Administra el acceso a los pasos y los iniciadores en Workspace Studio

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus. Compara tu edición. Complementos compatibles con esta función: Acceso a AI Ultra y Google AI Pro for Education. Comparar complementos

Como administrador, puedes controlar qué pasos y plantillas pueden usar las personas de tu organización para crear flujos en Google Workspace Studio. Algunos pasos, como ciertos pasos de complementos de Google Workspace y pasos de integraciones de Google Workspace, pueden compartir datos con apps y servicios de terceros.

Puedes controlar el acceso a lo siguiente:

Cómo permitir o bloquear los pasos de Gemini para Google Workspace

Ediciones compatibles con esta función:Enterprise Standard y Enterprise Plus, complemento de Teaching and Learning y Education Plus, Google AI Pro for Education y Acceso a AI Ultra. Comparar tu edición

Los usuarios designados como menores de 18 años no pueden usar las funciones potenciadas por IA en Workspace Studio. 

Nota: Las funciones potenciadas por IA en Workspace Studio siguen los principios de privacidad del Centro de privacidad de IA generativa en Google Workspace. 

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego IA generativa y luego Gemini para Workspace.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. Haz clic en el panel de acceso a funciones.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Junto a Workspace Studio, haz clic en Editar.
  5. Haz clic en Activado o Desactivado.
  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Cuando Gemini para Google Workspace está desactivado en Workspace Studio, las personas no pueden hacer lo siguiente:

  • Crear flujos a partir de una instrucción
  • Usar pasos de IA Dejarán de funcionar los flujos activos que tengan pasos de IA.

Permitir o bloquear el envío de un webhook

Esta función está en versión preliminar limitada.

Los webhooks permiten que los flujos envíen o reciban datos con un vínculo externo o una API. El paso de webhook permite que las personas se conecten a recursos internos y externos que Workspace Studio no admite directamente. Sin embargo, las personas deben tener cuidado al compartir los datos de tu organización de forma externa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.

    Workspace Studio aún se está lanzando, por lo que es posible que no veas estos parámetros de configuración en la Consola del administrador. Más información

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de webhooks.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Elige una opción.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Permite o bloquea los pasos de los complementos de Google Workspace

Esta función está en versión preliminar limitada.

Los pasos de los complementos de Google Workspace son pasos personalizados creados por desarrolladores de tu organización o terceros. Los usuarios de Workspace Studio pueden agregar variables a los pasos de los complementos que contienen los datos de la Cuenta de Google de su organización, como el contenido de un mensaje en Gmail o Chat, un documento en Drive o la información de un evento del Calendario. Luego, el flujo puede compartir esos datos con el propietario del complemento de terceros. Más información sobre los pasos personalizados

Los pasos del complemento se instalan a través de Google Workspace Marketplace. Estos pasos se administran como cualquier complemento de Google Workspace publicado en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente:

Permite o bloquea pasos de integraciones de Workspace

Esta función está en versión preliminar limitada.

Las integraciones de Workspace son similares a los pasos de los complementos de Google Workspace, excepto que las desarrollan Google y socios externos de Google. Permiten que Workspace Studio y Gemini se conecten a apps como Jira, Asana y Mailchimp, y que intercambien datos fácilmente.

Las integraciones de Workspace se administran como cualquier complemento de Google Workspace publicado en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente:

Permite o bloquea pasos específicos del servicio de Workspace

Las personas deben tener acceso a un servicio de Workspace para usar los iniciadores y los pasos de ese servicio. Por ejemplo, si Google Chat está desactivado para tu organización, las personas no podrán usar los pasos de Chat en sus flujos.

Para permitir o bloquear que los usuarios utilicen flujos que realizan acciones en servicios específicos de Google Workspace sin desactivar esos servicios, puedes usar los controles de API. Es posible que también debas actualizar los niveles de acceso adaptado al contexto asignados a estas apps.

Nota: Las funciones potenciadas por IA en Workspace Studio siguen los principios de privacidad del Centro de privacidad de IA generativa en Google Workspace.

Permitir pasos de la app de Workspace

  1. Sigue las instrucciones que se indican en Controla qué apps acceden a los datos de Google Workspace para establecer las siguientes apps como Confiables. También marca la casilla Exempt from having API access blocked by Context-Aware Access levels si tu organización asigna niveles de Acceso adaptado al contexto a las apps.

    • Drive para Workspace Studio
    • Gemini para Workspace Studio
    • Gmail para Workspace Studio
    • Calendario de Google para Workspace Studio
    • Google Chat para Workspace Studio
    • De Formularios de Google a Workspace Studio
    • Hojas de cálculo para Workspace Studio

  2. Si tu organización asigna niveles de acceso adaptado al contexto a las apps, es posible que también debas eximir las apps incluidas en la lista de entidades permitidas para permitir el acceso.

    1. Sigue las instrucciones en Asigna niveles de acceso adaptado al contexto a las apps para encontrar las apps con niveles de acceso asignados.
    2. Haz clic en cada app con un nivel de acceso asignado.
    3. Si la configuración de la política tiene marcada la casilla Impedir que otras apps accedan a las apps seleccionadas a través de APIs si no se cumplen los niveles de acceso, también marca la casilla Excluir las apps de la lista de entidades permitidas para que siempre puedan acceder a las APIs de servicios específicos de Google, independientemente de los niveles de acceso.

Bloquea los pasos de la app de Workspace

Sigue las instrucciones que se indican en Controla qué apps acceden a los datos de Google Workspace para bloquear cualquiera de las siguientes apps:

  • Drive para Workspace Studio
  • Gemini para Workspace Studio
  • Gmail para Workspace Studio
  • Calendario de Google para Workspace Studio
  • Google Chat para Workspace Studio
  • De Formularios de Google a Workspace Studio
  • Hojas de cálculo para Workspace Studio