Erste Schritte: Workspace Studio-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Mit Google Workspace Studio können Nutzer „Flows“ erstellen, um Routineaufgaben in Google Workspace-Apps wie Gmail, Drive und Chat sowie in Drittanbieterdiensten zu automatisieren. Nutzer mit Zugriff auf Gemini können Abläufe erstellen, indem sie beschreiben, was sie tun möchten.

Abläufe können im Namen von Nutzern ausgeführt werden, z. B. E-Mails entwerfen, Dateien erstellen und aktualisieren oder Aufgaben erstellen. Schlecht konfigurierte Abläufe können dazu führen, dass Daten versehentlich bearbeitet oder gelöscht werden oder zu viele Benachrichtigungen gesendet werden. Administratoren können diese Risiken durch Richtlinien und Monitoring verwalten.

In diesem Leitfaden finden Administratoren Best Practices für die Konfiguration, den Support und die Verwaltung von Workspace Studio, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

Schritt 1: Workspace Studio für Ihre Organisation einrichten

Bevor Sie Nutzern die Verwendung von Workspace Studio erlauben, sollten Sie den Zugriff und die Schutzmaßnahmen konfigurieren, damit die Abläufe wie erwartet funktionieren und die Daten sicher bleiben.

1. Zugriff auf Studio verwalten

  • So finden Sie die Einstellung:Admin-Konsole und dann Dreistrich-Menü und dann „Apps“ und dann „Google Workspace“ und dann „Workspace Studio“.
  • Aktion:Prüfen Sie, ob der Dienststatus für die entsprechenden Organisationseinheiten und Gruppen auf AKTIVIERT festgelegt ist.
  • Empfehlung: Erstellen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist. So können Sie einen Nutzer schnell dorthin verschieben, um einen Flow zu beenden, dessen Inhaber er ist.

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2. Zugriff auf Studio-Funktionen verwalten

Sie können festlegen, ob Nutzer Gemini verwenden können, um Abläufe zu erstellen, KI-basierte Schritte in ihren Abläufen zu verwenden, Schritte für andere Workspace-Dienste zu verwenden und Integrationen oder benutzerdefinierte Schritte zu verwenden.

Empfehlungen:

  • Nutzern, die Zugriff auf Gemini für Google Workspace haben, erlauben, Gemini-Funktionen in Studio zu verwenden.
  • Nutzern erlauben, Schritte für Workspace-Dienste zu verwenden, auf die sie Zugriff haben. Blockieren Sie Schritte für einen Dienst nur, wenn die Gefahr eines Missbrauchs besteht.
  • Mit der Google Workspace Marketplace-Zulassungsliste können Sie festlegen, welche Integrationen und veröffentlichten benutzerdefinierten Schritte Nutzer verwenden können.

Detaillierte Anleitung: Zugriff auf Schritte und Auslöser in Workspace Studio verwalten

3. Festlegen, wer Abläufe freigeben darf

Wenn Sie Nutzern erlauben, Abläufe intern mit anderen zu teilen, können sie nützliche Abläufe freigeben, die die Gesamtproduktivität steigern und anderen Zeit sparen, da sie dieselben Abläufe nicht neu erstellen müssen.

  • So funktioniert das Teilen: Wenn ein Nutzer einen Flow teilt, klickt der Empfänger auf einen Link, um eine Kopie des Flows zu erhalten. Die Kopie enthält die Einstellungen des Eigentümers, z. B. eingegebenen Text, E‑Mail-Adressen und Links zu Dateien in Drive. Der Empfänger erhält keinen Zugriff auf die privaten Daten des Eigentümers, z. B. E‑Mails oder Drive-Dateien, sondern nur auf die Inhalte, auf die er bereits Zugriff hat.
  • So finden Sie die Einstellung:Admin-Konsole und dann „Apps“ und dann „Google Workspace“ und dann „Workspace Studio“ und dann „Freigabeeinstellungen“.
  • Empfehlung:Erlauben Sie die Freigabe für vertrauenswürdige Organisationseinheiten und Gruppen, damit diese standardisierte Ablaufvorlagen verteilen können.

Weitere Informationen: Nutzern das Teilen von Abläufen in Workspace Studio ermöglichen

4. Benachrichtigungen einrichten

Sie können Aktivitätsregeln erstellen, um sich über bestimmte Studio-Aktivitäten benachrichtigen zu lassen, z. B.:

  • Benachrichtigung bei hoher Häufigkeit:Erkennen Sie Flows, die möglicherweise in einer Schleife laufen oder übermäßig oft ausgeführt werden.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel für Regelprotokollereignisse, bei denen das Ereignis Ausführung starten ist.
    • Grenzwert: Legen Sie fest, dass die Regel eine Benachrichtigung auslöst, wenn die Anzahl innerhalb von 1 Stunde den Wert 100 überschreitet.
    • Aktion: E-Mail an alle Administratoren senden.

  • Warnung zur KI-Nutzung:Sie können die Verwendung von generativer KI in automatisierten Abläufen im Blick behalten.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel, bei der der Schrittname „Frag Gemini“ enthält, optional auch andere KI-gestützte Schritte. Eine Liste aller verfügbaren Schritte finden Sie im Leitfaden zu Auslösern und Schritten in Workspace Studio.
    • Aktion: Benachrichtigung an den Super Admin senden.

Aktivitätswarnungen für Workspace Studio einrichten

Schritt 2: Nutzer unterstützen

Helfen Sie Ihren Nutzern, Abläufe zu erstellen, Limits zu verstehen und Fehler in ihren Abläufen zu beheben.

1. Erste Schritte

  • Leiten Sie Nutzer an studio.workspace.google.com weiter, damit sie ihren ersten Flow erstellen können.
  • Weisen Sie die Nutzerinnen und Nutzer auf die Workspace Studio-Hilfe hin. Dort finden sie Anleitungen zum Erstellen von Flows und Verwenden von Schritten.

2. Informationen zu Limits

In Workspace Studio gelten die folgenden Limits:

  • Flow-Limit: Nutzer können maximal 25 Flows erstellen, einschließlich aktiver und gestoppter Flows.
  • Schrittlimit: Ein Flow kann maximal 20 Schritte umfassen.
  • Gmail-Auslöser: Maximal 25 aktive Flows können durch neue E-Mails gestartet werden.
  • Tägliche Ausführungen:Es gibt ein tägliches Limit für die Gesamtzahl der Flow-Ausführungen pro Nutzer. Wenn ein Nutzer dieses Limit erreicht, werden alle Abläufe bis zum nächsten 24-Stunden-Zyklus pausiert. Während dieser Zeit werden keine neuen Ausführungen von Flows gestartet.

Weitere Informationen zu den Limits für Google Workspace Studio

3. Häufige Probleme beheben

Machen Sie sich mit den häufigsten Problemen vertraut, die bei der Verwendung von Workspace Studio auftreten können.

Schritt 3: Studio-Aktivitäten überwachen und verwalten

Sie haben leistungsstarke Tools, um die Ablaufaktivität zu untersuchen und zu steuern.

1. Aktivität prüfen

Mit dem Audit- und Prüftool oder dem Sicherheitsprüftool können Sie sich ansehen, was Abläufe getan haben.

  • Datenquelle:Wählen Sie Ereignisse im Regelprotokoll aus.
  • Filter:Sie können nach Akteur (E‑Mail-Adresse des Nutzers), Ablauf-ID, Ereignis, Schrittname und mehr filtern.
  • Anwendungsfall: Den Inhaber eines Flows finden, der mehrmals pro Minute einen „Frag Gemini“-Schritt ausführt.

Weitere Informationen zu Workspace Studio-Protokollereignissen

2. Ablauf beenden

Wenn sich ein Flow unregelmäßig verhält, können Sie ihn beenden. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Option 1: Der Nutzer beendet die Werbung. Bitte den Nutzer, den Ablauf zu deaktivieren oder die Einrichtung zu bearbeiten.
  • Option 2: Der Support beendet die Migration
    1. Verwenden Sie ein Prüftool, um die Ablauf-ID des problematischen Ablaufs abzurufen.
    2. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support und geben Sie die Ablauf-ID an, um den Ablauf zu beenden.
  • Option 3: Not-Aus
    1. Verschieben Sie den Nutzer in eine Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist.
    2. Dadurch werden alle Abläufe für diesen Nutzer sofort beendet.

Workspace Studio-Flow als Administrator beenden