Permite o bloquea los iniciadores y pasos personalizados de Google Workspace

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, complemento Teaching and Learning, y Education Plus. Complementos compatibles con esta función: Google AI Pro for Education. 

Esta función está disponible en la versión preliminar limitada.

Los pasos personalizados de Google Workspace son pasos que crean los desarrolladores de tu organización o terceros. Estos pasos pueden ayudar a que los flujos de tus usuarios funcionen mejor con los sistemas existentes de tu organización. Sin embargo, los usuarios pueden agregar variables a los pasos personalizados que podrían compartir los datos de tu organización de forma externa o con el desarrollador del paso personalizado (por ejemplo, en el contenido de un mensaje de Gmail o Chat, un documento de Drive o información de eventos del Calendario).

En esta página, se explica cómo puedes controlar quién puede usar los pasos personalizados y los pasos personalizados no publicados (versión de prueba), y qué pasos personalizados están disponibles.

Acerca de los activadores y pasos personalizados no publicados

Antes de que los activadores y pasos personalizados se publiquen en Google Workspace Marketplace, se prueban y se instalan desde una implementación de prueba. Cualquier usuario con el que se comparta Google Apps Script también puede instalar la versión de prueba de la app. Obtén más información para probar y depurar complementos de Workspace.

Puedes controlar si tus usuarios pueden usar pasos personalizados no publicados. Si limitas el acceso, puedes evitar que los usuarios vuelvan a crear pasos bloqueados o puedes elegir quién puede usar y probar los pasos personalizados.

Elige quién puede usar y probar los activadores y pasos personalizados

Puedes permitir que tus usuarios prueben pasos personalizados que no se hayan publicado en Google Workspace Marketplace. También puedes limitar a tus usuarios para que solo usen los pasos publicados que permitiste, o bien puedes restringir el uso de pasos personalizados por completo. Si limitas el acceso, puedes evitar que los usuarios vuelvan a crear un paso bloqueado y usen una implementación de prueba para eludir este parámetro de configuración.

Antes de que se publiquen los activadores y pasos personalizados, se prueban y se instalan desde la misma implementación de prueba. Cualquier usuario con el que se comparta Google Apps Script también puede instalar la versión de prueba de la app. Obtén más información para probar y depurar complementos de Workspace.

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de pasos personalizados.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Muéstrame cómo La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Elige una opción:

    • Desactivado: Es el parámetro de configuración predeterminado. Los flujos no pueden usar pasos personalizados. Los flujos que usaban pasos personalizados anteriormente ya no funcionarán.

    • Activado: Los flujos pueden usar los pasos personalizados publicados que permitas.

      Marca la casilla Permitir pasos personalizados no publicados (de prueba) para que los usuarios puedan probarlos y compartirlos con otras personas.

      Para configurar los requisitos de aprobación, consulta Exige aprobación para los flujos.

      Nota: Tu configuración de acceso a los datos se aplica a los pasos no publicados, pero no puedes administrarlos en Google Workspace Marketplace.

  5. Haz clic en Guardar.

Administra la disponibilidad de los pasos personalizados

Cuando permites activadores y pasos personalizados, puedes administrar cuáles están disponibles para usarse en flujos y a qué datos pueden acceder.

Los activadores y pasos personalizados se instalan a través de Google Workspace Marketplace. Puedes administrarlos como cualquier complemento de Google Workspace que se publique en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente: