אם הגדרתם כללי שמירה או החזקות לצורך משפטי על הנתונים שלכם ב-Google Workspace באמצעות Google Vault, הארגון שלכם עלול לאבד נתונים כשאתם משנים את מהדורת Google Workspace. הנתונים לא מוגנים בתרחישים הבאים:
- עוברים למהדורה שלא כוללת את Vault. רשימת המהדורות הנתמכות מופיעה בקטע תמיכה במהדורות בדף הזה.
- עוברים למהדורה שלא כוללת שירות שנתמך על ידי Vault.
- אתם עוברים ממהדורה שכוללת רישיון ל-Vault למהדורה שבה יש רישיונות לתוסף Vault.
- אתם מבטלים את המינוי ל-Google Workspace לחלוטין.
איך בודקים אם יש כללי שמירה או החזקה לצורך משפטי על נתונים
בארגונים גדולים, כדאי לבקש מהצוותים המשפטיים וצוותי התפעול העסקי לבדוק אם הם הגדירו כללי שמירה או שהם העבירו נתונים להמתנה.
בארגונים קטנים, אפשר לדלג על השלבים האלה אם אף פעם לא הגדרתם כלום ב-Vault. אם אתם לא בטוחים, כדאי לבדוק את ההגדרות של Vault:
- עוברים אל https://vault.google.com ונכנסים באמצעות חשבון סופר-אדמין ב-Google Workspace.
- לוחצים על דוחות.
- לוחצים על החזקות דומיין, החזקות משתמשים והחזקות קבוצות. אם באחד מהדפים האלה מופיע מידע על השהיות, צריך לפעול לפי ההוראות שבהמשך כדי לייצא את נתוני הארגון.
- לוחצים על סמל התפריט
שמירה. - בדף כללי ברירת מחדל, מוודאים שכל הערכים הם ללא הגדרת ברירת מחדל של תקופת שמירה או לא מוגדר. אם בכללי ברירת המחדל יש ערכים אחרים, צריך לפעול לפי ההוראות שלמטה כדי לייצא את נתוני הארגון.
- לוחצים על כללי שימור מותאמים אישית. אם הגדרתם כללי שמירה מותאמים אישית, עליכם לפעול לפי ההוראות שבהמשך כדי לייצא את נתוני הארגון.
מה קורה כשעוברים לתוכנית אחרת או מבטלים את המינוי
כשעוברים למינוי אחר או מבטלים את המינוי:
כל כללי השמירה וההחזקות מושבתים – בלי ההגנה של כללי השמירה וההחזקות, הנתונים של המשתמשים או האדמינים כפופים לתהליכי המחיקה הרגילים. אפשר למחוק נתונים שנמחקו לפני יותר מ-30 יום באופן מיידי מכל מערכות Google. אי אפשר לשחזר נתונים שנמחקו לצמיתות.
ההגדרות של Vault נמחקות – 30 יום אחרי שאתם עוברים למהדורה שלא כוללת את Vault או מבטלים את המינוי, כל כללי השמירה, העניינים וההקפאות נמחקים. אם תרכשו שוב את Vault יותר מ-30 יום אחרי המעבר או הביטול, תצטרכו להגדיר אותו כאילו אתם לקוחות חדשים.
נתוני הביקורת ב-Vault נמחקים – בערך 30 יום אחרי שאתם עוברים למהדורה שלא כוללת את Vault או מבטלים את המינוי, נתוני הביקורת נמחקים. נתוני ביקורת הם יומן של כל הפעולות שמשתמשי Vault מבצעים, כמו חיפוש נתונים והגדרת כללי שמירה.
לפני שמשנים או מבטלים
- מייצאים את נתוני הארגון באמצעות הכלי לייצוא נתונים. הייצוא כולל נתונים שנמחקו אבל נשמרו על ידי כלל שמירה או החזקה ב-Vault.
- אפשר לייצא את נתוני הביקורת של הארגון ב-Vault מדוח הביקורת של Vault.
- האם צריך להטמיע שמירת הודעות אימייל והודעות צ'אט בארגון?
- אם אתם עוברים למהדורה שיש בה רישיון לתוסף Vault, צריך להקצות גם את הרישיון לתוסף Vault וגם את המק"ט הנמוך יותר של Workspace לפני שמבטלים את ההקצאה של הרישיון הישן. אחרת, אתם עלולים לאבד נתונים כי שדרגתם לאחור למהדורה שלא כוללת רישיון ל-Vault.
אי אפשר לשמור את ההגדרות של Vault, כולל כללי שמירה והחזקה לצורך משפטי. עם זאת, אם תרכשו שוב את Vault תוך 30 יום, ההגדרות ונתוני הביקורת של Vault ישוחזרו.
תמיכה במהדורה
| רישיונות ל-Vault כלולים | רישיונות זמינים לתוסף Vault |
|---|---|
|
למידע על מהדורות תואמות, פנו למחלקת המכירות של Google. |