איך משתפים יומני חדרים ומשאבים

כשיוצרים משאב לתזמון ביומן Google, כמו חדר ישיבות או רכב חברה, נוצר יומן למשאב הזה. אחרי זה המשתמשים יכולים להוסיף את המשאב לאירועים ביומן כדי להזמין אותו. כשמשתמשים מזמינים את המשאב, ביומן של המשאב נוצר אירוע בהתאם.

לפני שמתחילים

כדי לשתף משאבים, קודם צריך להוסיף אותם לרשימה היומנים שלי. כדי להוסיף משאבים לרשימה 'היומנים שלי', צריך להיות לכם חשבון אדמין עם הרשאות ניהול של היומן.

1. אם המשאב שרוצים לנהל עדיין לא קיים ביומן, צריך ליצור אותו.
2. נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.
3. מימין, ליד יומנים אחרים, לוחצים על סמל ההוספה רשימת המשאבים.
4. לוחצים על המבנה או המיקום של המשאב.
5. כדי להוסיף את המשאב לרשימה היומנים שלי, מסמנים את התיבה שלידו.

שיתוף של משאב

כשמשתפים משאב, המשתמשים יכולים להוסיף אותו לרשימה יומנים אחרים כדי לבדוק את הזמינות שלו, להזמין אותו לאירועים ולקבל התראות לגביו. אבל הם לא יכולים לערוך אותו.

1. נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.
2. ברשימה היומנים שלי, מציבים את הסמן מעל המשאב ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.

3. בוחרים איך לשתף את המשאב.

   • בהגדרות של היומן המשותף יש שני סוגים של הרשאות: הרשאות גישה לאירועים והרשאות שיתוף עם אנשים ספציפיים. אם תשתפו את היומן עם אנשים ספציפיים, ההרשאה הרחבה יותר מבין שני הסוגים תחול.

     לדוגמה, אם בוחרים באפשרות שיתוף באופן גלוי כולם ולוחצים על לראות את כל הפרטים של האירועים, וגם משתפים את היומן עם מישהו ספציפי ולוחצים על הצגת מועדים פנויים/לא פנויים בלבד, המשתמש הזה עדיין יכול לראות את הפרטים של כל האירועים.

   • כדי לשתף את היומן עם כל מי שבארגון, בקטע הרשאות גישה לאירועים:

     1. מסמנים את התיבה שיתוף בארגון שלך.
     2. בצד שמאל, לוחצים על החץ למטה ובוחרים אחת מהאפשרויות. פרטים נוספים על הרשאות למשאבים מופיעים בהמשך הדף הזה.

   • אם לא מגדירים למשאב חדש אפשרות לשיתוף פנימי, הוא מקבל בירושה את אפשרות השיתוף שמוגדרת כברירת מחדל ליומנים משניים בארגון. כדי לשתף את היומן עם אנשים ספציפיים או עם קבוצה ב-Google, בקטע שיתוף עם אנשים ספציפיים:

     1. לוחצים על הוספת משתתפים.
     2. מוסיפים את כתובות האימייל של האנשים או הקבוצות שרוצים לשתף איתם את המשאב.
     3. בקטע הרשאות, לוחצים על החץ למטה ובוחרים אפשרות. פרטים נוספים על הרשאות למשאבים מופיעים בהמשך הדף הזה.
     4. לוחצים על שליחה.

4. מוודאים שהמשתמשים יכולים להזמין את המשאב. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא בדיקה של משאבים לתזמון ביומן.

5. מודיעים למשתמשים שהם יכולים להוסיף את המשאב לאירועים.

6. (אופציונלי) מבצעים את ההוראות בקטע איך קובעים את אופן התגובה של משאבים להזמנות.

מידע על הרשאות למשאבים

כשמשתפים משאב, אתם קובעים איך המשתמשים רואים את האירועים שהמשאב הזה נוסף אליהם ואם הם יכולים להוסיף או לערוך אירועים.

• לראות רק את המצב "פנוי/עסוק" (הפרטים יוסתרו): המשתמשים יכולים להזמין את המשאב כשהם יוצרים או משנים אירועים ביומנים האישיים שלהם. הם לא יכולים לראות את השמות או את הפרטים של האירועים ביומן של המשאב. אם לא מאפשרים בארגון להזמין משאבים לפי מצב פנוי/עסוק, צריך לשתף את המשאב אחרי שמגדירים לו את ההרשאה לראות את כל הפרטים של האירועים לפחות. אחרת, המשתמשים ינסו להזמין את המשאב והוא לא יהיה זמין.
• לראות את כל הפרטים של האירועים: המשתמשים יכולים להזמין את המשאב ולראות את פרטי האירועים כשהם יוצרים או מבצעים שינויים באירועים ביומנים האישיים שלהם. מארגן האירוע יכול לבצע שינויים באירוע ביומן האישי שלו, אבל הוא לא יכול לשנות אירועים ביומן של המשאב ישירות או לשנות אירועים של משתמשים אחרים.
• לשנות אירועים: המשתמשים יכולים לראות את פרטי האירועים, כולל פרטים של אירועים פרטיים. הם יכולים לבצע שינויים בכל האירועים. האפשרות הזו זמינה רק כשמשתפים את המשאב עם אנשים ספציפיים, ולא עם כל הארגון.
• לבצע שינויים ולנהל את השיתוף: המשתמשים יכולים לראות את פרטי האירועים, כולל פרטים של אירועים פרטיים. הם יכולים לבצע שינויים בכל האירועים. הם יכולים גם לשנות את הרשאות השיתוף. האפשרות הזו זמינה רק כשמשתפים את המשאב עם אנשים ספציפיים.
• אישור אוטומטי של ההזמנות: אתם יכולים לאפשר למשתמשים להזמין משאבים שאין חפיפה עם הזמינות שלהם. ההגדרה הזו גם מונעת ממשתמשים לא מורשים להזמין משאבים. אפשרות אחרת: אתם יכולים לאפשר למשתמשים להזמין משאבים בלי קשר לזמינות או להרשאות שלהם.

איך קובעים את אופן התגובה של משאבים להזמנות

1. נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.

2. ברשימה היומנים שלי, מציבים את הסמן מעל המשאב ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות הגדרות ושיתוף.

   כדי לעשות את זה צריכה להיות לכם הרשאה ליומן.

3. כדי לאשר אוטומטית את ההזמנות, בוחרים אפשרות:

   • אישור אוטומטי של הזמנות שלא חופפות: כל ההזמנות של המשאב לאירוע חדש מאושרות אוטומטית אם ביומן שלו אין אירוע אחר שנקבע באותו זמן. אם משאב פנוי ברוב האירועים בסדרה של אירועים חוזרים אבל לא בכולם, ההזמנה של המשאב מאושרת בכל המועדים הפנויים ונדחית במועדים שהוא לא פנוי בהם. למארגן האירוע נשלח אימייל אחד על כל מועד שנדחה. אם יש יותר מדי התנגשויות של אירועים ביומן של המשאב, כל סדרת האירועים החוזרים נדחית ונשלח אימייל אחד. בנוסף, נדחות כל הזמנות של המשאב ממשתמשים שאין להם את ההרשאות הנדרשות למשאב.

     הערה: הזמנות של המשאב לאירועים חוזרים מאושרות רק אם בסדרת האירועים יש עד חמישה אירועים חופפים ואם כמות האירועים החופפים היא פחות משליש ממספר האירועים הכולל בסדרה.

   • הוספה אוטומטית של כל ההזמנות ליומן הזה: כל ההזמנות מופיעות ביומן של המשאב, גם אם חלק מההזמנות הן לאירועים שקורים באותו זמן. כדי לוודא שהמשאב זמין כשאתם צריכים אותו, בודקים מראש את הזמינות שלו. אם מופיע ביומן קו חוצה, זה אומר שהמשאב כבר מוזמן. אם מפעילים את ההגדרה הזו, יכול להיות שמשתמשים שאין להם את ההרשאות שנדרשות יוכלו להזמין ולהשתמש במשאבים, אבל עדיין לא יוכלו להירשם אליהם או לראות את הפרטים שלהם.

נושאים קשורים

• הגדרת אפשרויות שיתוף ביומן
• שיתוף היומן עם אנשים אחרים