Las apps de acceso anticipado son servicios y productos desarrollados por los equipos de Google que aún no son servicios adicionales o principales de Google Workspace. Con el parámetro de configuración de las apps de Acceso anticipado, tienes la opción de hacer que estos productos y servicios estén disponibles para las personas de tu organización.
Algunas apps de acceso anticipado evolucionan hasta convertirse en un servicio adicional o principal de Google Workspace. Cuando esto sucede, el nuevo servicio tiene su propia configuración y página del Centro de ayuda, y ya no se administra con el parámetro de configuración de las apps de acceso anticipado.
Controla quién puede usar las apps con acceso anticipado
Como administrador, puedes controlar quién usa las apps de Acceso anticipado:
- Las apps de acceso anticipado están desactivadas de forma predeterminada para todas las ediciones.
- El parámetro de configuración te permite activar o desactivar todas las apps de acceso anticipado. No puedes activar o desactivar apps individuales de forma independiente.
- Ediciones de Google Workspace for Education: Los usuarios menores de 18 años no pueden usar las apps de acceso anticipado con sus cuentas de Google Workspace for Education. Esto se aplica incluso cuando el parámetro de configuración de las apps de acceso anticipado está activado. Para obtener más información, consulta Cómo controlar el acceso a los servicios de Google según la edad.
- El acceso de las apps de acceso anticipado a los servicios principales también está desactivado de forma predeterminada.
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Servicios adicionales de Google.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
En la lista de todos los servicios, desplázate hasta Early Access Apps y haz clic en él. Se abrirá la página Configuración de las apps con acceso anticipado.
En la página Configuración de las apps en acceso anticipado, haz clic en Estado del servicio.
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Para activar o desactivar un servicio para todas las personas de tu organización, haz clic en Activado para todos o Desactivado para todos y, luego, en Guardar.
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(Opcional) Si deseas activar o desactivar un servicio para una unidad organizativa, sigue estos pasos:
- Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
- Elige una opción:
- Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia el parámetro superior, haz clic en Anular.
- Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.
Obtén más información sobre la estructura organizativa.
- (Opcional) Si quieres activar un servicio para un conjunto de usuarios de una misma unidad organizativa o de varias, selecciona un grupo de acceso. Para obtener más detalles, consulta Personaliza el acceso a los servicios con grupos de acceso.
Administra el acceso de las apps de Acceso anticipado a los servicios principales
Cuando se activan las apps de acceso anticipado, tienen el acceso mínimo a los datos de Google Workspace que se requiere para funcionar. Es posible que este acceso no sea suficiente para admitir todas las funciones de las apps.
Para permitir que las apps de acceso anticipado accedan a los servicios principales de Google Workspace (para que puedan realizar acciones como exportar a Gmail y guardar en Google Drive), puedes activar los permisos de acceso a los datos principales para todos o algunos usuarios de tu organización.
Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Servicios adicionales de Google.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- En la lista de todos los servicios, desplázate hasta Apps de acceso anticipado y haz clic en él. Se abrirá la página Configuración de las apps con acceso anticipado.
- En la página Configuración de las apps en acceso anticipado, haz clic en Permisos de acceso a datos principales.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Haz clic en Permitir que los usuarios de tu organización accedan a los datos de Google Workspace y de los clientes con las apps de acceso anticipado.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).
Cuando una app de acceso anticipado tiene su propio control de activación y desactivación
Google anunciará cuando se programe el cierre de una app de acceso anticipado o cuando evolucione para convertirse en un servicio de Google. Si una app de acceso anticipado se convierte en un servicio de Google, ocurrirá lo siguiente:
- El servicio se activa automáticamente para los usuarios en cualquiera de las siguientes condiciones:
- La preferencia para los productos nuevos está establecida en Activado cuando se lanza (Consola del administrador > Cuenta > Configuración de la cuenta > Preferencias).
- El estado del servicio está configurado como Activado para todos (Consola del administrador > Apps > Servicios adicionales de Google > Early Access Apps).
- Para desactivar automáticamente la app cuando se convierte en un servicio, se deben desactivar tanto la preferencia de productos nuevos como el parámetro de configuración del estado del servicio.
- Una vez que el servicio se convierta en un servicio adicional de Google, podrás administrar el acceso a través de su configuración de estado del servicio en la Consola del administrador.