驟的清單，請參閱「Workspace Studio 的啟動條件和步驟指南」。
    • 動作：傳送通知給超級管理員。

瞭解如何：設定 Workspace Studio 的活動快訊

步驟 2：為使用者提供支援

協助使用者建立流程、瞭解限制及排解流程問題。

1. 開始使用

2. 瞭解限制

Workspace Studio 採行的限制如下：

  • 流程限制：使用者最多可建立 100 個流程，包括有效和已停止的流程。
  • 步驟限制：流程最多可有 20 個步驟。
  • Gmail 啟動條件：最多只能有 25 個執行中的流程可從新電子郵件啟動。
  • 每日執行次數：每位使用者的每日流程執行總次數設有限制。如果使用者達到這個上限，所有流程都會暫停，直到下一個 24 小時週期為止。在這段期間，流程不會啟動新的執行作業。

瞭解詳情：瞭解 Google Workspace Studio 限制

3. 常見問題疑難排解

請熟悉使用者可能遇到的 Workspace Studio 常見問題。

步驟 3：監控及管理工作室活動

您可以使用功能強大的工具調查及控管流程活動。

1. 調查活動

使用稽核與調查工具或安全調查工具，查看流程的執行情況。

  • 資料來源：選取「規則記錄事件」。
  • 篩選器：您可以依「執行者」 (使用者電子郵件地址)、「流程 ID」、「事件」、「步驟名稱」等條件篩選。
  • 用途：找出每分鐘執行「問問 Gemini」步驟數次的流程擁有者。

瞭解詳情：Workspace Studio 記錄事件

2. 停止流程

如果流程行為異常，可以停止流程。可以採取以下幾種做法：

  • 選項 1：使用者停止。請使用者關閉流程或編輯設定。
  • 方法 2：請支援團隊停止
    1. 使用調查工具取得有問題流程的流程 ID。
    2. 請與 Google Workspace 支援團隊聯絡並提供流程 ID，要求停止流程。
  • 選項 3：緊急停止
    1. 將使用者移至已停用 Studio 存取權的機構單位。
    2. 系統會立即停止該使用者的所有流程。

瞭解如何：以管理員身分停止 Workspace Studio 流程