Além de programar reuniões no Google Agenda, os usuários na sua organização podem gerenciar os recursos que as pessoas compartilham. O exemplo mais comum de um recurso é uma sala de reunião. Outros exemplos incluem projetores, automóveis da frota da empresa, escritórios para visitantes, equipamentos para recreação ou qualquer outro recurso que possa ser reservado para uso em alguma ocasião. Você precisa criar recursos no Agenda antes que os usuários possam agendá-los.
Privilégios necessários para gerenciar recursos
Para gerenciar recursos da agenda, você precisa de uma função de administrador com privilégios de gerenciamento em Edifícios e recursos. Esses privilégios estão ativados na função predefinida de administrador de serviços. Você pode usar essa função ou criar uma função de administrador personalizada. Consulte Atribuir funções de administrador a um usuário ou Criar funções de administrador personalizadas para instruções.
Observação: somente superadministradores podem gerenciar recursos de agenda nas próprias agendas antes que esses recursos sejam compartilhados com outros usuários. Pode levar algumas horas para que as alterações na ACL entrem em vigor antes de você poder gerenciar esses recursos.
Tarefas administrativas recomendadas
Criar edifícios, funcionalidades e recursos
A primeira etapa para gerenciar os recursos da Agenda é criá-los. Para recursos criados antes de 17 de outubro de 2017, recomendamos que você mude para recursos estruturados para usar as melhorias mais recentes do Google Agenda.
Adicionar recursos à lista "Minhas agendas"
Para gerenciar um recurso, você precisa adicionar o endereço de e-mail dele à sua lista Minhas agendas. Em seguida, você pode editar, compartilhar ou receber notificações sobre o recurso.
Compartilhar recursos da Agenda
Se você não definir explicitamente a opção de compartilhamento do novo recurso, ele vai herdar a opção de compartilhamento padrão das agendas secundárias da sua organização.
Adicionar recursos a um evento
Depois que os recursos forem criados e compartilhados, você e seus usuários poderão adicioná-los aos eventos da mesma forma que convidam pessoas.
Receber notificações de recursos
Você pode configurar notificações quando:
- um recurso é agendado em um novo evento;
- um evento agendado for alterado ou cancelado;
- pessoas convidadas ou recursos responderem a um evento.
Você também pode solicitar um agendamento diário para o recurso.