När du har registrerat dig för Google Workspace kan du och ditt team använda Google Drive som en enda plats för att lagra, komma åt och dela filer. Så här kommer du igång.
Steg 1. Förstå grunderna i Google Drive
Google Drive är den plats där din organisation kan flytta och lagra alla dina filer. Som standard kan alla i din organisation med en licens som inkluderar Drive använda Drive. Du behöver inte skapa en mapp eller enhet för dem.
- Lär dig hur lagring, uppladdningar och filsäkerhet fungerar:
- Migrera filer från andra verktyg för samarbete eller fildelning samtidigt. Läs mer: Om Google Workspace Migrate .
Steg 2. Kontrollera innehållsdelning med personer utanför din organisation (extern delning)
Du kan styra hur mycket dina användare kan dela innehåll med externa personer. Kanske bara vissa användare kan dela externt eller bara med vissa andra organisationer (betrodda domäner).
Lär dig hur: Hantera extern delning för din organisation
Steg 3. Konfigurera delade enheter för bättre samarbete
Delade enheter är som speciella mappar i Drive där team enkelt kan samarbeta kring en uppsättning filer och mappar, eller där användare kan komma åt en informationssamling. Filer på delade enheter ägs av din organisation, snarare än en individ, vilket hjälper dig att undvika att av misstag radera filer när en användare lämnar.
Som standard kan alla användare skapa och hantera delade enheter för sina projektteam. För känsliga projekt eller team kanske du vill ha mer kontroll över medlemmarna och innehållet på de delade enheterna. Eller så kanske du inte vill låta alla skapa delade enheter. Om du till exempel är en utbildningsinstitution kanske du vill låta lärare skapa delade enheter, men inte låta elever.
Läs mer: Konfigurera delade enheter för din organisation
Steg 4. Konfigurera åtkomst till Drive på datorn för dina användare
Med Google Drive för datorn synkroniserar användare innehåll mellan molnet och sina enheter så att de kan:
- Kom igång med Drive genom att synkronisera deras befintliga lokala filer till molnet.
- Öppna filer som lagras i Google Drive, inklusive filer från delade enheter, på sin dator med hjälp av programvara de är vana vid.
- Visa och organisera Drive-filer med hjälp av datorns filsystem utan att använda mycket lokalt diskutrymme.
- Spara specifika filer och mappar offline.
Läs mer: Aktivera Google Drive för datorn
Steg 5. Utbilda dina användare
För att säkerställa att dina användare får ut det mesta av Drive, använder det säkert och samarbetar effektivt, dela följande resurser med dem.
Kom igång på vårt lärcenter för företagsanvändare
- Drive Learning Center för företagsanvändare – För hjälp med att byta till Drive, arbeta i delade enheter, använda Drive för datorn och mer.
- Lärcentrum för samarbete och dokument – För hjälp med Google Dokument, Google Kalkylark, Google Presentationer med mera
Få hjälp med att använda Drive- och Dokumentredigerare
Steg 6. (Valfritt) Avancerade inställningar och företagsinställningar
Om din organisation har avancerade krav på datasäkerhet eller åtkomst till Drive kan du anpassa Drive efter dina behov.
Kontrollera åtkomst och lagring
Tillåt mobil åtkomst till Dokument, Kalkylark och Presentationer
Om din organisation använder en tredjepartsplattform för mobila enheter (MDM) uppdaterar du dina tillåtelselistor för appar med apparna Google Dokument, Kalkylark och Presentationer. Kontakta din MDM-leverantör för att få veta hur. Obs! Googles slutpunktshantering ger redan åtkomst till många Google Workspace-appar.
Om du inte tillåter apparna för din organisation kan dina användare fortfarande ladda upp och ladda ner filer med Google Drive. Men de kan inte redigera dokument, kalkylblad eller bilder på mobila enheter.
Ange lagringsgränser för användare och delade enheter
Din organisation får lagringsutrymme baserat på din Google Workspace-utgåva och antalet användare du har. Om din organisation har poolat lagringsutrymme kanske du vill ange hur mycket lagringsutrymme varje användare och delad enhet är tillåten så att vissa användare inte använder mer än sin rättmätiga andel.
Lär dig hur: Ställ in lagringsgränser
Begränsa offlineåtkomst
Du kan styra om användare kan komma åt sina Google Dokument, Kalkylark och Presentationer när deras datorer inte är anslutna till internet.
Som standard är offlineåtkomst tillåten, och användare kan aktivera eller inaktivera det för sina egna konton efter behov. Du kan inaktivera det för användare som arbetar med känsliga eller konfidentiella filer.
Hantera vilka i din organisation som använder Drive och Google Dokument-redigerare
De flesta Google Workspace-utgåvor inkluderar Drive och samarbetstjänster som Google Dokument, Google Kalkylark med mera. Men vissa organisationer kanske vill kontrollera vem som kan skapa filer, ladda upp filer eller använda Drive.
Kontrollera delning
Konfigurera förtroenderegler för mer detaljerad delningskontroll
Om din organisation behöver fler alternativ för att begränsa intern och extern delning kan du konfigurera förtroenderegler. Med förtroenderegler kan du styra fildelning mellan organisationsenheter, grupper, enskilda användare och domäner.
Lär dig hur: Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning
Ange allmänna åtkomstalternativ för fildelning med målgrupper
Du kan hjälpa användare att dela innehåll med lämpliga grupper, till exempel deras avdelning eller division inom din organisation, genom att skapa målgrupper. Målgrupper hjälper till att förhindra överdelning till hela organisationen.
Läs mer: Ställ in allmänna åtkomstalternativ för fildelning i Drive
Begränsa åtkomsten som användare kan ge till filer
När en användare skickar ett e-postmeddelande eller en kalenderinbjudan med en bifogad fil uppmanas de att ge mottagarna åtkomst om de inte redan har det. Du kan begränsa hur mycket åtkomst avsändaren kan ge för att förhindra överdelning eller dataläckor.
Lär dig hur: Begränsa åtkomsten som användare kan ge till filer
Konfigurera avancerade Drive-funktioner
Ställ in klassificeringsetiketter
Du kan hjälpa dina användare att klassificera eller märka filer för att spåra filtyper och godkännanden, tillämpa policyer och förbättra sökningen genom att konfigurera klassificeringsetiketter för Drive. Dessa etiketter lägger till metadata till filer, till exempel filkänslighet, dokumentstatus eller förfallodatum.
Lär dig hur: Kom igång som administratör för klassificeringsetiketter
Tillåt anpassade Drive-mallar
Din organisations varumärke är viktigt, och ett sätt att marknadsföra det är att skapa anpassade mallar för Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Sites. Du kan tillåta alla i din organisation eller bara vissa användare att skapa anpassade mallar.
Lär dig hur: Tillåt anpassade mallar för din organisation
Lägg till ytterligare ett krypteringslager till filer
Om din organisation arbetar med känsliga immateriella rättigheter eller är verksam inom en hårt reglerad bransch kan du låta användare skapa krypterade dokument och andra filer på klientsidan som Googles servrar inte kan dechiffrera.
Lär dig hur: Om klientsideskryptering