Beheer Workspace Studio-stromen voor toegang tot Google-gegevens

As a Google Workspace administrator, you manage how and when Workspace Studio flows access your organization's Google data. This setting helps you balance user productivity and automation with your organization's security, compliance, and privacy standards.

By default, newly created flows run with the same data access privileges as the user that created them. This means a flow can automatically read, modify, and share Google data, such as files in Drive, emails in Gmail, and content in Docs, on a user's behalf.

Het beheren van de toegang tot datastromen is om de volgende redenen belangrijk:

  • Voorkom onbedoelde blootstelling van gegevens: Door de toegang tot gegevensstromen te beperken, wordt ervoor gezorgd dat agenten niet per ongeluk gevoelige of vertrouwelijke bedrijfsgegevens delen.
  • Afgedwongen naleving van beleid: U kunt standaardtoegangsniveaus instellen voor uw hele organisatie of specifieke organisatie-eenheden (OU's) selecteren om te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbeheer.
  • Beheer AI-gestuurde gegevensbronnen: Voor workflows die gebruikmaken van Gemini AI-stappen, kunt u beperken of de AI interne Workspace-gegevens, externe openbare websites of beide mag doorzoeken.
  • Behoud centraal overzicht: uw Google Admin-console is één centrale plek om de gegevenstoegang voor individuele flows die binnen uw domein zijn aangemaakt te bekijken, te pauzeren of te beperken.

Bekijk een lijst van alle flows en beheer de toegang tot gegevens.

U kunt alle workflows bekijken die door gebruikers in uw organisatie zijn gemaakt en, indien nodig, hun toegang tot Google-gegevens wijzigen of tijdelijk stopzetten. Gebruik de beheerdersinstellingen van Studio om de toegang tot specifieke stappen te blokkeren.

  1. Ga in je beheerdersconsole naar Menu. en dan Agenten en dan Beheer van agenttoegang .
  2. Om de lijst te filteren en alleen flows weer te geven, klikt u op Type. en dan Studio-workflow .
  3. Om meer informatie over de workflow te bekijken, de gegevenstoegang te wijzigen, de gegevenstoegang te pauzeren of een workflow opnieuw te activeren, klikt u op Acties en vervolgens op de bijbehorende optie.
    1. Gegevenstoegang pauzeren – Blokkeert de toegang van de workflow tot Google-gegevens en stopt alle lopende of toekomstige uitvoeringen.
    2. Toegang wijzigen – Blokkeer de toegang of beperk deze tot bepaalde bereiken. De workflow kan nog steeds worden uitgevoerd, maar werkt mogelijk niet zoals verwacht.

Let op : alleen nieuw aangemaakte flows door testers op de whitelist worden weergegeven op de pagina voor agenttoegangsbeheer . Bestaande flows blijven gewoon functioneren zoals voorheen.

Stel de standaardtoegang tot gegevens in voor flows.

By default, flows have access to the same Workspace data as their creator. You can block access to Workspace data for flows by default instead for your entire organization or an organizational unit.

Let op : het blokkeren van de toegang tot Workspace-gegevens zorgt ervoor dat de meeste workflows stoppen met werken.

  1. Ga in je beheerdersconsole naar Menu. en dan Agenten en dan Instellingen .
  2. Klik op Standaardtoegang voor Studio-workflows .
  3. (Optioneel) Selecteer aan de linkerkant een organisatie-eenheid waarop u de instelling wilt toepassen.
  4. Om de toegang standaard te blokkeren, selecteert u 'Agenttoegang niet toestaan' .
  5. Klik op Opslaan . Als u een organisatie-eenheid hebt gekozen, klikt u op Overschrijven .
Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren, maar worden doorgaans sneller doorgevoerd. Lees meer .

Beheer de toegang tot specifieke stappen voor workflows.

Als beheerder kunt u bepalen welke stappen gebruikers aan hun workflows kunnen toevoegen. Zie voor meer informatie:

Stel in welke bronnen Gemini-stappen kunnen gebruiken.

As an administrator, you can control the sources which Gemini can search and use to create responses in Workspace Studio flows. This can occur when a flow includes AI-powered steps. The sources which Gemini searches can be data on public websites or any Workspace data a user can access.

Wanneer je een bron blokkeert, zien Studio-gebruikers de bronoptie grijs en niet beschikbaar.

Opmerking: Standaard zijn beide bronopties toegestaan.

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Apps en dan Google Werkruimte en dan Werkruimte Studio .
  2. Klik op Gemini-gegevensbronnen .
  3. Vink het vakje aan voor de bronnen die u door Gemini wilt laten doorzoeken:
  4. Sta Gemini toe om in de werkruimtegegevens te zoeken.

  5. Sta Gemini toe om openbare websites te doorzoeken.

    Als u een optie uitschakelt en dit de workflow van een gebruiker beïnvloedt, ziet de gebruiker een melding in het activiteitenlogboek van Studio .

  6. Klik op Opslaan .