איך מאשרים או דוחים בקשות להזמנת חדרים ומשאבים ביומן

יכול להיות שתרצו להגדיר בארגון מנהל משאבים שיוכל לאשר או לדחות בקשות לשימוש במשאבים. לדוגמה, מנהל משאבים יכול לוודא שחדר מסוים יוזמן רק על ידי מדריכים בכיתה בשעות הבוקר.

הגדרת מנהל משאבים

מנהל המשאבים לא חייב להיות אדמין, אבל כדי להגדיר את זה, אתם צריכים להיות אדמינים עם הרשאות סופר-אדמין.

1. נכנסים ליומן Google כאדמינים.
2. משתפים את המשאב עם הארגון או עם אנשים ספציפיים שמורשים להזמין אותו.
3. משתפים את המשאב עם מנהל המשאבים. נותנים למנהל המשאבים את ההרשאה לבצע שינויים ולנהל את השיתוף.
4. בכרטיסייה פרטי היומן של המשאב, מגדירים את האפשרות אישור אוטומטי של הזמנות להוספה אוטומטית של כל ההזמנות ליומן הזה.
5. כמנהלי המשאבים, אתם יכולים לקבל התראות על משאבים.

עכשיו, כשמשתמש קובע אירוע עם המשאב, מנהל המשאב מקבל התראה ויכול לאשר או לדחות את האירוע בשם המשאב.

אישור או דחייה של אירועים במשאב

1. אם עדיין לא עשיתם את זה, הגדירו מנהל משאבים כמו שמתואר למעלה.
2. כמנהלי המשאב, כשאתם מקבלים אימייל עם הכותרת "אירוע חדש", אתם יכולים ללחוץ על פרטים נוספים כדי לעבור לאירוע.
   
   טיפ: אם הוזמנתם לאירוע באופן אישי, תקבלו גם הודעת "הזמנה" לעצמכם וגם הודעת "אירוע חדש" למשאב. חשוב להשיב בשמכם ובנפרד בשם המשאב.
   
3. כדי לאשר את הזמנת האירוע, לאשר אותו באופן זמני או להסיר את המשאב מהאירוע, לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:
   • כן
   • אולי
   • לא

הצגת כל האירועים של משאב מסוים

1. נכנסים ליומן Google.
2. בוחרים את המשאב ברשימת היומנים שמימין. אם אתם אדמינים, המשאב יופיע ברשימה היומנים שלי. אחרת, הוא יופיע ביומנים אחרים אחרי שתגדירו קבלת התראות על משאבים.