ב-1 במאי 2025 יחולו שינויים במדיניות שמירת הנתונים בצ'אטים ישירים ב-Google Chat.
לפני 1 במאי, מדיניות שמירת הנתונים של צ'אטים ישירים עם משתתפים חיצוניים הייתה יכולה להיות מוגדרת על ידי שני הארגונים. כלומר, מדיניות שמירת הנתונים של כל ארגון תשפיע על היקף ההיסטוריה שהמשתמשים שלו יוכלו לראות בצ'אט הישיר. זה שונה מהאופן שבו מטפלים בשיחות במרחבים, שבהן רק מדיניות שמירת הנתונים של הארגון של יוצר המרחב משפיעה על השיחות האלה.
החל מ-1 במאי, שמירת הנתונים בצ'אטים הישירים תהיה לפי כללי השמירה של הארגון שבו נוצרו הצ'אטים בלבד.
השינוי הזה לא משפיע על היכולת שלכם להחיל מדיניות שמירת נתונים, או על היכולת לגשת לשיחות ב-Google Vault אצל משתמשים שהוחלה עליהם מדיניות Vault.
ציר זמן של אירועים
החל מ-1 במאי 2025, שמירת הנתונים בכל הצ'אטים הישירים החדשים עם משתמשים חיצוניים תהיה לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
החל מ-2 ביוני 2025, שמירת הנתונים בצ'אטים הישירים הקיימים עם משתמשים מחוץ לארגון תיקבע לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אטים.
אנחנו צופים שתהליך ההעברה של כל הצ'אטים הישירים יסתיים עד 1 באוגוסט 2025.
עד 1 בפברואר 2026 נשמור את הצ'אטים הישירים שהושפעו מהשינוי ב-Google Vault או בכלי לייצוא נתונים למשך 6 חודשים אחרי סיום ההעברה, כדי לאפשר לארגונים להוריד לעצמם עותק של הנתונים. עם זאת, כללים שהוגדרו למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
הערה: אם אתם אדמינים ורוצים לשמור עותק של כל ההודעות שהמשתמשים בארגון שלכם שולחים למשתמשים חיצוניים, מומלץ להגדיר מדיניות פעילה לשמירת נתונים ב-Vault.
מה אדמינים יכולים לעשות לפני העברת הנתונים?
מומלץ שאדמינים יבצעו את הפעולות הבאות לפני ההעברה:
- לבדוק מהן ההגדרות של הצ'אטים עם גורמים מחוץ לארגון
- מתכוננים לענות על שאלות של עובדים בנושא מדיניות שמירת נתונים בצ'אט
- בדיקת מדיניות שמירת הנתונים
- (אופציונלי) הגדרה של Vault בארגון
- (אופציונלי) קבלת עותק של שיחות עם משתמשים חיצוניים
- (אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
בדיקת מדיניות השמירה
לוודא שהגדרתם מדיניות ב-Vault לשמירת נתונים למשך הזמן המתאים. אם לא מוגדרת מדיניות Vault, יכול להיות שהודעות בשיחות מסוימות שיש לכם כרגע גישה אליהן יימחקו. מידע נוסף זמין במאמר ניהול כללי שמירת נתונים והשהיות.
(אופציונלי) הגדרת Vault לארגון
אם אתם רוצים לשמור את כל ההודעות שנשלחו מהארגון שלכם ואין לכם רישיון פעיל ל-Vault, אתם צריכים לפעול לפי ההוראות במאמר רישוי של Vault ואז להגדיר את Vault בארגון.
(אופציונלי) באוגוסט, מקבלים עותק של שיחות עם אנשים מחוץ לארגון
כדי לקבל עותק של שיחות עם משתמשים מחוץ לארגון שהושפעו מההעברה, צריך:
- לבצע ייצוא מ-Vault באמצעות אופרטור החיפוש
is:externalmanaged. האופרטור הזה יחזיר רק צ'אטים ישירים שמנוהלים על ידי ארגון אחר. מומלץ לייצא את הנתונים האלה אחרי 1 באוגוסט 2025. - שולחים בקשה לייצוא נתונים מהדומיין. אם אתם רוצים לבקש את הייצוא הזה, עליכם לעשות זאת אחרי 1 באוגוסט 2025.
(אופציונלי) הגדרת העברה לארכיון של צד שלישי
אם אתם רוצים לשמור את כל הנתונים ב-Chat, אבל אין לכם Vault, אתם יכולים להגדיר ארכיון של צד שלישי.
שאלות נפוצות בנושא שינויים בשמירת הודעות בצ'אטים ישירים
איך נקבעת מדיניות שמירת הנתונים בצ'אטים ישירים אחרי השינוי הזה?
מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את הצ'אט הישיר עם הגורם מחוץ לארגון תחול על שני המשתמשים בשיחה. לדוגמה, אם משתמש חיצוני יצר צ'אט ישיר עם מישהו בארגון שלכם לפני שנתיים, מדיניות שמירת הנתונים שלו (או של הארגון שלו) תחול על הצ'אט. היוצר לא יכול לשנות את ההגדרה גם אם השיחה נמחקת.
האם משתמשים ואדמינים יכולים לדעת מהי מדיניות שמירת הנתונים של צ'אט ישיר שהם משתתפים בו?
לא, מטעמי פרטיות, אנחנו לא יכולים להראות לכם את מדיניות שמירת הנתונים בשיחה. עם זאת, בכל שיחה מופיע טקסט שמציין מי התחיל אותה, וכך אפשר לדעת איזו מדיניות חלה עליה.
האם היוצר משתנה אחרי שכל ההודעות נמחקות על ידי מדיניות שמירת נתונים, ומשתמש שולח הודעה חדשה?
לא, המדיניות נקבעת בפעם הראשונה שמשתמש יוצר שיחה עם משתמש אחר. אי אפשר לשנות אותו אחר כך. בצ'אט, בחלק העליון של השיחה, יופיע לשני המשתמשים מי התחיל את הצ'אט הישיר.
האם אני או משתמשים בארגון שלי יכולים לבחור אילו צ'אטים ישמרו לפי מדיניות שמירת הנתונים שלי ואילו לפי מדיניות של ארגון אחר?
לא.
האם מדיניות השמירה תחול על כל משתמש בנפרד בהתאם למדיניות של הארגון שלו, או על שני המשתמשים בהתאם למדיניות של הארגון של יוצר השיחה?
אחרי השינוי הזה, מדיניות שמירת הנתונים של מי שיוצר את השיחה עם גורם מחוץ לארגון תחול על כל ההודעות בשיחה. ההודעות יימחקו ברגע שהן יעברו את תקופת השמירה שהוגדרה ליוצר.
אדמינים עדיין יוכלו לגשת לצ'אטים ישירים ב-Vault.
אם האדמינים החילו מדיניות של Vault על כל המשתמשים בארגון שלהם, לא תהיה ירידה בנראות של ההודעות של המשתמשים שלהם. יש מקרים שבהם מספר ההודעות שזמינות ב-Vault יגדל. זה יכול לקרות אם ליוצר יש מדיניות שמירת נתונים ארוכה יותר מכל אחד אחר בשיחה. כדי שאדמינים של משתמשים שלא יצרו את הצ'אט יוכלו לגשת להודעות שהמשתמשים שלהם יכולים לראות, ההודעות האלה יהיו ב-Vault, גם אם הוגדרה מדיניות למחיקה שלהן.
אדמינים, האם יש שינויים לגבי הצ'אטים הישירים שאפשר לגשת אליהם באמצעות הכלי לייצוא נתונים?
אם יש לכם Vault והחלתם מדיניות Vault על כל המשתמשים, לא תהיה השפעה על היכולת להוריד צ'אטים ישירים באמצעות הכלי לייצוא נתונים. אם אין לכם Vault או אם לא החלתם מדיניות על כל השיחות, יכול להיות שבשלב מסוים חלק מהשיחות שהיו זמינות בעבר בכלי לייצוא נתונים כבר לא יהיו זמינות. נשמור את כל הנתונים למשך 6 חודשים אחרי ההעברה לארגונים שרוצים לבצע ייצוא נתונים. עם זאת, כללים שהוגדרו למחיקת תוכן ימשיכו לפעול.
האם יהיו השלכות על צ'אטים ישירים בין שני משתמשים בארגון שלי?
אם לשני משתמשים באותו ארגון יש מדיניות שמירת נתונים סותרת, אנחנו מכבדים את המדיניות של כל משתמש בנפרד ב-Chat וב-Vault. אחרי ההעברה, נכבד את מדיניות שמירת הנתונים הארוכה מבין השתיים. אם למשתמש אחד יש כלל שמירה מותאם אישית ולמשתמש השני יש כלל שמירה שמוגדר כברירת מחדל, הכלל המותאם אישית יקבל עדיפות אצל שני המשתמשים.
אם מדיניות מחיקה אוטומטית חלה על משתמש אחד, המדיניות הזו תמחק את ההודעות של שני המשתמשים ב-Chat. אם לשני המשתמשים יש מדיניות מחיקה אוטומטית, המדיניות הקצרה יותר מבין השתיים תחול על שני המשתמשים. גם אם ההודעות נמחקות מ-Chat, הן ימשיכו להישמר ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שהוגדרה.
האם השינוי הזה ישפיע על הקפאות לצורך משפטי?
לא.
האם השינוי הזה ישפיע על אזורי הנתונים?
לא.
האם אפשר להחיל מדיניות שמירת נתונים או מחיקה אוטומטית על צ'אטים ישירים (אחד על אחד) שנוצרו על ידי ארגון אחר?
אחרי ההעברה הזו, Chat יפעל רק בהתאם למדיניות שהוגדרה על ידי היוצר. עם זאת, המדיניות של Vault תמשיך לחול על הנתונים ב-Vault בלי קשר למי שיצר את השיחה.
האם השינוי ישפיע על ייצוא נתונים של משתמשי קצה?
תהליך ייצוא הנתונים של משתמשי הקצה ימשיך לייצא את כל ההודעות שהמשתמשים יכולים לראות בממשק המשתמש של Chat, אבל באופן זמני הוא יכלול את כל ההודעות שההעברה הזו משפיעה עליהן, עד 1 בפברואר 2026.
מהן כמה דוגמאות לאופן שבו השמירה פעלה לפני השינוי הזה ואחריו?
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים לפני השינוי: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. הודעה נשלחת בין משתמש א' למשתמש ב'. ב-Chat, משתמש א' לא יוכל לראות את השיחה אחרי 3 חודשים, ומשתמש ב' לא יוכל לראות את השיחה עד שיחלפו 6 חודשים. ב-Vault, האדמינים של כל ארגון לא יוכלו יותר לראות את השיחות בהתאם למדיניות שהוגדרה (3 או 6 חודשים*).
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' (היוצר) יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולמשתמש ב' מחברה ב' יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. ב-Chat, אחרי 3 חודשים, אף אחד מהמשתמשים לא יוכל לראות את השיחה. הסיבה לכך היא שמדיניות שמירת הנתונים של היוצר (משתמש א') קובעת את רמת החשיפה של השיחה ב-Chat. ב-Vault, לעומת זאת, האדמין של Vault יוכל לראות את השיחה בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שלו. לדוגמה, לאדמין בחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, ולאדמין בחברה ב' יש מדיניות ארוכה יותר של 6 חודשים. כל אדמין יראה את השיחה ב-Vault בהתאם למדיניות שמירת הנתונים שהוא בחר*.
דוגמה לאופן הפעולה של מדיניות שמירת נתונים אחרי ההעברה: למשתמש א' מחברה א' יש מדיניות שמירת נתונים של 3 חודשים, למשתמש ב' מחברה ב' (מי שיצר את הצ'אט) יש מדיניות שמירת נתונים של 6 חודשים. בדומה לדוגמה שלמעלה, שני המשתמשים יוכלו לראות את השיחה במשך 6 חודשים, כי ב-Chat פועלים לפי מדיניות שמירת הנתונים של מי שיצר את השיחה. אדמינים ב-Vault יוכלו לראות את השיחות של שתי החברות למשך 6* חודשים. הגישה של חברה א' מורחבת כדי לוודא שהיא יכולה לגשת להודעות שהמשתמש שלה יכול לראות.
*הערה: ב-Vault יש גם תקופת מחיקה של 30 יום אחרי שתוקף מדיניות שמירת הנתונים פג ולפני שההודעות נמחקות.