אנשים שלא משתמשים ביומן Google או שאין להם חשבון Google יכולים להזמין משאבים של Google Workspace בארגון, כמו חדרי ישיבות או ציוד. התכונה הזו מאפשרת למשתמשים חיצוניים (לדוגמה, אנשים שמשתמשים ב-Microsoft Outlook) "להזמין" את המשאבים שלכם לפגישות שלהם, בדיוק כמו שהם מזמינים אורחים אחרים.
הגדרת הרשאות להזמנה למשתמשים בלי חשבון Google
אתם יכולים להגדיר אילו משתמשים שאין להם חשבון Google יוכלו להזמין את המשאבים של הארגון.
הגדרות השיתוף של יומן המשאב קובעות אילו משתמשי Google יכולים להזמין את המשאב. אתם יכולים לנהל את היכולת של משתמשים חיצוניים להזמין משאבים במסוף Google Admin.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי בניינים ומשאבים סקירה כללית.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.
- בקטע ניהול משאבים, לוחצים על פתיחה.
- בדף משאבים, לוחצים על המשאב שרוצים להגדיר. לחלופין, כדי להגדיר כמה משאבים בבת אחת, בוחרים את השורות המתאימות ולוחצים על עריכה.
- לוחצים על הרשאות להזמנה למשתמשים בלי חשבון Google.
- (אופציונלי) כדי להסיר הרשאות, מסמנים את התיבה של משתמש או דומיין אחד או יותר, ואז לוחצים על הסרה.
לוחצים על הוספת משתמשים בלי חשבון Google ומזינים את כתובות האימייל או את שמות הדומיין של המשתמשים החיצוניים שרוצים לאפשר להם להזמין את המשאב.
הערה: אפשר לתת הרשאה להזמנת משאב לכתובות אימייל חיצוניות ספציפיות או לדומיינים חיצוניים שלמים. המערכת מזהה תת-דומיינים רק אם הם זהים בדיוק.
לוחצים על הוספה.
משתמשים ב-Microsoft Exchange יכולים להשתמש בשיתוף וסנכרון יומנים כדי לחפש משאבים ב-Workspace לפי שם ולראות את הזמינות שלהם. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא איך מאפשרים למשתמשי Exchange להזמין משאבים ב-Workspace.
הזמנת משאב בתור משתמש בלי חשבון Google
משתמשים שאין להם חשבון Google יכולים להזמין משאב ב-Workspace על ידי הוספתו לרשימת המשתתפים של אירוע במערכת היומן שלהם. אם למשתמש יש הרשאה להזמין, המשאב מאשר את ההזמנה באימייל. אם למשתמש אין הרשאה לבצע הזמנה, הוא מקבל על כך הודעה באימייל.
אדמינים יכולים למצוא את כתובת האימייל של המשאב בקטע ניהול משאבים במסוף Admin. אם אתם משתמשים ב-שיתוף וסנכרון יומנים עם Exchange, ודאו שהוא מוגדר והוספתם אנשי קשר באימייל (עם שמות ידידותיים למשתמש) למשאבים של Workspace ב-Exchange. משתמשי Exchange יכולים לחפש לפי שם המשאב הידידותי למשתמש ולראות את הזמינות של המשאב לפני ההזמנה.
טיפ: כדי לוודא שהזמנת חדר הישיבות אושרה, צריך לוודא שמארגן האירוע קיבל את אישור ההזמנה באימייל. יכול להיות שהסטטוס של אישור ההשתתפות של משאב ביומן של המשתתף לא ישקף את סטטוס ההזמנה הנוכחי.