עריכת קבצים ב-Drive במערכות אחסון של צד שלישי

אדמינים יכולים לאפשר למשתמשים בארגון לערוך קבצים של Google (מסמכים ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides) שמאוחסנים במערכות אחסון של צד שלישי, כמו Box.

כדי לאפשר עריכה ושיתוף פעולה, Google שומרת במטמון קבצים שמאוחסנים בשרתים של צד שלישי למשך 30 יום. בזמן שהקבצים נשמרים במטמון, התוכן שלהם כפוף לתנאים של Google. קבצים של Google שמאוחסנים בשרתים של צד שלישי כפופים לתנאים של הצד השלישי.

בנוסף, אפשר לנהל, לשלוט, להסיר ולייצא קובצי Google שמאוחסנים בשרתים של צד שלישי רק באמצעות אמצעי הבקרה של ספק הצד השלישי. אמצעי הבקרה לניהול קבצים ב-Google Drive, כולל בקרת גישה, מחויבויות למיקום נתונים, מניעת אובדן נתונים (DLP), מדיניות שמירה ב-Vault וגישה ל-Drive API, לא זמינים לקבצים של Google שמאוחסנים בשרתים של צד שלישי.

המשתמשים יכולים לערוך קבצים של Google ב-Box

  1. במסוף Admin של Box, מפעילים את השילוב של Box עם Google Workspace. איך מפעילים את השילוב
  2. מוודאים שהגדרות השיתוף מאפשרות למשתמשים לקבל קבצים ממשתמשים מחוץ לדומיינים שברשימת ההיתרים:

    1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות and then Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

    2. לוחצים על הגדרות שיתוף.
    3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

      ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

    4. בקטע שיתוף מחוץ לארגון, מסמנים את התיבה משתמשים בארגון יכולים לקבל קבצים ממשתמשים שאינם משתייכים לדומיינים מורשים.
    5. לוחצים על שמירה.

דרישות לגבי חשבונות משתמשים

  • אם לארגון שלכם יש חשבון בתשלום אצל ספק שירותי אחסון, כל משתמש צריך להיכנס באמצעות חשבון Google Workspace.
  • כתובות האימייל שמשויכות לחשבון של ספק שירותי האחסון ולחשבון Google Workspace של המשתמש צריכות להיות זהות. כדי לוודא שהכתובות תואמות, מוסיפים את כתובות האימייל שמשויכות לחשבונות של ספק שירותי האחסון של המשתמשים ככתובות אימייל חלופיות בחשבונות שלהם ב-Google Workspace. איך מוסיפים כתובות אימייל חלופיות במסוף Admin

מקורות מידע נוספים