ב-1 במאי 2025 יחולו שינויים במדיניות שמירת הנתונים בצ'אטים ישירים ב-Google Chat.
לפני 1 במאי, מדיניות שמירת הנתונים של צ'אטים ישירים עם גורמים מחוץ לארגון הייתה יכולה להיות מוגדרת על ידי שני הארגונים. כלומר, מדיניות שמירת הנתונים של כל ארגון תשפיע על היקף ההיסטוריה שהמשתמשים שלו יוכלו לראות בצ'אט הישיר. זה שונה מהאופן שבו מטפלים בשיחות במרחבים, שבהן רק מדיניות שמירת הנתונים של הארגון של יוצר המרחב משפיעה על השיחות האלה.
החל מ-1 במאי, שמירת הנתונים בצ'אטים הישירים תהיה לפי כללי שמירת הנתונים של הארגון שבו נוצרו הצ'אטים.
השינוי הזה לא משפיע על היכולת שלכם להחיל מדיניות שמירת נתונים, או על היכולת לגשת לשיחות ב-Google Vault אצל משתמשים שהוחלה עליהם מדיניות Vault.
ציר זמן של אירועים
החל מ-1 במאי 2025, שמירת הנתונים בכל הצ'אטים החדשים עם משתמשים מחוץ לארגון תהיה לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
החל מ-2 ביוני 2025, שמירת הנתונים בצ'אטים הישירים הקיימים עם משתמשים מחוץ לארגון תיקבע לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
אנחנו צופים שתהליך המיגרציה של כל הצ'אטים הישירים יסתיים עד 1 באוגוסט 2025.
עד 1 בפברואר 2026 נשמור את הצ'אטים הישירים שהושפעו מהשינוי ב-Google Vault או בכלי לייצוא נתונים למשך 6 חודשים אחרי סיום ההעברה, כדי לאפשר לארגונים להוריד לעצמם עותק של הנתונים. עם זאת, כללים שמוגדרים למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
הערה: אם אתם אדמינים ורוצים לשמור עותק של כל ההודעות שהמשתמשים בארגון שלכם שולחים למשתמשים חיצוניים, מומלץ להגדיר מדיניות שמירת נתונים פעילה ב-Vault.
מה אדמינים יכולים לעשות לפני העברת הנתונים?
מומלץ שאדמינים יבצעו את הפעולות הבאות לפני ההעברה:
- לבדוק מהן ההגדרות של הצ'אטים עם גורמים מחוץ לארגון
- מתכוננים לענות על שאלות של עובדים בנושא מדיניות שמירת נתונים בצ'אט
- בדיקת מדיניות שמירת הנתונים
- (אופציונלי) הגדרת Vault לארגון
- (אופציונלי) קבלת עותק של שיחות חיצוניות
- (אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
בדיקת מדיניות השמירה
לוודא שהגדרתם מדיניות ב-Vault לשמירת הנתונים למשך הזמן המתאים. אם לא מוגדרת מדיניות Vault, יכול להיות שהודעות בשיחות מסוימות שיש לכם כרגע גישה אליהן יימחקו. מידע נוסף זמין במאמר ניהול כללי שמירת נתונים והשהיות.
(אופציונלי) הגדרת Vault לארגון
אם אתם רוצים לשמור את כל ההודעות שנשלחו מהארגון שלכם ואין לכם רישיון פעיל ל-Vault, אתם צריכים לפעול לפי ההוראות במאמר בנושא רישוי ל-Vault, ואז להגדיר את Vault לארגון.
(אופציונלי) באוגוסט, מקבלים עותק של שיחות עם אנשים מחוץ לארגון
כדי לקבל עותק של שיחות עם משתמשים מחוץ לארגון שהושפעו מההעברה:
- לבצע ייצוא מ-Vault באמצעות אופרטור החיפוש
is:externalmanaged. האופרטור הזה יחזיר רק צ'אטים ישירים שמנוהלים על ידי ארגון אחר. מומלץ לייצא את הנתונים האלה אחרי 1 באוגוסט 2025. - שליחת בקשה לייצוא נתונים בשביל הדומיין שלכם. אם אתם רוצים לבקש את הייצוא הזה, עליכם לעשות זאת אחרי 1 באוגוסט 2025.
(אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
אם אתם רוצים לשמור את כל הנתונים ב-Chat, אבל אין לכם Vault, אתם יכולים להגדיר ארכיון של צד שלישי.
שאלות נפוצות בנושא שינויים במדיניות השמירה של צ'אטים ישירים
איך נקבעת מדיניות שמירת הנתונים בצ'אטים ישירים אחרי השינוי הזה?
מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אט הישיר עם הגורם מחוץ לארגון תחול על שני המשתמשים בשיחה. לדוגמה, אם משתמש חיצוני יצר צ'אט ישיר עם מישהו בארגון שלכם לפני שנתיים, מדיניות שמירת הנתונים שלו (או של הארגון שלו) תחול על הצ'אט. היוצר לא יכול לשנות את השם גם אם השיחה נמחקה.
האם משתמשים ואדמינים יוכלו לדעת מהי מדיניות שמירת הנתונים של שיחות בצ'אט ישיר?
לא, מטעמי פרטיות, אנחנו לא יכולים להראות לכם את מדיניות שמירת הנתונים בשיחה. עם זאת, בכל שיחה מופיע טקסט שמציין מי התחיל אותה, ולכן איזו מדיניות חלה עליה.
האם היוצר משתנה אחרי שכל ההודעות נמחקות על ידי מדיניות שמירת נתונים, ומשתמש שולח הודעה חדשה?
לא, המדיניות נקבעת בפעם הראשונה שמשתמש יוצר שיחה עם משתמש אחר. לא ניתן לשנות אותו בהמשך. בצ'אט, בראש השיחה, יופיע לשני המשתמשים מי התחיל את הצ'אט הישיר.
האם אני או משתמשים בארגון שלי יכולים לבחור לגבי אילו צ'אטים אישיים יחולו מדיניות שמירת הנתונים שלי, ולגבי אילו צ'אטים יחולו מדיניות שמירת הנתונים של ארגון אחר?
לא.
האם מדיניות השמירה תחול על כל משתמש בנפרד בהתאם למדיניות של הארגון שלו, או על שני המשתמשים בהתאם למדיניות של הארגון ששלח את ההודעה?
אחרי השינוי הזה, מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את השיחה תחול על כל ההודעות בשיחות עם משתמשים חיצוניים. ההודעות יימחקו אחרי שיעבור פרק הזמן שמוגדר במדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אט.
אדמינים עדיין יוכלו לגשת לצ'אטים ישירים ב-Vault.
אם האדמינים החילו מדיניות של Vault על כל המשתמשים בארגון שלהם, לא יהיה צמצום בנראות של ההודעות של המשתמשים שלהם. יכול להיות שיהיו מקרים שבהם מספר ההודעות שזמינות ב-Vault יגדל. זה יכול לקרות אם ליוצר יש מדיניות שמירת נתונים ארוכה יותר מכל אחד אחר בשיחה. כדי שאדמינים שלא יצרו את הצ'אט יוכלו לגשת להודעות שהמשתמש שלהם יכול לראות, ההודעות האלה יישמרו ב-Vault, גם אם הוגדרה מדיניות למחיקת ההודעות.
אדמינים יכולים לגשת לצ'אטים ישירים באמצעות הכלי לייצוא נתונים. האם יש שינויים בגישה הזו?
אם יש לכם Vault והחלתם מדיניות Vault על כל המשתמשים, לא תהיה השפעה על היכולת להוריד צ'אטים ישירים באמצעות הכלי לייצוא נתונים. אם אין לכם Vault או אם לא החלתם מדיניות על כל השיחות, יכול להיות שבשלב מסוים חלק מהשיחות שהיו זמינות בעבר בכלי לייצוא נתונים לא יהיו זמינות יותר. נשמור את כל הנתונים למשך 6 חודשים אחרי ההעברה לארגונים שרוצים לייצא נתונים. עם זאת, כללים שמוגדרים למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
האם יהיו השלכות על צ'אטים ישירים בין שני משתמשים בארגון שלי?
אם לשני משתמשים באותו ארגון יש מדיניות שמירת נתונים סותרת, אנחנו מכבדים את המדיניות הזו בנפרד עבור כל משתמש ב-Chat וב-Vault. אחרי ההעברה, נכבד את מדיניות השמירה הארוכה מבין השתיים. אם למשתמש אחד יש כלל שמירה מותאם אישית ולמשתמש השני יש כלל ברירת המחדל לשמירה, הכלל המותאם אישית יקבל עדיפות אצל שני המשתמשים.
אם מדיניות מחיקה אוטומטית חלה על משתמש אחד, המדיניות הזו תמחק את ההודעות של שני המשתמשים ב-Chat. אם לשני המשתמשים יש מדיניות בנושא מחיקת נתונים, המדיניות הקצרה יותר מבין השתיים תחול על שני המשתמשים. גם אם ההודעות נמחקות מ-Chat, הן ימשיכו להישמר ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שהוגדרה.
האם השינוי הזה ישפיע על הקפאות לצורך משפטי?
לא.
האם השינוי הזה ישפיע על אזורי הנתונים?
לא.
האם אפשר להחיל מדיניות שמירת נתונים או מחיקה אוטומטית על צ'אט ישיר (אחד על אחד) שנוצר על ידי ארגון אחר?
אחרי המעבר הזה, Chat יפעל רק לפי המדיניות שהוגדרה על ידי היוצר. עם זאת, המדיניות תמשיך לחול על נתונים ב-Vault בלי קשר למי שיצר את השיחה.
האם תהיה השפעה על פעולת ייצוא הנתונים של משתמשי הקצה?
תהליך ייצוא הנתונים של משתמשי הקצה ימשיך לייצא את כל ההודעות שהמשתמשים יכולים לראות בממשק המשתמש של Chat, אבל באופן זמני הוא יכלול את כל ההודעות שהושפעו מההעברה הזו עד 1 בפברואר 2026.
אפשר לקבל דוגמאות לאופן שבו השמירה פעלה לפני השינוי ואחריו?
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים לפני השינוי: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. הודעה נשלחת בין משתמש א' למשתמש ב'. ב-Chat, משתמש א' לא יוכל לראות את השיחה אחרי 3 חודשים, ומשתמש ב' לא יוכל לראות את השיחה עד שיחלפו 6 חודשים. ב-Vault, האדמינים של כל ארגון לא יוכלו יותר לראות את השיחות על סמך המדיניות שהוגדרה (3 או 6 חודשים*).
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' (היוצר) יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. ב-Chat, אחרי 3 חודשים, אף אחד מהמשתמשים לא יוכל לראות את השיחה. הסיבה לכך היא שמדיניות שמירת הנתונים של היוצר (משתמש א') קובעת את רמת החשיפה של השיחה ב-Chat. ב-Vault, לאדמין Vault תהיה גישה לשיחה בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שלו. לדוגמה, לאדמין של חברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולאדמין של חברה ב' יש מדיניות ארוכה יותר של 6 חודשים. כל אדמין יראה את השיחה ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שנבחרה*.
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' (היוצר) יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. בדומה לדוגמה שלמעלה, שני המשתמשים יוכלו לראות את השיחה במשך 6 חודשים, כי ב-Chat מתבצעת שמירת נתונים בהתאם למדיניות שמירת הנתונים של יוצר המרחב. אדמינים ב-Vault יוכלו לראות את השיחות של שתי החברות למשך 6* חודשים. הגישה של חברה א' מורחבת כדי לוודא שהיא יכולה לגשת להודעות שהמשתמש שלה יכול לראות.
*הערה: ב-Vault יש גם תקופת מחיקה של 30 יום אחרי שתוקף מדיניות שמירת הנתונים פג, לפני שההודעות נמחקות.