אם הגדרתם כללי שמירה או החזקות לצורך משפטי על הנתונים שלכם ב-Google Workspace באמצעות Google Vault, הארגון שלכם עלול לאבד נתונים כשתעברו למהדורה אחרת של Google Workspace. הנתונים לא מוגנים בתרחישים הבאים:
- אתם עוברים למהדורה שלא כוללת את Vault. כאן אפשר למצוא רשימה של המהדורות הנתמכות.
- אתם עוברים למהדורה שלא כוללת שירות שנתמך ב-Vault.
- אתם עוברים ממהדורה שכוללת רישיון ל-Vault למהדורה שיש בה רישיונות לתוספים של Vault.
- אתם מבטלים את המינוי ל-Google Workspace לגמרי.
איך בודקים אם יש כללי שמירה או החזקות לצורך משפטי על נתונים
בארגונים גדולים, כדאי לבקש מהצוותים המשפטיים והתפעוליים לבדוק אם הם הגדירו כללי שמירה או העבירו נתונים להחזקה לצורך משפטי.
בארגונים קטנים, אם אף פעם לא הגדרתם שום דבר ב-Vault, אתם יכולים לדלג על השלבים האלה. אם אתם לא בטוחים, בדקו את ההגדרות של Vault:
- עוברים לאתר https://vault.google.com ונכנסים דרך חשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace.
- לוחצים על דוחות.
- לוחצים על החזקות דומיין, החזקות משתמשים והחזקות קבוצות. אם באחד מהדפים האלה מופיעות החזקות לצורך משפטי, צריך לפעול לפי ההוראות שבהמשך כדי לייצא את הנתונים של הארגון.
- לוחצים על סמל התפריט
שמירה. - בדף כללי ברירת מחדל, מוודאים שכל הערכים הם אין ברירת מחדל לשמירה או לא הוגדר. אם בכללי ברירת המחדל יש ערכים אחרים, צריך לפעול לפי ההוראות הבאות כדי לייצא את הנתונים של הארגון.
- לוחצים על כללי שמירה בהתאמה אישית. אם מוגדרים כללי שמירה מותאמים אישית, צריך לפעול לפי ההוראות שבהמשך כדי לייצא את הנתונים של הארגון.
מה קורה כשעוברים לתוכנית אחרת או מבטלים את התוכנית
כשעוברים למינוי אחר או מבטלים את המינוי:
כל כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי מושבתים – בלי ההגנה של כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי, הנתונים של המשתמשים או האדמינים כפופים לתהליכי מחיקה רגילים. נתונים שנמחקו לפני יותר מ-30 יום יכולים להימחק באופן סופי ומיידי מכל המערכות של Google. אי אפשר לשחזר נתונים שנמחקו לצמיתות.
ההגדרות שלכם ב-Vault נמחקות – 30 יום אחרי שעוברים למהדורה שלא כוללת את Vault או מבטלים את המינוי, כל כללי השמירה, העניינים וההחזקות לצורך משפטי נמחקים. אם תקנו שוב את Vault אחרי יותר מ-30 יום מהמועד שבו עברתם או ביטלתם, תצטרכו להגדיר אותו כאילו אתם לקוחות חדשים.
נתוני הביקורת שלכם ב-Vault נמחקים – כ-30 יום אחרי שעוברים למהדורה שלא כוללת את Vault או מבטלים את המינוי, נתוני הביקורת נמחקים. נתוני הביקורת הם יומן של כל הפעולות שבוצעו על ידי משתמשי Vault, כמו חיפוש נתונים והגדרת כללי שמירה.
לפני שעוברים או מבטלים
- מייצאים את הנתונים של הארגון באמצעות הכלי לייצוא נתונים. הייצוא כולל נתונים שנמחקו אבל נשמרו על ידי כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי ב-Vault.
- מייצאים את נתוני הביקורת של הארגון ב-Vault מדוח הביקורת של Vault.
- מחליטים אם צריך להטמיע בארגון שמירה של הודעות אימייל והודעות צ'אט.
- אם אתם עוברים למהדורה שיש בה רישיון לתוסף Vault, צריך להקצות גם את רישיון התוסף של Vault וגם את המק"ט הנמוך יותר של Workspace לפני שמבטלים את ההקצאה של הרישיון הישן. אחרת, אתם עלולים לאבד נתונים כי שדרגתם לאחור למהדורה שלא כוללת רישיון ל-Vault.
אתם לא יכולים לשמור את ההגדרות של Vault, כולל כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי. עם זאת, אם תקנו שוב את Vault תוך 30 יום, ההגדרות ונתוני הביקורת של Vault ישוחזרו.
תמיכה במהדורות
| רישיונות ל-Vault כלולים | רישיונות לתוסף Vault זמינים |
|---|---|
|
כדי לקבל מידע על המהדורות התואמות, פנו למחלקת המכירות של Google. |