Настройте общие диски для вашей организации.

Поддерживаемые версии для этой функции: Business Starter (если не указано иное), Business Standard и Business Plus; Enterprise Standard и Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard и Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Сравните свою версию .

Чтобы создать общий диск, перейдите по этой ссылке .

Как администратор, вы можете управлять тем, как пользователи вашей организации могут создавать и использовать общие диски для совместной работы в Google Диск. Файлы на общих дисках принадлежат вашей организации, а не отдельному человеку. Они сохраняются даже в случае ухода создателя файла из организации, что помогает избежать потенциальной потери данных.

Поощряйте пользователей использовать общие диски для хранения контента, предназначенного для использования в масштабах всей организации или командой, например, планов проектов, результатов исследований или протоколов совещаний. Разрешите пользователям хранить личные и конфиденциальные файлы, такие как протоколы индивидуальных встреч, оценки эффективности работы и планы развития карьеры, в разделе «Мой диск».

На этой странице

• Быстрый старт – Вам нужно всего лишь создать общие диски и начать совместную работу. Вам не нужно перемещать много файлов или управлять доступом.
• Базовая настройка — ознакомьтесь с основными параметрами, которые могут использовать администраторы Google Диска.
• Расширенные задачи развертывания и управления — вам необходимо переместить большой объем контента и защитить его от чрезмерного распространения.
• Обучите своих пользователей
• Доступ для пользователей с лицензиями, не поддерживающими общие диски.

Быстрый старт

1. Узнайте о совместно используемых дисках и лучших практиках их использования в разделе «Что такое совместно используемые диски?».
2. Узнайте, как создавать общие диски и добавлять участников. Примечание: общие диски создаются в Google Диске, а не в консоли администратора.
3. (Необязательно, недоступно для Business Starter ) Подумайте, хотите ли вы ограничить доступ к ресурсам для внешних пользователей, посетителей или лиц, не являющихся членами организации, и установите права доступа по умолчанию для общих дисков .
4. Добавляйте файлы и папки на общий диск.

Базовая настройка

1. Узнайте , как работает доступ к файлам на общих дисках.

2. Настройте , кто может создавать общие диски . В версиях Google Workspace Business и Enterprise по умолчанию все пользователи могут создавать общие диски. Для пользователей Google Workspace for Education создание общих дисков по умолчанию отключено.

3. Укажите, какому организационному подразделению будут назначаться новые общие диски .

   По умолчанию общие диски назначаются головному организационному подразделению, и к ним применяются политики доступа к данным дисков этого подразделения. Для более детального управления вы можете назначить их организационному подразделению, создавшему общий диск, или любому другому организационному подразделению.

4. Предоставляйте пользователям обучающие материалы .

Расширенные возможности развертывания и управления

Эти шаги помогут вам понять, как развертывать общие диски, когда вам нужно переместить контент или управлять доступом к нему.

Шаг 1. Спланируйте, как вы будете перемещать контент на общие диски.

1. Если вам необходимо переместить большое количество файлов и папок на общие диски, ознакомьтесь с ограничениями на использование общих дисков и рекомендациями Google Drive по миграции больших объемов данных .
2. Чтобы сохранить структуру папок из раздела «Мой диск», администраторы и пользователи с правами администратора могут перемещать папки, которыми они владеют или которые предоставлены им в общий доступ, на общий диск. В противном случае, участники общего диска с правами участника или более высокими правами могут создавать папки и добавлять файлы.
3. Настройте, кто может перемещать файлы на общие диски .

Шаг 2. Настройка расширенных параметров общего доступа к дискам, защиты данных и хранения данных.

Не поддерживается для Business Starter

1. Установите права доступа по умолчанию для общих дисков .

   • Укажите, можно ли предоставлять доступ к содержимому общего диска внешним пользователям или лицам, не являющимся участниками этого общего диска.
   • Укажите, могут ли зрители и комментаторы загружать, распечатывать и копировать файлы на общем диске.
   • Укажите, могут ли участники общего диска с правами доступа «Менеджер» переопределять ваши настройки общего доступа по умолчанию.

   • Укажите, могут ли контент-менеджеры предоставлять общий доступ к папкам.

     Примечание : Права доступа к общим дискам не ограничивают круг лиц, с которыми можно делиться запросами из форм Google Forms.

2. Если ваша организация использует правила предотвращения потери данных (DLP) для Диска, проверьте эти правила и убедитесь, что они подходят для файлов на ваших общих дисках. Правила DLP для Диска применяются к файлам на общих дисках по подразделениям организации. Узнайте больше о DLP и о том, как общие диски назначаются подразделениям организации.

3. Если ваша организация использует Google Vault для хранения файлов в Google Drive, настройте правила хранения для файлов на общих дисках .

4. Дополнительные соображения:

   • При перемещении файлов на общие диски пользователи, с которыми был предоставлен общий доступ, могут потерять к ним доступ. Настройки общего доступа к общему диску могут переопределять общий доступ к файлу. Например, если файл был предоставлен в общий доступ внешнему пользователю, но внешний доступ к общему диску запрещен, этот внешний пользователь потеряет доступ к файлу.
   • Если у некоторых пользователей в вашей организации есть лицензии, не поддерживающие общие диски, например, любая версия Frontline или Cloud Identity Premium, на этой странице вы найдете информацию о том, как эти пользователи могут получить доступ к содержимому на общих дисках .
   • Если вы хотите разрешить доступ к файлам и папкам пользователям без учетных записей Google, вы можете включить функцию «Доступ для посетителей».

Шаг 3. (Необязательно) Создайте общие диски и переместите файлы.

Создание общих дисков от имени администратора может потребоваться в следующих случаях:

• Если вы решили разрешить создание общих дисков и перемещение файлов только себе и другим администраторам, вам необходимо настроить общие диски для ваших пользователей.
• Если ваша организация только начинает использовать общие диски и вы хотите создать структуру для широко используемых общих дисков.

Узнайте, как создавать общие диски, добавлять участников и устанавливать для них уровень доступа . Если вы являетесь администратором общего диска, вы можете добавлять участников через drive.google.com. Также вы можете добавлять участников через консоль администратора .

Важно: Пока вы не добавите участников на общий диск, доступ к файлам смогут получить только те пользователи, которым файлы предоставлены в общий доступ напрямую.

Обучите своих пользователей

Чтобы помочь пользователям максимально эффективно использовать общие диски, предоставьте им доступ к следующим ресурсам:

• Начните работу с общими дисками.
• Работайте вместе на общих дисках.
• Храните и обменивайтесь файлами или папками на общих дисках.

Доступ для пользователей с лицензиями, не поддерживающими общие диски.

Права доступа к общему диску для пользователей с лицензиями любой версии Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium и Cloud Identity Free зависят от того, находится ли общий диск внутри или за пределами вашей организации.

Внутренние общие диски

Эти пользователи могут быть добавлены в качестве участников общих дисков, но только с правами просмотра . Однако, если файл на общем диске предоставлен им напрямую, им также может быть разрешено комментировать или редактировать этот файл. Они не могут загружать файлы на общие диски, даже если являются их участниками.

Внешние общие диски

Эти пользователи могут быть добавлены в качестве участников внешних общих дисков и иметь любой уровень доступа, включая уровень «Менеджер» .