Além de programar reuniões no Google Agenda, os usuários na sua organização podem gerenciar os recursos que as pessoas compartilham. O exemplo mais comum de um recurso é uma sala de reunião. Outros exemplos incluem projetores, automóveis da frota da empresa, escritórios para visitantes, equipamentos para recreação ou qualquer outro recurso que possa ser reservado para uso. Você precisa criar recursos no Agenda para que os usuários possam agendá-los.
Privilégios necessários para gerenciar recursos
Para gerenciar recursos no Google Agenda, você precisa ter a função de administrador com os privilégios "Edifícios e recursos" > "Gerenciar", Estes privilégios estão ativados na função predefinida Administrador de serviços. Você pode usar essa função ou criar uma função de administrador personalizada. Veja as instruções em Atribuir funções de administrador a um usuário ou Criar funções personalizadas de administrador.
Observação: só os superadministradores podem gerenciar recursos da própria agenda antes que eles sejam compartilhados com outros usuários. Pode levar algumas horas para as mudanças na lista de controle de acesso entrarem em vigor antes que você possa gerenciar esses recursos.
Tarefas administrativas recomendadas
Criar edifícios, funcionalidades e recursos
Para gerenciar recursos do Agenda, você precisa criá-los primeiro. Se houver recursos criados antes de 17 de outubro de 2017, recomendamos que você adote os recursos estruturados para usar as melhorias mais recentes no Google Agenda.
Adicionar recursos à lista "Minhas agendas"
Para gerenciar um recurso, é necessário adicionar o endereço de e-mail dele à lista Minhas agendas. Depois, você poderá editar, compartilhar ou receber notificações sobre o recurso.
Compartilhar recursos da Agenda
Se você não definir explicitamente a opção de compartilhamento para o novo recurso, ele vai herdar a opção de compartilhamento padrão para agendas secundárias da organização.
Adicionar recursos a um evento
Depois que os recursos forem criados e compartilhados, você e seus usuários poderão adicioná-los aos eventos da mesma forma que convidam participantes.
Receber notificações de recursos
Você pode configurar notificações quando:
- um recurso é agendado em um novo evento;
- um evento agendado for alterado ou cancelado;
- pessoas convidadas ou recursos responderem a um evento.
Também é possível solicitar a programação diária do recurso.