הפסקה של רצף אוטומטי ב-Workspace Studio כאדמין

בעזרת Google Workspace Studio, אנשים בארגון יכולים ליצור רצפי פעולות כדי להפוך את העבודה לאוטומטית ב-Workspace ובשירותי צד שלישי שהם מורשים להתחבר אליהם. התהליכים האלה יכולים לשפר את הפרודוקטיביות של אנשים באמצעות אוטומציה של משימות שגרתיות, אבל לפעמים הם פועלים בדרכים לא צפויות או לא רצויות.

בדרך כלל מגלים פעילות לא רצויה בתהליך העבודה באמצעות דוחות ממשתמשים או ביומני האירועים של Workspace, למשל:

• פעילות בתדירות גבוהה – לדוגמה, יותר הודעות שנשלחו ב-Gmail או ב-Google Chat, או יותר שינויים בקובץ, או יותר קבצים שנוצרו מהרגיל או יותר ממה שאדם יכול ליצור. טיפ: בהודעות בצ'אט שנשלחות על ידי תהליכי עבודה ב-Studio מופיע צ'יפ ליד השם של השולח שמציין שההודעה נשלחה על ידי תהליך עבודה ב-Studio.
• פעילות לא רצויה שמתרחשת בלוח זמנים קבוע – לדוגמה, היא יכולה לחזור על עצמה בערך כל שעה בכל שעות היום. הערה: יש בתהליכי העבודה מנגנון מובנה של השהיה, כך שהמרווח לא תמיד יהיה זהה בכל חזרה.

כדי לעצור תהליך, קודם צריך לזהות איזה תהליך גורם לבעיה, ואז לשלוח בקשה לתמיכה כדי לעצור אותו.

שלב 1: זיהוי התהליך שגורם לבעיה

1. כדי לחפש ביומנים של Studio באמצעות הכלי לביקורת וחקירה או הכלי לחקירת אבטחה, פועלים לפי ההוראות במאמר בנושא אירועים ביומן של Workspace Studio. אפשר לנסות את מסנני המאפיינים הבאים:

   1. שחקן – מוגדר ככתובת האימייל של המשתמש.
   2. אירוע – אם אתם יודעים מתי הבעיה התרחשה, סננו לפי השלמת השלב וחפשו שלב שהסתיים בערך באותו הזמן. אפשר גם לסנן לפי אפליקציית השלב אם אתם יודעים שהפעילות התרחשה ב-Gmail, ב-Chat או באפליקציית Workspace אחרת.

2. כשמוצאים את הזרימה, ברשימת התוצאות, רושמים את מזהה הזרימה.

שלב 2: עצירת התהליך של משתמש

1. פונים לתמיכה של Google Workspace עם מזהה הזרימה שרוצים לעצור. התמיכה תפסיק את רצף הפעולות בשבילכם.

2. אם אתם צריכים להפסיק זרימה באופן מיידי ולא יכולים לחכות לתמיכה, אתם יכולים להפסיק את כל הזרימות של הבעלים.

   חשוב: השלבים האלה משביתים את כל התהליכים של המשתמש. לפני שממשיכים, חשוב לוודא שאין להם תהליכי עבודה קריטיים לעסק.

   1. הוספת יחידה ארגונית מגדירים את היחידה הארגונית הנוכחית של המשתמש כיחידה הארגונית ברמה העליונה.
   2. מעבירים את המשתמש ליחידה הארגונית החדשה.

   3. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.

      מעבר ל-Workspace Studio

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

   4. לוחצים על סטטוס השירות.
   5. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית החדשה.
   6. משנים את סטטוס השירות למושבת.
   7. לוחצים על שינוי מברירת המחדל.
   8. אחרי שהתמיכה תפסיק את התהליך, תוכלו להעביר את המשתמש בחזרה ליחידה הארגונית המקורית שלו כדי שיוכל להשתמש שוב ב-Workspace Studio. רצף הפעולות יישאר מושבת עד שהמשתמש יפעיל אותו מחדש.