הגדרת התראות על פעילות ב-Workspace Studio

אדמינים יכולים לקבל התראות על פעילות של תהליכים ב-Google Workspace Studio, למשל כשתהליכים מופעלים הרבה פעמים או משתמשים בהרבה שלבים מבוססי-AI. אתם יכולים להגדיר התראות במרכז ההתראות של Workspace ולקבל הודעות באימייל או במסוף Admin.

בדף הזה מוסבר איך מגדירים 2 התראות נפוצות.

דוגמה 1: קבלת התראות על פעילות גבוהה בתהליך

אפשר להגדיר כלל פעילות כדי להודיע לאדמינים אם הפעלת זרימה מתבצעת מספר רב של פעמים בפרק זמן קצר. ההתראות האלה עוזרות לכם לזהות במהירות לולאות פוטנציאליות, בעיות בהגדרות או בעיות שקשורות לניצול נפח האחסון.

בדוגמה הזו מוסבר איך ליצור כלל פעילות ששולח התראה כשהאירוע 'התחלת הפעלה' מתרחש יותר מ-100 פעמים בשעה אחת.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז כללים.

  2. בחלק העליון של טבלת הכללים, לוחצים על יצירת כלל ואז פעילות.
  3. מזינים שם כלל, למשל 'פעילות גבוהה של רצף פעולות ב-Workspace Studio'.
  4. (אופציונלי) מזינים תיאור, למשל 'התראה אם תהליכי העבודה מופעלים יותר מ-100 פעמים בשעה'.
  5. לוחצים על המשך.
  6. לוחצים על מקור נתונים ובוחרים באפשרות אירועים ביומן של Workspace Studio. אם האפשרות הזו לא מופיעה, צריך לוודא שיש לכם מהדורה נתמכת והרשאות לצפייה ביומני האירועים של Workspace Studio.
  7. מוסיפים תנאי עם הערכים הבאים:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות אירוע.
    • אופרטור: משאירים את האופרטור Is (הוא).
    • ערך: בוחרים באפשרות הפעלת הריצה.
  8. לוחצים על המשך.
  9. בקטע Action and notification, בוחרים באפשרות If the event frequency meets a specific threshold.
  10. מגדירים את ערכי סף התדירות:
    • ספירה: מזינים 100.
    • תקופה: בוחרים באפשרות שעה אחת.
    • התנאי מוגדר כ'יותר מ-100 פעמים בשעה אחת'.
  11. בוחרים לאן לשלוח את ההתראות ובוחרים רמת חומרה.
  12. לוחצים על המשך.
  13. בודקים את ההגדרות:
    • מקור: אירועים ביומן של Workspace Studio
    • תנאים: האירוע הוא הפעלת התהליך
    • סף: אם האירוע מתרחש יותר מ-100 פעמים בשעה
    • התראות: מופעל (אם בחרתם לקבל התראות במרכז ההתראות)
    • אימיילים: מופעל (אם בחרתם לשלוח אימיילים)
    • סטטוס הכלל: פעיל
  14. לוחצים על יצירת כלל.

דוגמה 2: קבלת התראות כשהזרימות משתמשות ב-Gemini הרבה

אתם יכולים להגדיר כלל פעילות כדי לשלוח לאדמינים התראה כשמשתמשים בשלב Ask Gemini בתהליכי עבודה ב-Workspace Studio. ההתראות האלה עוזרות לכם לעקוב אחרי התדירות שבה תהליכים משתמשים בשלב הזה שמבוסס על AI.

בדוגמה הזו מוסבר איך ליצור כלל פעילות ששולח התראה כשמשתמשים בשלבים האלה מבוססי ה-AI יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז כללים.

  2. בחלק העליון של טבלת הכללים, לוחצים על יצירת כלל ואז פעילות.
  3. מזינים שם כלל, כמו "התראה על שאלה ל-Gemini ב-Workspace Studio".
  4. (אופציונלי) מזינים תיאור, למשל "התראה אם נעשה שימוש ב-Gemini יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות בתהליכי עבודה".
  5. לוחצים על המשך.
  6. לוחצים על מקור נתונים ובוחרים באפשרות אירועים ביומן של Workspace Studio. אם האפשרות הזו לא מופיעה, צריך לוודא שיש לכם מהדורה נתמכת והרשאות לצפייה ביומני האירועים של Workspace Studio.
  7. מוסיפים תנאי עם הערכים הבאים:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות אירוע.
    • אופרטור: משאירים את האופרטור Is (הוא).
    • ערך: בוחרים באפשרות שלב התחלה.
  8. לוחצים על הוספת תנאי ומגדירים עוד תנאי באופן הבא:
    • מאפיין: בוחרים באפשרות שם השלב.
    • אופרטור: בוחרים באפשרות מכיל.
    • ערך: מזינים 'יש לך שאלה ל-Gemini?'.
  9. לוחצים על המשך.
  10. בוחרים לאן לשלוח את ההתראות ובוחרים רמת חומרה.
  11. לוחצים על המשך.
  12. בודקים את ההגדרות:
    • מקור: אירועים ביומן של Workspace Studio
    • תנאים: האירוע הוא שלב התחלה וגם שם השלב מכיל Ask Gemini
    • ערך סף: אם האירוע מתרחש יותר מ-1,000 פעמים ב-24 שעות
    • התראות: מופעל (אם בחרתם לקבל התראות במרכז ההתראות)
    • אימיילים: מופעל (אם בחרתם לשלוח אימיילים)
    • סטטוס הכלל: פעיל
  13. לוחצים על יצירת כלל.