Toegang tot Google-gegevens beheren voor Workspace Studio-flows

Als Google Workspace-beheerder beheert u hoe en wanneer Workspace Studio-flows toegang hebben tot de Google-gegevens van uw organisatie. Met deze instelling kunt u de productiviteit en automatisering van gebruikers in balans brengen met de beveiligings-, nalevings- en privacystandaarden van uw organisatie.

Nieuwe stromen worden standaard uitgevoerd met dezelfde toegangsrechten voor gegevens als de gebruiker die de stromen heeft gemaakt. Dit betekent dat een stroom automatisch Google-gegevens kan lezen, wijzigen en delen namens een gebruiker, zoals bestanden in Drive, e-mails in Gmail en content in Documenten.

Het is om deze redenen belangrijk om de toegang van flows tot gegevens te beheren:

  • Voorkom onbedoelde blootstelling van gegevens: Als u de toegang tot flows beperkt, zorgt u dat agents niet per ongeluk gevoelige of beperkte organisatorische gegevens delen.
  • Beleidshandhaving: U kunt standaard toegangsniveaus instellen voor uw hele organisatie of specifieke organisatie-eenheden targeten om te voldoen aan verordeningen voor gegevensbeheer.
  • AI-gestuurde gegevensbronnen beheren: Voor flows die Gemini AI-stappen gebruiken, kunt u beperken of de AI interne Workspace-gegevens, externe openbare websites of beide mag doorzoeken.
  • Centraal toezicht behouden: In de Google Beheerdersconsole kunt u op één plek de gegevenstoegang voor afzonderlijke stromen die in uw domein zijn gemaakt, controleren, onderbreken of beperken.

Een lijst met alle stromen bekijken en gegevenstoegang beheren

U kunt alle stromen controleren die door gebruikers in uw organisatie zijn gemaakt en zo nodig hun toegang tot Google-gegevens wijzigen of onderbreken. Gebruik de instellingen voor Studio-beheerders om de toegang tot specifieke stappen te blokkeren.

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu en dan Agents en dan Toegangsbeheer voor agents.
  2. Als je de lijst wilt filteren op alleen flows, klik je op Type en dan Studio-flow.
  3. Als u meer informatie over de stroom wilt bekijken, de gegevenstoegang wilt wijzigen, de gegevenstoegang wilt onderbreken of een stroom opnieuw wilt activeren, klikt u op Acties en de bijbehorende optie.
    1. Gegevenstoegang onderbreken: Blokkeert de toegang van de stroom tot Google-gegevens en stopt alle actieve of toekomstige uitvoeringen.
    2. Toegang wijzigen: Blokkeer de toegang of beperk deze tot bepaalde bereiken. De stroom kan nog steeds worden uitgevoerd, maar werkt misschien niet zoals verwacht.

Opmerking: Alleen nieuwe stromen die zijn gemaakt door testers op de toelatingslijst, worden getoond op de pagina Toegangsbeheer voor agenten. Bestaande stromen blijven werken zoals voorheen.

Standaard gegevenstoegang instellen voor flows

Standaard hebben flows toegang tot dezelfde Workspace-gegevens als de maker. U kunt de toegang tot Workspace-gegevens voor flows standaard blokkeren voor uw hele organisatie of een organisatie-eenheid.

Opmerking: Als u de toegang tot Workspace-gegevens blokkeert, worden de meeste flows niet meer uitgevoerd.

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu en dan Agents en dan Instellingen.
  2. Klik op Standaardtoegang voor Studio-flows.
  3. (Optioneel) Selecteer links een organisatie-eenheid waarop je de instelling wilt toepassen.
  4. Als je de toegang standaard wilt blokkeren, selecteer je Toegang voor agents niet toestaan.
  5. Klik op Opslaan. Als u een organisatie-eenheid heeft gekozen, klikt u op Overschrijven.
Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Toegang tot specifieke stappen voor flows beheren

Als beheerder bepaalt u welke stappen gebruikers aan hun stromen kunnen toevoegen. Zie voor informatie:

Instellen welke bronnen Gemini-stappen kunnen gebruiken

Als beheerder kunt u bepalen in welke bronnen Gemini mag zoeken en welke bronnen Gemini mag gebruiken om reacties te maken in Workspace Studio-flows. Dit kan gebeuren als een stroom AI-gestuurde stappen bevat. De bronnen waarin Gemini zoekt, kunnen gegevens op openbare websites zijn of Workspace-gegevens waartoe een gebruiker toegang heeft.

Als u een bron blokkeert, zien Studio-gebruikers de bronoptie grijs en niet beschikbaar.

Opmerking: Beide bronopties zijn standaard toegestaan.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Workspace Studio.
  2. Klik op Gemini-gegevensbronnen.
  3. Vink het vakje aan voor de bronnen waarin je Gemini wilt laten zoeken:
  4. Gemini toestaan om Workspace-gegevens te doorzoeken

  5. Gemini toestaan om op openbare websites te zoeken

    Als u een optie uitzet en dit gevolgen heeft voor de flow van een gebruiker, ziet de gebruiker een melding in het Studio-activiteitenlogboek.

  6. Klik op Opslaan.