שילוב בין צ'אט לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals ו-Education Plus. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים להגדיר פתרון צד שלישי כדי לארכב הודעות ב-Google Chat כארכיונים של Journal באימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:

  • עמידה בדרישות לאחסון אלקטרוני, כמו כלל SEC 17a-4
  • המשך שימוש בפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

איך השילוב פועל

כדי לשלב את צ'אט עם פתרון ארכיון של צד שלישי, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות ה-Journal.

  • הארכיון מתחיל לפעול כשמופעלת האפשרות לארכוב לפחות אצל אדם אחד בצ'אט ישיר, בצ'אט קבוצתי או במרחב.
    הערה: רק הודעות ממרחבים שנמצאים בבעלות הארגון שלכם נשמרות בארכיון. הודעות ממרחבים בבעלות של משתמשים חיצוניים לא נשמרות בארכיון.
  • ההעברה לארכיון מסתיימת עד 3 ימים אחרי שהמשתמש האחרון שההעברה לארכיון מופעלת אצלו עוזב את הצ'אט הקבוצתי או המרחב. הודעות בצ'אט שנשלחו אחרי הזמן הזה לא יועברו לארכיון.

חשוב: הפתרון של הצד השלישי להעברת נתונים לארכיון חייב לדרוש שההודעות יועברו דרך חיבור Transport Layer Security‏ (TLS). ‫TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין את האימייל כדי להגן על הפרטיות שלו. אם תנסו לשלוח הודעות יומן לפתרון ארכיון של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יימסרו.

לפני שמתחילים

הודעות במצב מוצפן לא נשמרות בארכיון, ולכן מומלץ:

הגדרה של פתרון העברה לארכיון של צד שלישי

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז  אפליקציות and then Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  4. מסמנים את התיבה מופעלת העברה לארכיון.
  5. בכתובת יעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
  6. בקטע תדירות של העברה לארכיון, מזינים את התדירות שבה רוצים שההודעות יופקו (כל שעה עד 24 שעות).
  7. (אופציונלי) בשדה כותרות בהתאמה אישית, מזינים רשימה של כותרות של הודעות אימייל שמופרדות בפסיקים, שצריכות לשמש לזיהוי ייחודי של הודעות ב-Chat.
  8. לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.