פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי של המשתמשים

אדמינים יכולים לעזור למשתמשים בארגון שלהם בפתרון בעיות שקשורות ליצירה, לגישה ולשיתוף של תיקיות אחסון שיתופי.

קודם כול, כדאי לבקש מהם לעיין במאמר פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי, שבו מוסבר על הרבה בעיות נפוצות. אם הפתרונות האלה לא עוזרים, אפשר לנסות את הפתרונות שמפורטים במאמר הזה.

בעיות ביצירה או בניהול של תיקיות אחסון שיתופי

המשתמש לא יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש לא יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי, יכול להיות שהרישיון שלו לא תומך בתיקיות אחסון שיתופי או שהאפשרות הזו מושבתת ביחידה הארגונית שלו ולא מבוטלת על ידי קבוצת הגדרות. כדי לבדוק את הסטטוס שלהם:

  1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז הארגון שלי ואז משתמשים.

    אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

  2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצום הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל שלהם.
  3. לחץ על שם המשתמש.

  4. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם הרישיון שלהם לא תומך באחסון שיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אחרת, עוברים לשלב הבא.

  5. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלו ואת קבוצות ההגדרות שהוא שייך אליהן.

  6. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  7. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  8. בקטע Drive ו-Docs, לוחצים על היחידה הארגונית של המשתמש.

    אם התיבה הראשונה מסומנת, היחידה הארגונית שלהם לא יכולה ליצור תיקיות באחסון השיתופי.

  9. אם המשתמש צריך להיות מסוגל ליצור תיקיות אחסון שיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    • אם רוצים שכל המשתמשים ביחידה הארגונית יוכלו ליצור תיקיות באחסון השיתופי, מבטלים את הסימון בתיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי ההגדרה.
    • אם לא כל המשתמשים ביחידה הארגונית צריכים להיות בעלי הרשאה ליצור תיקיות באחסון השיתופי, צריך למצוא או ליצור קבוצת משתמשים עם הרשאה ליצור תיקיות באחסון השיתופי ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

המשתמש עם הרשאת ניהול לא יכול לשנות את הרשאות השיתוף

אם משתמש עם גישת ניהול לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף של האחסון השיתופי, יכול להיות שהרישיון שלו או הגדרה במסוף Admin חוסמים אותו. כדי לבדוק את הסטטוס שלהם:

  1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז הארגון שלי ואז משתמשים.

    אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

  2. לחץ על שם המשתמש.

  3. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם יש להם רישיון Business Starter, הם יכולים לאפס את הגדרת השיתוף רק כדי לאפשר שיתוף עם כולם.

    אם הרישיון שלהם לא תומך בניהול ההגדרות של תיקיות אחסון שיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אחרת, עוברים לשלב הבא.

  4. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלו ואת קבוצות ההגדרות שהוא שייך אליהן.

  5. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  6. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  7. מוצאים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן. אם התיבה לא מסומנת עבור היחידה הארגונית או קבוצת ההגדרות של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

  8. אם אתם רוצים שהמנהל יוכל לשנות את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות באחסון השיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    1. אם רוצים שכל המנהלים ביחידה הארגונית יוכלו לעדכן את ההגדרות, מבטלים את הסימון של התיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי ברירת המחדל.
    2. אם לא כל המשתמשים ביחידה הארגונית צריכים להיות בעלי הרשאה לעדכן את ההגדרות, צריך למצוא או ליצור קבוצת משתמשים עם הרשאה לעדכן את הגדרות השיתוף ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

האדמין לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף

בדיקת מהדורת Google Workspace אם יש לכם מינוי ל-Business Starter, אתם יכולים לאפס את הגדרות השיתוף רק לברירת המחדל של 'אפשר לכולם'. לדוגמה, אם שדרגתם לאחור ממהדורה אחרת ל-Business Starter, יכול להיות שבמסוף Admin יוצגו הגדרות ברירת המחדל לשיתוף שהגדרתם כשהיה לכם מינוי למהדורה אחרת. עם זאת, ההגדרה הזו לא משפיעה על תיקיות חדשות באחסון השיתופי, וכל השיתופים מותרים.

לא מוגדר מנהל לאחסון השיתופי

אם אין מנהל לתיקיית האחסון השיתופי, אפשר לבצע פעולות מסוימות בתיקיית האחסון השיתופי, כמו הוספה והסרה של חברים, רק במסוף Admin. המצב הזה עלול לפגוע ביעילות של האחסון השיתופי. כדי לפתור את הבעיה, צריך להגדיר מישהו כמנהל או להוסיף אדם חדש כמנהל:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מציבים את העכבר מעל האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מזהים את החבר שצריך להיות מנהל, מעדכנים את רמת הגישה שלו ולוחצים על שמירה. אם אף אחד מהחברים הנוכחיים לא צריך לקבל גישת ניהול, מוסיפים משתמש ונותנים לו גישת ניהול. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.

אין חברים באחסון השיתופי

אם אין חברים באחסון השיתופי, הגישה לקבצים ולתיקיות באחסון השיתופי מוגבלת למשתמשים שאיתם הפריטים שותפו באופן ישיר. במצב כזה, היכולת של המשתמשים לשתף פעולה בקבצים בתיקיית האחסון השיתופי מוגבלת. כדי לפתור את הבעיה הזו, צריך להוסיף לפחות חבר אחד:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מציבים את העכבר מעל האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מוסיפים לפחות חבר אחד, משתמש או קבוצה. אם תעניקו למשתמש אחד הרשאת גישה ברמת ניהול, הוא יוכל להוסיף משתמשים וקבוצות אחרים כחברים. אחרת, תצטרכו להוסיף את המשתמשים והקבוצות שצריכים לקבל גישה לכל הקבצים. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.
  5. מוצאים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן. אם התיבה לא מסומנת ביחידה הארגונית של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

בעיות בגישה לקבצים ולתיקיות באחסון שיתופי

משתמש לא יכול לגשת לקובץ בתיקיות אחסון שיתופי אחרי שהוא הועבר

כדי לגשת לקובץ באחסון שיתופי, המשתמש צריך להיות חבר באחסון השיתופי, שהקובץ ישותף איתו ישירות או שהתיקייה שמכילה את הקובץ תשולב איתו ישירות.

  • אם המשתמש צריך לקבל גישה לקובץ הזה ולכל הקבצים והתיקיות האחרים באחסון השיתופי, צריך להוסיף אותו כחבר באחסון השיתופי.
  • אם המשתמש צריך גישה רק לקובץ או לתיקייה מסוימים, צריך לבקש ממנהל האחסון השיתופי לשתף את הקובץ עם המשתמש.

המשתמש לא יכול להוסיף הערות לקובץ באחסון שיתופי או לערוך אותו

  1. צריך לבקש מהם לוודא שיש להם לפחות הרשאת הוספת הערות באחסון השיתופי.
  2. מוודאים שהרישיון שלהם תומך בתיקיות אחסון שיתופי (לרשימת מהדורות נתמכות, אפשר לעיין במאמר הגדרת תיקיות אחסון שיתופי בארגון). אם לא, המשתמש יכול רק לצפות בקבצים, אלא אם הקובץ שותף איתו ישירות. כדי לראות איזה רישיון יש להם:

    1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז הארגון שלי ואז משתמשים.

      אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

    2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצום הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל שלהם.
    3. לחץ על שם המשתמש.
    4. לוחצים על רישיונות.

פרטים על גישה לאחסון שיתופי זמינים במאמר בנושא גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי.

משתמש לא יכול לגשת לאחסון שיתופי, למרות שהוא חבר בו

אדמינים יכולים למנוע גישה לקבצים בדרכים שונות, בהתאם לתוכן שלהם או לאדם שמנסה לגשת אליהם. המדיניות הזו מבטלת את הגדרות השיתוף שנקבעו לאחסון השיתופי או לקובץ או לתיקייה באחסון השיתופי. לדוגמה, אם ההגדרות של תיקיית האחסון השיתופי מאפשרות שיתוף עם משתמשים חיצוניים, אבל מדיניות אחרת לא מאפשרת זאת, אז משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם הם חברים בתיקייה.

הנה כמה דוגמאות למדיניות שיכולה למנוע גישה לאחסון שיתופי או לקובץ באחסון שיתופי:

  1. יכול להיות שהגדרות השיתוף ב-Drive מונעות את הגישה לאחסון השיתופי. אם המשתמש אמור לקבל גישה, יכול להיות שתוכלו להקצות את האחסון השיתופי ליחידה ארגונית שבה מותר לשתף איתו.
  2. אם הגדרתם כללים להרשאות שיתוף, הם יכולים למנוע גישה לתיקיית אחסון שיתופי.
  3. אם מגדירים כללי DLP, הם יכולים למנוע גישה לקובץ ספציפי.

בעיות בהעברת תיקיות לתיקיות אחסון שיתופי או מהן

אם למשתמש יש בעיה בהעברת תיקייה, לרוב זה קורה בגלל מגבלות על מספר הפריטים או בגלל רמות גישה לא מספיקות.

בדיקת מגבלות על פריטים

יש מגבלה של 500,000 פריטים על קבצים, תיקיות וקיצורי דרך באחסון שיתופי. אם העברת תיקייה תגרום לחריגה מהמגבלה הזו באחסון השיתופי, ההעברה לא תתבצע. אפשר לנסות לחלק את התוכן לתיקיות משנה קטנות יותר או ליצור במקום זאת תיקיית אחסון שיתופי חדשה.

בדיקת ההרשאות

משתמשים צריכים רמות גישה ספציפיות כדי להעביר תיקיות:

  • העברת תיקייה לאחסון שיתופי – נדרשת לפחות הרשאת עריכה בתיקיית המקור והרשאת עריכה או בעלות בתיקיית היעד.
  • העברת תיקייה מתיקיית אחסון שיתופי או בין תיקיות אחסון שיתופי – נדרשת הרשאת מנהל בתיקיית המקור ולפחות הרשאת מנהל תוכן בתיקיית היעד.
  • פתרון בעיות שגיאה 403 – אם משתמש מקבל שגיאה מסוג insufficientFilePermissions ‏ (403), צריך לוודא שיש לו גישת מנהל לאחסון השיתופי המקורי.

פרטים נוספים זמינים במאמרים העברת קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי ומה חברים יכולים לעשות ברמות גישה שונות.

מגבלות על תיקיות אחסון שיתופי

הסתרת אחסון שיתופי

שימוש ב-Drive לשולחן העבודה עם חשבון של מקום העבודה או מוסד הלימודים