המהדורה שבה התכונה הזו נתמכת: Enterprise Plus עם התוספים Assured Controls ו-Assured Controls Plus. כדי להשתמש בתכונה הזו, צריך הרשאות קריאה וכתיבה בארכיון של צד שלישי.
אדמינים יכולים להגדיר פתרון של צד שלישי כדי לשמור בארכיון אירועים ביומן Google והפרטים שלהם כארכיונים של Journal באימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:
- עמידה בדרישות של FINRA ושל תקנות אחרות בנושא שירותים פיננסיים בנוגע לאחסון אלקטרוני, כולל כלל SEC 17a-4. מידע נוסף זמין במדריך להגדרת FINRA ב-Google Workspace.
- להמשיך להשתמש בפתרון ארכיון של צד שלישי כדי לעמוד בדרישות של ניהול רשומות, פיקוח או מעקב ופיקוח.
לפני שמתחילים
- פתרון הארכיון של הצד השלישי צריך לתמוך בהעברת הודעות באמצעות חיבור SMTP דרך Transport Layer Security (TLS). TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין את האימייל כדי להגן על הפרטיות שלו. אם תנסו לשלוח הודעות יומן לפתרון ארכיון של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יימסרו. מידע נוסף זמין במאמר שליחת אימיילים דרך חיבור TLS מאובטח.
- קבלת אישור ממספר משתמשים – אם האפשרות הזו מופעלת בארגון שלכם, כל שינוי בהגדרת הארכיון של צד שלישי, כמו השבתת התכונה או שינוי כתובת הארכיון, מחייב אישור של סופר-אדמין אחר. מידע נוסף זמין במאמר קבלת אישור ממספר משתמשים לביצוע פעולות רגישות.
הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי ביומן
לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות בשביל ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace יומן.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
- לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- מסמנים את התיבה הפעלת ארכיון.
- בשדה כתובת יעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
- לוחצים על שמירה.
מה מועבר לארכיון?
כשמפעילים את התכונה הזו, יומן Google מעביר לארכיון את הפעולות הבאות של המשתמשים שנמצאים ביחידה הארגונית או בקבוצה שבה הוגדרה העברה לארכיון של צד שלישי. הנתונים נשלחים כקובץ מצורף רגיל של אימייל בפורמט ICS.
- יצירת אירוע
- עדכון אירוע
- מחיקת אירוע
- כשהאירוע מתחיל
כל סוגי האירועים מועברים לארכיון, כולל אירועים מסוג 'לא בעבודה', 'מיקום עבודה', 'זמן לעצמי' ואירועים פרטיים.
הנתונים בארכיון כוללים את כל פרטי האירוע, כמו השם, התיאור, המשתתפים, התאריך, השעה וכל מידע אחר שמשויך לאירוע.