פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי של המשתמשים

אדמינים יכולים לעזור למשתמשים בארגון לפתור בעיות שקשורות ליצירה, לגישה ולשיתוף של תיקיות באחסון השיתופי.

קודם כול, כדאי לבקש מהם לעיין במאמר פתרון בעיות בתיקיות אחסון שיתופי, שבו מפורטות בעיות נפוצות רבות. אם הפתרונות האלה לא עוזרים, אפשר לנסות את הפתרונות שמופיעים במאמר הזה.

בעיות ביצירה או בניהול של תיקיות אחסון שיתופי

בעיות בגישה לקבצים ולתיקיות באחסון שיתופי

בעיות בהעברת תיקיות לתיקיות אחסון שיתופי או מהן

בעיות ביצירה או בניהול של תיקיות אחסון שיתופי

המשתמש לא יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש לא יכול ליצור תיקיות באחסון השיתופי, יכול להיות שהרישיון שלו לא תומך באחסון שיתופי, או שהאפשרות הזו מושבתת ביחידה הארגונית שלו ולא מבוטלת על ידי הגדרות לקבוצת משתמשים. כדי לבדוק את הסטטוס שלהם:

  1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

    אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

  2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצם את הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל של המשתמש.
  3. לחץ על שם המשתמש.

  4. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם הרישיון שלהם לא תומך באחסון שיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אם לא, עוברים לשלב הבא.

  5. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלהם ואת קבוצות ההגדרות שהם שייכים אליהן.

  6. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  7. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  8. בקטע Drive ו-Docs, לוחצים על היחידה הארגונית של המשתמש.

    אם התיבה הראשונה מסומנת, ליחידה הארגונית שלהם אין הרשאה ליצור תיקיות באחסון השיתופי.

  9. אם המשתמש צריך להיות מסוגל ליצור תיקיות באחסון השיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    • אם רוצים שכל המשתמשים ביחידה הארגונית יוכלו ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון בתיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי ההגדרה.
    • אם לא כל המשתמשים ביחידה הארגונית צריכים להיות מסוגלים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, צריך למצוא או ליצור הגדרות לקבוצת משתמשים שיש לה הרשאה ליצור תיקיות באחסון השיתופי ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

מנהל לא יכול לשנות את הרשאות השיתוף

אם משתמש עם הרשאת ניהול באחסון שיתופי לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף שלו, יכול להיות שהרישיון שלו או הגדרה במסוף Admin חוסמים אותו. כדי לבדוק את הסטטוס שלו:

  1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

    אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

  2. לחץ על שם המשתמש.

  3. מחפשים את הקטע Licenses (רישיונות) ומוודאים שהרישיון שלהם הוא אחד מהרישיונות הבאים:

    התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

    אם יש להם רישיון Business Starter, הם יכולים לאפס את הגדרת השיתוף רק כך שתאפשר שיתוף עם כולם.

    אם הרישיון שלהם לא תומך בניהול ההגדרות של האחסון השיתופי, אפשר לשנות את הרישיון. אם לא, עוברים לשלב הבא.

  4. רושמים את היחידה הארגונית שמופיעה מתחת לשם שלהם ואת קבוצות ההגדרות שהם שייכים אליהן.

  5. בצד ימין, לוחצים על אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‏Drive ו-Docs.

  6. לוחצים על הגדרות שיתוף ואז יצירת תיקיות אחסון שיתופי.

  7. מחפשים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לשנות את ההגדרות הבאות. אם התיבה לא מסומנת עבור היחידה הארגונית או הגדרות לקבוצת משתמשים של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

  8. אם אתם רוצים שהמנהל יוכל לשנות את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות באחסון השיתופי, כדאי לחשוב איך הכי טוב לתת לו הרשאה:

    1. אם רוצים שכל המנהלים ביחידה הארגונית יוכלו לעדכן את ההגדרות, מבטלים את הסימון של התיבה הראשונה ולוחצים על שמירה או על שינוי ההגדרה.
    2. אם לא כל מי שמשתייך ליחידה הארגונית צריך להיות בעל הרשאה לעדכן את הגדרות השיתוף, צריך למצוא או ליצור הגדרות לקבוצת משתמשים שיש לה הרשאה לעדכן את הגדרות השיתוף, ולהוסיף את המשתמש לקבוצה.

האדמין לא יכול לשנות את הרשאות השיתוף

בודקים את מהדורת Google Workspace. אם יש לכם מינוי ל-Business Starter, אתם יכולים לאפס את הגדרות השיתוף רק לברירת המחדל 'אפשר לכולם'. לדוגמה, אם שדרגתם ממהדורה אחרת ל-Business Starter, יכול להיות שבמסוף Admin יופיעו הגדרות השיתוף שקבעתם כשהיה לכם מינוי למהדורה אחרת. עם זאת, ההגדרה הזו לא משפיעה על תיקיות חדשות ששותפו, וכל השיתופים מותרים.

לא מוגדר מנהל לאחסון השיתופי

אם אין מנהל לתיקיית אחסון שיתופי, אפשר לבצע פעולות מסוימות בתיקיית האחסון השיתופי, כמו הוספה והסרה של חברים, רק במסוף Admin. במצב כזה, היעילות של האחסון השיתופי עלולה להיפגע. כדי לפתור את הבעיה, צריך להגדיר מישהו כמנהל או להוסיף אדם חדש כמנהל:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מצביעים על האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מזהים חבר שצריכה להיות לו הרשאת ניהול, מעדכנים את רמת הגישה שלו ולוחצים על שמירה. אם לאף אחד מהחברים הנוכחיים לא צריכה להיות הרשאת ניהול, מוסיפים משתמש ומעניקים לו הרשאת ניהול. לפרטים נוספים, אפשר לעיין במאמר בנושא ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.

אין חברים באחסון השיתופי

אם אין חברים בתיקיית אחסון שיתופי, הגישה לקבצים ולתיקיות באחסון השיתופי מוגבלת למשתמשים ששיתפו איתם את הפריטים ישירות. במצב כזה, היכולת של המשתמשים לשתף פעולה בקבצים באחסון השיתופי מוגבלת. כדי לפתור את הבעיה הזו, צריך להוסיף לפחות חבר אחד:

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
  3. מצביעים על האחסון השיתופי ולוחצים על ניהול חברים.
  4. מוסיפים לפחות חבר אחד, משתמש או קבוצה. אם מעניקים למשתמש אחד גישת ניהול, הוא יכול להוסיף משתמשים וקבוצות אחרים כחברים. אחרת, צריך להוסיף את המשתמשים והקבוצות שצריכים לקבל גישה לכל הקבצים. פרטים נוספים זמינים במאמר ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמין.
  5. מחפשים את האפשרות חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן. אם התיבה לא מסומנת עבור היחידה הארגונית של המשתמש, הוא לא יכול לשנות את הגדרות השיתוף.

בעיות בגישה לקבצים ולתיקיות באחסון שיתופי

למשתמש אין גישה לקובץ באחסון שיתופי אחרי שהוא הועבר

כדי לגשת לקובץ באחסון שיתופי, המשתמש צריך להיות חבר באחסון השיתופי, או שהקובץ או התיקייה שמכילה את הקובץ שותפו איתו ישירות.

  • אם המשתמש צריך לקבל גישה לקובץ הזה ולכל הקבצים והתיקיות האחרים באחסון השיתופי, צריך להוסיף אותו כחבר באחסון השיתופי.
  • אם המשתמש צריך גישה רק לקובץ או לתיקייה מסוימים, צריך לבקש ממנהל האחסון השיתופי לשתף את הקובץ עם המשתמש.

משתמש לא יכול להגיב על קובץ באחסון שיתופי או לערוך אותו

  1. צריך לבקש מהם לוודא שיש להם לפחות הרשאת הוספת הערות באחסון השיתופי.
  2. מוודאים שהרישיון שלהם תומך בתיקיות אחסון שיתופי (במהדורות נתמכות, אפשר לעיין במאמר בנושא הגדרת תיקיות אחסון שיתופי בארגון). אם לא, המשתמש יכול רק לצפות בקבצים, אלא אם הקובץ שותף איתו ישירות. כדי לראות את סוג הרישיון שלהם:

    1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ואז ספרייה ואז משתמשים.

      אתם צריכים הרשאה מתאימה לניהול המשתמשים. אם אין לכם אותה, לא תראו את כל האפשרויות והכפתורים שבהוראות שכאן.

    2. מאתרים את המשתמש ברשימה. אם יש לכם הרבה משתמשים, לוחצים על הוספת מסנן ובוחרים דרך לצמצם את הרשימה, למשל לפי כתובת האימייל של המשתמש.
    3. לחץ על שם המשתמש.
    4. לוחצים על רישיונות.

פרטים על גישה לאחסון שיתופי זמינים במאמר בנושא גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי.

משתמש לא יכול לגשת לאחסון שיתופי, למרות שהוא חבר בו

לאדמינים יש כמה דרכים למנוע גישה לקבצים על סמך התוכן שלהם או על סמך האדם שמנסה לגשת אליהם. המדיניות הזו מבטלת את הגדרות השיתוף שנקבעו לאחסון שיתופי או לקובץ או לתיקייה באחסון שיתופי. לדוגמה, אם ההגדרות של האחסון השיתופי מאפשרות שיתוף עם משתמשים חיצוניים, אבל מדיניות אחרת לא מאפשרת זאת, אז משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם הם חברים באחסון השיתופי.

הנה כמה דוגמאות למדיניות שיכולה למנוע גישה לאחסון שיתופי או לקובץ באחסון שיתופי:

  1. יכול להיות שהגדרות השיתוף ב-Drive מונעות גישה לתיקיית אחסון שיתופי. אם המשתמש אמור לקבל גישה, יכול להיות שתוכלו להקצות את האחסון השיתופי ליחידה ארגונית שבה מותר לשתף איתו.
  2. אם הגדרתם כללים להרשאות שיתוף, הם יכולים למנוע גישה לתיקיית אחסון שיתופי.
  3. אם מגדירים כללי DLP, הם יכולים למנוע גישה לקובץ ספציפי.

בעיות בהעברת תיקיות לתיקיות אחסון שיתופי או מהן

המשתמש לא יכול להעביר תיקייה לאחסון שיתופי

יכול להיות שמשתמש לא יוכל להעביר תיקייה לאחסון שיתופי מהסיבות הבאות:

  • התיקייה מכילה יותר מדי קבצים שלא ניתן להעביר. במקרה כזה, אפשר לנסות להעביר את התיקייה בשבילם כאדמינים.
  • התיקייה מכילה יותר מדי קבצים. אפשר לבקש מהם לארגן את התוכן בתיקיות משנה ולהעביר אותן במקום זאת.
  • ההעברה תגרום לחריגה מהמגבלות של האחסון השיתופי. כדאי ליצור אחסון שיתופי אחר.

פרטים נוספים מופיעים במאמר העברת קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי.