البدء: دليل إعداد Workspace Studio للمشرفين

يتيح Google Workspace Studio للمستخدمين إنشاء "مسارات" تعمل على أتمتة مهام العمل الروتينية في جميع تطبيقات Google Workspace، بما في ذلك Gmail وDrive وChat، والخدمات التابعة لجهات خارجية. يمكن للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى Gemini إنشاء مسارات من خلال وصف ما يريدون تنفيذه.

يمكن أن تنفّذ المسارات إجراءات نيابةً عن المستخدمين، مثل إنشاء مسودات الرسائل الإلكترونية وإنشاء الملفات وتعديلها وإنشاء المهام وغير ذلك. قد تؤدي التدفقات التي تم إعدادها بشكل غير صحيح إلى تعديل البيانات أو حذفها عن غير قصد، أو إرسال إشعارات مفرطة. يمكن للمشرفين إدارة هذه المخاطر من خلال السياسات والمراقبة.

يقدّم هذا الدليل أفضل الممارسات للمشرفين لإعداد Workspace Studio وتقديم الدعم له وإدارته من أجل تحقيق الحدّ الأقصى من الإنتاجية مع الحفاظ على الأمان والتحكّم.

الخطوة 1: إعداد Workspace Studio لمؤسستك

قبل السماح للمستخدمين باستخدام Workspace Studio، ننصحك بضبط أذونات الوصول وضوابط الأمان لضمان عمل سير العمل على النحو المتوقّع والحفاظ على أمان البيانات.

1. إدارة إذن الوصول إلى "استوديو YouTube"

  • للعثور على الإعداد: "وحدة تحكّم المشرف" ثم "القائمة" ثم "التطبيقات" ثم Google Workspace ثم Workspace Studio.
  • الإجراء: تأكَّد من ضبط حالة الخدمة على تفعيل للوحدات التنظيمية والمجموعات المناسبة.
  • اقتراح: أنشئ وحدة تنظيمية فرعية تم إيقاف إمكانية الوصول إلى "استوديو YouTube" فيها. يتيح لك ذلك نقل مستخدم إليها بسرعة لإيقاف مسار يملكه.

مزيد من المعلومات: تفعيل Google Workspace Studio أو إيقافه في مؤسستك

2. إدارة إمكانية الاستفادة من ميزات "استوديو YouTube"

يمكنك التحكّم في ما إذا كان بإمكان المستخدمين استخدام Gemini لإنشاء مسارات، واستخدام خطوات مستندة إلى الذكاء الاصطناعي في مساراتهم، واستخدام خطوات لخدمات Workspace الأخرى، واستخدام عمليات الدمج أو الخطوات المخصّصة.

الاقتراحات:

  • يمكنك السماح للمستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى "Gemini في Google Workspace" باستخدام ميزات Gemini في Studio.
  • السماح للمستخدمين باستخدام خطوات لخدمات Workspace التي يمكنهم الوصول إليها لا تحظر خطوات الخدمة إلا إذا كان هناك خطر إساءة استخدام.
  • استخدِم قائمة السماح في Google Workspace Marketplace للتحكّم في عمليات التكامل والخطوات المخصّصة المنشورة التي يمكن للمستخدمين استخدامها.

تعليمات تفصيلية: إدارة الوصول إلى الخطوات وإجراءات التفعيل في Workspace Studio

3- إدارة المستخدمين الذين يمكنهم مشاركة التدفقات

عندما تسمح للمستخدمين بمشاركة سير العمل مع الآخرين داخليًا، يمكنهم مشاركة سير عمل مفيد يزيد من الإنتاجية الإجمالية ويوفر الوقت للمستخدمين الآخرين الذين لا يضطرون إلى إعادة إنشاء سير العمل نفسه.

  • طريقة عمل المشاركة: عندما يشارك مستخدم أحد المسارات، ينقر المستلِم على رابط للحصول على نسخة من المسار. تتضمّن النسخة إعدادات المالك، مثل النص الذي أدخله وعناوين البريد الإلكتروني والروابط المؤدية إلى الملفات في Drive. لا يمكن للمستلِم الوصول إلى بيانات المالك الخاصة، مثل الرسائل الإلكترونية أو ملفات Drive، بل يمكنه الوصول إلى المحتوى الذي يمكنه الوصول إليه حاليًا فقط.
  • للعثور على الإعداد: "وحدة تحكّم المشرف" ثم "التطبيقات" ثم Google Workspace ثم Workspace Studio ثم "إعدادات المشاركة".
  • الاقتراح: اسمح بالمشاركة للوحدات التنظيمية والمجموعات الموثوق بها حتى تتمكّن من توزيع نماذج سير العمل الموحّدة.

مزيد من المعلومات: السماح للمستخدمين بمشاركة مسارات العمل في Workspace Studio

4. إعداد التنبيهات

يمكنك إنشاء قواعد نشاط لتلقّي إشعارات بشأن أنشطة معيّنة في "استوديو YouTube"، مثل:

  • تنبيهات متكرّرة: رصد التدفقات التي قد تكون في حلقة مفرغة أو تعمل بشكل مفرط

    • الشرط: أنشئ قاعدة لأحداث سجلّ القواعد حيث يكون الحدث بدء التشغيل.
    • الحدّ الأدنى: اضبط القاعدة لتنبيهك إذا تجاوز العدد 100 في ساعة واحدة.
    • الإجراء: إرسال رسالة إلكترونية إلى جميع المشرفين

  • تنبيه بشأن استخدام الذكاء الاصطناعي: يمكنك مراقبة استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي في عمليات التشغيل الآلي.

    • الشرط: أنشئ قاعدة يتضمّن فيها اسم الخطوة "اسأل Gemini"، ويمكنك إضافة خطوات أخرى مستندة إلى الذكاء الاصطناعي. للاطّلاع على قائمة بجميع الخطوات المتاحة، يُرجى الانتقال إلى دليل إجراءات التفعيل والخطوات في Workspace Studio.
    • الإجراء: إرسال إشعار إلى المشرف المتميّز

كيفية إعداد تنبيهات النشاط في Workspace Studio

الخطوة 2: تقديم الدعم للمستخدمين

مساعدة المستخدمين في إنشاء التدفقات وفهم الحدود وتحديد المشاكل في التدفقات وحلّها

1. الخطوات الأولى

  • وجِّه المستخدمين إلى studio.workspace.google.com لإنشاء مسار العمل الأول.
  • ننصح المستخدمين بمراجعة مركز مساعدة Workspace Studio للاطّلاع على فيديوهات تعليمية حول إنشاء مسارات العمل واستخدام الخطوات.

2. التعرّف على الحدود

تفرض Workspace Studio الحدود التالية:

  • الحدّ الأقصى لعدد المسارات: يمكن للمستخدمين إنشاء 100 مسار كحدّ أقصى، بما في ذلك المسارات النشطة والمتوقّفة.
  • الحدّ الأقصى للخطوات: يمكن أن تتضمّن عملية Flow 20 خطوة كحدّ أقصى.
  • مشغّل Gmail: لا يمكن بدء أكثر من 25 مسارًا نشطًا من الرسائل الإلكترونية الجديدة.
  • عمليات التشغيل اليومية: هناك حد يومي لإجمالي عمليات تشغيل التدفق لكل مستخدم. إذا وصل أحد المستخدمين إلى هذا الحدّ، سيتم إيقاف جميع المسارات مؤقتًا حتى دورة الـ 24 ساعة التالية. وخلال هذه الفترة، لا تبدأ المسارات عمليات تشغيل جديدة.

مزيد من المعلومات: التعرّف على حدود Google Workspace Studio

3- تحديد المشاكل الشائعة وحلّها

تعرَّف على المشاكل الأكثر شيوعًا التي قد يواجهها المستخدمون مع Workspace Studio.

الخطوة 3: مراقبة النشاط في "استوديو YouTube" وإدارته

تتوفّر لك أدوات قوية للتحقيق في نشاط التدفق والتحكّم فيه.

1. التحقيق في النشاط

استخدِم أداة التدقيق والتحقيق أو أداة التحقيق الأمني لمراجعة ما تم تنفيذه من خلال عمليات سير العمل.

  • مصدر البيانات: اختَر أحداث سجلّ القواعد.
  • الفلاتر: يمكنك الفلترة حسب المُنفِّذ (عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم) ورقم تعريف سير العمل والحدث واسم الخطوة والمزيد.
  • حالة الاستخدام: العثور على مالك مهمة سير عمل تنفّذ خطوة "اسأل Gemini" عدة مرات في الدقيقة

مزيد من المعلومات: أحداث سجلّ Workspace Studio

2. إيقاف مسار

إذا كان أحد المسارات يتصرف بشكل غير منتظم، يمكنك إيقافه. تتوفّر لك بعض الخيارات:

  • الخيار 1: إيقاف المستخدم للعملية اطلب من المستخدم إيقاف المسار أو تعديل إعداداته.
  • الخيار 2: إيقاف الدعم
    1. استخدِم إحدى أدوات التحقيق للحصول على معرّف العملية للعملية التي تتضمّن مشكلة.
    2. يُرجى التواصل مع فريق دعم Google Workspace وتقديم معرّف سير العمل لإيقافه.
  • الخيار 3: التوقف في حالات الطوارئ
    1. انقل المستخدم إلى وحدة تنظيمية تم إيقاف إذن الوصول إلى Studio فيها.
    2. يؤدي ذلك إلى إيقاف جميع عمليات سير العمل لهذا المستخدم على الفور.

كيفية إيقاف مسار Workspace Studio بصفتك مشرفًا