Como administrador, puedes ayudar a los usuarios de tu organización que tienen problemas con la creación, el acceso y el uso compartido de unidades compartidas.
Primero, pídeles que revisen Soluciona problemas con unidades compartidas, donde se abordan muchos problemas habituales. Si esas soluciones no funcionan, prueba las que se indican en este artículo.
Problemas para crear o administrar unidades compartidas
El usuario no puede crear unidades compartidas
Si un usuario no puede crear unidades compartidas, es posible que su licencia no las admita o que esa opción se encuentre desactivada para su unidad organizativa y no haya sido anulada por un grupo de configuración. Para verificar su estado, haz lo siguiente:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- Busca tu usuario en la lista. Si tienes muchos usuarios, haz clic en Agregar un filtro y elige una forma de acotar la lista, por ejemplo, por su dirección de correo electrónico.
- Haz clic en el nombre del usuario.
Busca la sección Licencias y confirma que su licencia sea alguna de las que se mencionan a continuación:
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición
Si su licencia no admite las unidades compartidas, puedes cambiarla. De lo contrario, continúa con el siguiente paso.
Toma nota de la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y de cualquier grupo de configuración al que pertenezca.
A la izquierda, haz clic en Apps
Google Workspace Drive y Documentos.Haz clic en Configuración de uso compartido
Creación de unidades compartidas.En Drive y Documentos, haz clic en la unidad organizativa del usuario.
Si se marca la primera casilla, no se le permitirá a su unidad organizativa crear unidades compartidas.
Si el usuario debería poder crear unidades compartidas, considera cuál de las siguientes opciones es la mejor para otorgarle permiso:
- Si todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder crear unidades compartidas, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o Anular.
- Si no todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder crear unidades compartidas, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para crear unidades compartidas y agrega al usuario a este grupo.
El administrador no puede cambiar la configuración de uso compartido
Si un usuario con acceso de administrador a una unidad compartida no puede cambiar su configuración de uso compartido, es posible que su licencia o un parámetro de configuración de la Consola del administrador lo bloqueen. Para verificar su estado, haz lo siguiente:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- Haz clic en el nombre del usuario.
Busca la sección Licencias y confirma que su licencia sea alguna de las que se mencionan a continuación:
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición
Si tiene una licencia de Business Starter, solo puede restablecer un parámetro de configuración de uso compartido para permitir todo.
Si su licencia no admite la administración de la configuración de las unidades compartidas, puedes cambiarla. De lo contrario, continúa con el siguiente paso.
Toma nota de la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y de cualquier grupo de configuración al que pertenezca.
A la izquierda, haz clic en Apps
Google Workspace Drive y Documentos.Haz clic en Configuración de uso compartido
Creación de unidades compartidas.Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración. Si la casilla no está marcada para la unidad organizativa o el grupo de configuración del usuario, este no podrá cambiar la configuración de uso compartido.
Si el administrador debería poder anular la configuración predeterminada de las unidades compartidas, considera cuál de las siguientes opciones es la mejor para otorgarle permiso:
- Si todos los administradores de su unidad organizativa deberían poder actualizar la configuración, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o Anular.
- Si no todos los usuarios de su unidad organizativa deberían poder actualizar la configuración, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para actualizar la configuración de uso compartido y agrega al usuario a este grupo.
El administrador no puede cambiar la configuración de uso compartido
Verifica tu edición de Google Workspace. Si tienes Business Starter, solo puedes restablecer la configuración de uso compartido a su valor predeterminado de permitir todo. Por ejemplo, si cambiaste de otra edición a Business Starter, es posible que la Consola del administrador refleje la configuración de uso compartido predeterminada que estableciste cuando tenías la otra edición. Sin embargo, esta configuración no afecta a las unidades compartidas nuevas, y se permite todo el uso compartido.
Una unidad compartida no tiene administrador
Si una unidad compartida no tiene administrador, algunas acciones, como agregar y quitar miembros, solo se pueden realizar en la Consola del administrador. Esta situación puede reducir la eficacia de la unidad compartida. Para solucionar este problema, convierte a alguien en administrador o agrega a una persona nueva como administrador:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.
- Haz clic en Administrar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida y haz clic en Administrar miembros.
- Identifica a un miembro que debería ser administrador, actualiza su nivel de acceso y haz clic en Guardar. Si ningún miembro actual debe tener acceso de administrador, agrega un usuario y otórgale acceso de administrador. Para obtener más información, consulta Administra unidades compartidas como administrador.
Una unidad compartida no tiene miembros
Si una unidad compartida no tiene miembros, el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad compartida se limita a los usuarios con los que se compartieron los elementos directamente. Esta situación minimiza la capacidad de los usuarios para colaborar en los archivos de la unidad compartida. Para solucionar este problema, agrega al menos un miembro:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de Drive y Documentos.
- Haz clic en Administrar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida y haz clic en Administrar miembros.
- Agrega al menos un miembro, ya sea un usuario o un grupo. Si le otorgas acceso de administrador a un usuario, este podrá agregar a otros usuarios y grupos como miembros. De lo contrario, debes agregar los usuarios y grupos que deberían tener acceso a todos los archivos. Para obtener más información, consulta Administra unidades compartidas como administrador.
- Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración. Si la casilla no está marcada para la unidad organizativa del usuario, este no podrá cambiar la configuración de uso compartido.
Problemas para acceder a archivos y carpetas en unidades compartidas
El usuario no puede acceder a un archivo en unidades compartidas después de que se trasladó
Para acceder a un archivo que está en una unidad compartida, el usuario debe ser miembro de la unidad, o le deben haber compartido directamente el archivo o la carpeta que lo contiene.
- Si el usuario debería tener acceso a ese archivo y a todos los demás archivos y carpetas de la unidad compartida, agrégalo a ella.
- Si el usuario solo necesita acceder a un archivo o carpeta, pide a un administrador de la unidad compartida que se lo comparta.
El usuario no puede comentar ni editar un archivo en una unidad compartida
- Pídele que confirme que tiene al menos privilegios de Comentarista en la unidad compartida.
- Confirma que su licencia admita unidades compartidas (para las ediciones admitidas, consulta Configura unidades compartidas en tu organización). De lo contrario, el usuario solo podrá ver los archivos, a menos que se compartan con él directamente. Para saber qué licencia tiene, sigue estos pasos:
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio
Usuarios.Es necesario tener el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.
- Busca tu usuario en la lista. Si tienes muchos usuarios, haz clic en Agregar un filtro y elige una forma de acotar la lista, por ejemplo, por su dirección de correo electrónico.
- Haz clic en el nombre del usuario.
- Haz clic en Licencias.
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Para obtener detalles sobre el acceso a las unidades compartidas, consulta Acceso para usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas.
El usuario no puede acceder a una unidad compartida, aunque sea miembro
Como administrador, tienes diferentes formas de impedir el acceso a los archivos según su contenido o la persona que intenta acceder a ellos. Estas políticas anulan la configuración de uso compartido establecida para una unidad compartida o un archivo o una carpeta en una unidad compartida. Por ejemplo, si la configuración de la unidad compartida permite el uso compartido con usuarios externos, pero otras políticas no, los usuarios externos no podrán acceder a los archivos, incluso si son miembros.
Estas son algunas políticas que pueden impedir el acceso a una unidad compartida o a un archivo en una unidad compartida:
- Es posible que la configuración de uso compartido de Drive impida el acceso a una unidad compartida. Si el usuario debería tener acceso, es posible que puedas asignar la unidad compartida a una unidad organizativa en la que se permita compartir contenido con él.
- Si estableces reglas de confianza, estas pueden impedir el acceso a una unidad compartida.
- Si configuras reglas de DLP, estas pueden impedir el acceso a un archivo específico.
Problemas para mover carpetas a unidades compartidas o desde ellas
Si un usuario tiene problemas para mover una carpeta, suele deberse a límites de elementos o niveles de acceso insuficientes.
Cómo verificar los límites de artículos
Tienes un límite de 500,000 elementos para archivos, carpetas y accesos directos en una unidad compartida. Si mover una carpeta hace que tu unidad compartida supere este límite, el movimiento no funcionará. Intenta dividir el contenido en subcarpetas más pequeñas o crear una unidad compartida nueva.
Cómo verificar los permisos
Los usuarios necesitan niveles de acceso específicos para mover carpetas:
- Cómo mover una carpeta a una unidad compartida: Requiere al menos acceso de Colaborador al destino y permiso de Editor o Propietario en la carpeta de origen.
- Migrar una carpeta fuera de una unidad compartida o entre unidades compartidas: Requiere acceso de administrador en la unidad de origen y, al menos, acceso de administrador de contenido en el destino.
- Solución de problemas relacionados con errores 403: Si un usuario recibe un error insufficientFilePermissions (403), verifica que tenga acceso de administrador a la unidad compartida original.
Para obtener más detalles, consulta Traslada archivos y carpetas a unidades compartidas y Qué pueden hacer los miembros en diferentes niveles de acceso.
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