אדמינים יכולים להגדיר תור שיחות בקבוצות החיוג ב-Google Voice. בתור השיחות, כשכל החברים בקבוצת החיוג תפוסים, המתקשרים מועברים אוטומטית להמתנה עד שמישהו יהיה זמין. אפשר להתאים אישית את:
- קטעי האודיו וההודעות שמושמעים בזמן שהמתקשרים ממתינים
- מספר מקסימלי של מתקשרים וזמן המתנה בתור
- ההודעה שמושמעת כשהתור מלא
- הפעולה שמופעלת אם השיחה לא נענתה במסגרת זמן ההמתנה המקסימלי
- זמן סגירת קצוות לפני שחבר בקבוצת חיוג מקבל את השיחה הבאה
הפעלת תור שיחות בקבוצת חיוג
לפני שמתחילים: אם רוצים שהמתקשרים ישמעו הודעת פתיחה לפני שהם מצורפים לתור השיחות, אפשר ליצור מערכת נפרדת לניתוב שיחות שתשמיע הודעת פתיחה ואז תעביר את השיחה לקבוצת החיוג. מידע נוסף זמין במאמר בנושא הגדרת מערכת לניתוב שיחות ב-Voice לארגון.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Google Voice.נדרשת הרשאת אדמין ב-Google Voice.
- לוחצים על קבוצות חיוג קבוצת החיוג שרוצים לשנות.
- לוחצים על הגדרה.
- נכנסים אל ניתוב שיחות ומסמנים את התיבה תור שיחות.
- בקטע כמה מתקשרים יכולים לחכות בתור?, בוחרים את המספר המקסימלי של מתקשרים שיוכלו לחכות בתור לשיחה.
- בקטע ההודעה שתושמע כשהתור מלא, מוסיפים הודעה מותאמת אישית שהמתקשרים ישמעו אם מספר הממתינים בתור יגיע למקסימום. דוגמה: כל הנציגים שלנו עסוקים בפניות אחרות. אפשר להתקשר שוב מאוחר יותר.
- בקטע זמן המתנה מקסימלי בתור, בוחרים את הזמן המקסימלי שבו המתקשרים ימתינו בתור.
בקטע איזה אודיו יושמע בזמן ההמתנה?, מוסיפים הודעת פתיחה או מוזיקה שרוצים שהמתקשרים ישמעו בזמן ההמתנה.
האודיו יופעל בלופ. אפשר להוסיף כמה קובצי אודיו (הודעות פתיחה ומוזיקה) שרוצים.
בקטע זמן סגירת קצוות לאחר שיחה, בוחרים את משך הזמן שיש לחברים בקבוצת החיוג לפני שנכנסת להם השיחה הבאה.
בקטע הגדרת משך הזמן שיש לכל חבר בקבוצת החיוג לענות לשיחה, בוחרים כמה זמן כל טלפון יצלצל לפני שהשיחה תעבור לחבר הבא בקבוצת החיוג.
בקטע מה עושים עם שיחות שלא נענו?, בוחרים מה יקרה אחרי שזמן ההמתנה המקסימלי לשיחה הסתיים.
לוחצים על שמירה.
טיפ: מומלץ לבדוק את ההגדרות האלה מדי פעם. כדאי לנסות זמני המתנה שונים ומרווחי זמן שונים בין ההודעות כדי למצוא את האיזון הנכון למתקשרים.
נושאים קשורים (לחברים בקבוצת החיוג)
אם חברים בקבוצת החיוג צריכים הפסקה, הם יכולים להשתמש בהגדרות "נא לא להפריע" והשיחות יופנו לחברים אחרים בקבוצה. מידע נוסף זמין במאמר ניהול הזמינות לקבלת שיחות ב-Google Voice.