פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי של המשתמשים

אדמינים יכולים לעזור למשתמשים בארגון שלהם בפתרון בעיות שקשורות ליצירה, לגישה ולשיתוף של תיקיות אחסון שיתופי.

קודם כול, כדאי לבקש מהם לעיין במאמר פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי, שבו מוסבר על הרבה בעיות נפוצות. אם הפתרונות האלה לא עוזרים, אפשר לנסות את הפתרונות שמפורטים במאמר הזה.

בעיות ביצירה או בניהול של תיקיות אחסון שיתופי

בעיות בגישה לקבצים ולתיקיות באחסון שיתופי

בעיות בהעברת תיקיות לתיקיות אחסון שיתופי או מהן

בעיות ביצירה או בניהול של תיקיות אחסון שיתופי

המשתמש לא יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש לא יכול ליצור תיקיות באחסון השיתופי, יכול להיות שהרישיון שלו לא תומך באחסון שיתופי, או שהאפשרות הזו מושבתת ביחידה הארגונית שלו ולא מבוטלת על ידי הגדרות לקבוצת משתמשים. כדי לבדוק את הסטטוס שלהם:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

  2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצום הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל של המשתמש.
  3. לחץ על שם המשתמש.

  4. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם הרישיון שלהם לא תומך באחסון שיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אם לא, עוברים לשלב הבא.

  5. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלו ואת כל קבוצות ההגדרות שהוא משתייך אליהן.

  6. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  7. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  8. בקטע Drive ו-Docs, לוחצים על היחידה הארגונית של המשתמש.

    אם התיבה הראשונה מסומנת, היחידה הארגונית שלהם לא יכולה ליצור תיקיות באחסון השיתופי.

  9. אם המשתמש צריך להיות מסוגל ליצור תיקיות באחסון השיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    • אם רוצים שכל המשתמשים ביחידה הארגונית יוכלו ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון בתיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי ההגדרה.
    • אם לא כל המשתמשים ביחידה הארגונית צריכים להיות מסוגלים ליצור אחסונים שיתופיים, צריך למצוא או ליצור הגדרות לקבוצת משתמשים שיש לה הרשאה ליצור אחסונים שיתופיים ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

מנהל לא יכול לשנות את הרשאות השיתוף

אם משתמש עם גישת ניהול לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף של אחסון שיתופי, יכול להיות שהרישיון שלו או הגדרה במסוף Admin חוסמים אותו. כדי לבדוק את הסטטוס שלהם:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

  2. לחץ על שם המשתמש.

  3. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם יש להם רישיון Business Starter, הם יכולים לאפס את הגדרת השיתוף רק כדי לאפשר שיתוף עם כולם.

    אם הרישיון שלהם לא תומך בניהול ההגדרות של האחסון השיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אם לא, עוברים לשלב הבא.

  4. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלו ואת כל קבוצות ההגדרות שהוא משתייך אליהן.

  5. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  6. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  7. מוצאים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן. אם התיבה לא מסומנת עבור היחידה הארגונית או הגדרות לקבוצת משתמשים של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

  8. אם אתם רוצים שהמנהל יוכל לשנות את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות באחסון השיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    1. אם רוצים שכל המנהלים ביחידה הארגונית יוכלו לעדכן את ההגדרות, מבטלים את הסימון של התיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי הגדרות ברירת המחדל.
    2. אם לא כל המשתמשים ביחידה הארגונית צריכים להיות בעלי הרשאה לעדכן את הגדרות השיתוף, צריך למצוא או ליצור הגדרות לקבוצת משתמשים עם הרשאה לעדכן את הגדרות השיתוף ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

אדמין לא יכול לשנות את הרשאות השיתוף

בדיקת מהדורת Google Workspace אם יש לכם מינוי ל-Business Starter, אתם יכולים לאפס את הגדרות השיתוף רק לברירת המחדל 'אפשר לכולם'. לדוגמה, אם שדרגתם לאחור ממהדורה אחרת ל-Business Starter, יכול להיות שבמסוף Admin יוצגו הגדרות ברירת המחדל לשיתוף שהגדרתם כשהייתה לכם המהדורה האחרת. עם זאת, ההגדרה הזו לא משפיעה על תיקיות חדשות באחסון השיתופי, וכל השיתופים מותרים.

אין מנהל לאחסון השיתופי

אם אין מנהל לתיקיית האחסון השיתופי, אפשר לבצע פעולות מסוימות בתיקיית האחסון השיתופי, כמו הוספה והסרה של חברים, רק במסוף Admin. במצב כזה, היעילות של האחסון השיתופי עלולה להיפגע. כדי לפתור את הבעיה, צריך להגדיר מישהו כמנהל או להוסיף אדם חדש כמנהל:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מצביעים על האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מזהים את החבר שצריך להיות מנהל, מעדכנים את רמת הגישה שלו ולוחצים על שמירה. אם אף אחד מהחברים הנוכחיים לא צריך לקבל גישת ניהול, מוסיפים משתמש ומעניקים לו גישת ניהול. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.

באחסון השיתופי אין חברים

אם אין חברים באחסון השיתופי, הגישה לקבצים ולתיקיות באחסון השיתופי מוגבלת למשתמשים שהפריטים שותפו איתם ישירות. במצב כזה, היכולת של המשתמשים לשתף פעולה בעריכת קבצים בתיקיית האחסון השיתופי מוגבלת. כדי לפתור את הבעיה הזו, צריך להוסיף לפחות חבר אחד:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מצביעים על האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מוסיפים לפחות חבר אחד, משתמש או קבוצה. אם מעניקים למשתמש אחד גישת ניהול, הוא יכול להוסיף משתמשים וקבוצות אחרים כחברים. אחרת, צריך להוסיף את המשתמשים והקבוצות שצריכים לקבל גישה לכל הקבצים. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.
  5. מוצאים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן. אם התיבה לא מסומנת ביחידה הארגונית של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

בעיות בגישה לקבצים ולתיקיות באחסון שיתופי

למשתמש אין גישה לקובץ באחסון שיתופי אחרי שהוא הועבר

כדי לגשת לקובץ באחסון שיתופי, המשתמש צריך להיות חבר באחסון השיתופי, או שהקובץ או התיקייה שמכילה אותו שותפו איתו ישירות.

  • אם המשתמש צריך לקבל גישה לקובץ הזה ולכל הקבצים והתיקיות האחרים באחסון השיתופי, צריך להוסיף אותו כחבר באחסון השיתופי.
  • אם המשתמש צריך גישה רק לקובץ או לתיקייה מסוימים, צריך לבקש ממנהל האחסון השיתופי לשתף את הקובץ עם המשתמש.

משתמש לא יכול להגיב על קובץ באחסון שיתופי או לערוך אותו

  1. כדאי לבקש מהם לוודא שיש להם לפחות הרשאות הוספת הערות באחסון השיתופי.
  2. מוודאים שהרישיון שלהם תומך באחסון שיתופי (לרשימת המהדורות הנתמכות, אפשר לעיין במאמר בנושא הגדרת אחסון שיתופי לארגון). אם לא, המשתמש יכול רק לצפות בקבצים, אלא אם הקובץ שותף איתו ישירות. כדי לראות איזה רישיון יש להם:

    1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

      כדי לעשות את זה, צריך הרשאת אדמין לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

    2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצום הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל של המשתמש.
    3. לחץ על שם המשתמש.
    4. לוחצים על רישיונות.

פרטים על גישה לאחסון שיתופי זמינים במאמר גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי.

למשתמש אין גישה לאחסון שיתופי, למרות שהוא חבר בו

לאדמינים יש כמה דרכים למנוע גישה לקבצים על סמך התוכן שלהם או האדם שמנסה לגשת אליהם. המדיניות הזו מבטלת את הגדרות השיתוף שנקבעו לאחסון שיתופי או לקובץ או לתיקייה באחסון שיתופי. לדוגמה, אם ההגדרות של תיקיית האחסון השיתופי מאפשרות שיתוף עם משתמשים חיצוניים, אבל מדיניות אחרת לא מאפשרת זאת, אז משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם הם חברים בתיקיית האחסון השיתופי.

חלק מהמדיניות שיכולה למנוע גישה לאחסון שיתופי או לקובץ באחסון שיתופי כוללת את הדברים הבאים:

  1. יכול להיות שהגדרות השיתוף ב-Drive מונעות גישה לתיקיית אחסון שיתופי. אם המשתמש אמור לקבל גישה, יכול להיות שתוכלו להקצות את האחסון השיתופי ליחידה ארגונית שבה מותר לשתף איתו.
  2. אם הגדרתם כללים להרשאות שיתוף, הם יכולים למנוע גישה לתיקיית אחסון שיתופי.
  3. אם מגדירים כללי DLP, הם יכולים למנוע גישה לקובץ ספציפי.

בעיות בהעברת תיקיות לתיקיות אחסון שיתופי או מהן

המשתמש לא יכול להעביר תיקייה לאחסון שיתופי

יכול להיות שמשתמש לא יוכל להעביר תיקייה לאחסון שיתופי מהסיבות הבאות:

  • התיקייה מכילה יותר מדי קבצים שלא ניתן להעביר. במקרה כזה, אפשר לנסות להעביר את התיקייה בשבילם כאדמינים.
  • התיקייה מכילה יותר מדי קבצים. אפשר לבקש מהם לארגן את התוכן בתיקיות משנה ולהעביר אותן במקום זאת.
  • ההעברה תגרום לחריגה ממגבלות האחסון השיתופי. כדאי ליצור אחסון שיתופי אחר.

פרטים נוספים מופיעים במאמר העברת קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי.