البدء: دليل إعداد Workspace Studio للمشرفين

يتيح Google Workspace Studio للمستخدمين إنشاء "سير عمل" ينفّذ مهام العمل الروتينية تلقائيًا في تطبيقات Google Workspace، بما في ذلك Gmail وDrive وChat، والخدمات التابعة لجهات خارجية. يمكن للمستخدمين الذين لديهم إذن الوصول إلى Gemini إنشاء مسارات من خلال وصف ما يريدون فعله.

يمكن أن تعمل المسارات نيابةً عن المستخدمين، مثل إنشاء مسودات الرسائل الإلكترونية وإنشاء الملفات وتعديلها وإنشاء المهام وغير ذلك. قد تؤدي عمليات سير العمل التي تم ضبطها بشكل سيئ إلى تعديل البيانات أو حذفها عن غير قصد، أو إرسال إشعارات مفرطة. ويمكن للمشرفين إدارة هذه المخاطر من خلال السياسات والمراقبة.

يقدّم هذا الدليل أفضل الممارسات للمشرفين لضبط Workspace Studio ودعمه وإدارته من أجل زيادة الإنتاجية إلى أقصى حد مع الحفاظ على الأمان والتحكّم.

الخطوة 1: إعداد Workspace Studio لمؤسستك

قبل السماح للمستخدمين باستخدام Workspace Studio، ننصحك بضبط أذونات الوصول والقيود لضمان عمل المسارات على النحو المتوقّع والحفاظ على أمان البيانات.

‫1- إدارة الوصول إلى "استوديو YouTube"

  • للعثور على الإعداد: "وحدة تحكّم المشرف" ثم "القائمة" ثم "التطبيقات" ثم ‏Google Workspace ثم ‏Workspace Studio.
  • الإجراء: تأكَّد من ضبط حالة الخدمة على تفعيل للوحدات التنظيمية والمجموعات المناسبة.
  • اقتراح: أنشِئ وحدة تنظيمية فرعية لا يمكنها الوصول إلى Studio، ما يتيح لك نقل مستخدم إليها بسرعة لإيقاف سير عمل يملكه.

مزيد من المعلومات: تفعيل Google Workspace Studio أو إيقافه في مؤسستك

2- إدارة الوصول إلى ميزات "استوديو YouTube"

يمكنك التحكّم في ما إذا كان بإمكان المستخدمين الاستعانة بـ Gemini لإنشاء المسارات، واستخدام الخطوات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي في مساراتهم، واستخدام الخطوات لخدمات Workspace الأخرى، واستخدام الموصِّلات أو الخطوات المخصّصة.

الاقتراحات:

  • يمكنك السماح للمستخدمين الذين لديهم إذن الوصول إلى "Gemini في Google Workspace" باستخدام ميزات Gemini في Studio.
  • السماح للمستخدمين باستخدام الخطوات في خدمات Workspace التي يمكنهم الوصول إليها لا تحظر خطوات خدمة معيّنة إلا إذا كان هناك خطر من إساءة الاستخدام.
  • استخدِم القائمة المسموح بها في Google Workspace Marketplace لتحديد الموصِّلات والخطوات المخصّصة المنشورة التي يمكن للمستخدمين استخدامها.

تعليمات مفصّلة: إدارة الوصول إلى الخطوات وإجراءات التفعيل في Workspace Studio

3- إدارة المستخدمين الذين يمكنهم مشاركة التدفقات

عندما تسمح للمستخدمين بمشاركة التدفقات مع الآخرين داخليًا، يمكنهم مشاركة تدفقات مفيدة تزيد من الإنتاجية الإجمالية وتوفّر الوقت للمستخدمين الآخرين الذين لا يحتاجون إلى إعادة إنشاء التدفقات نفسها.

  • آلية المشاركة: عندما يشارك مستخدم سير عمل، ينقر المستلِم على رابط للحصول على نسخة من سير العمل. تتضمّن النسخة إعدادات المالك، مثل النص الذي أدخله وعناوين البريد الإلكتروني والروابط المؤدية إلى الملفات في Drive. لا يحصل المستلِم على إذن الوصول إلى بيانات المالك الخاصة، مثل الرسائل الإلكترونية أو ملفات Drive، بل يحصل فقط على إذن الوصول إلى المحتوى الذي يمكنه الوصول إليه من قبل.
  • للعثور على الإعداد: وحدة تحكّم المشرف ثم التطبيقات ثم Google Workspace ثم Workspace Studio ثم إعدادات المشاركة.
  • اقتراح: يمكنك السماح بالمشاركة للوحدات التنظيمية والمجموعات الموثوق بها حتى تتمكّن من توزيع نماذج سير العمل الموحّدة.

مزيد من المعلومات: السماح للمستخدمين بمشاركة مسارات العمل في Workspace Studio

‫4. إعداد التنبيهات

يمكنك إنشاء قواعد نشاط ليتم إشعارك بنشاط محدّد في "استوديو"، مثل:

  • تنبيهات عالية التكرار: يمكنك رصد المسارات التي قد تكون متكرّرة أو تعمل بشكل مفرط.

    • الشرط: أنشئ قاعدة لأحداث سجلّ القواعد حيث يكون الحدث هو بدء التشغيل.
    • الحدّ الأدنى: اضبط القاعدة على التنبيه إذا تجاوز العدد 100 في ساعة واحدة.
    • الإجراء: إرسال رسالة إلكترونية إلى جميع المشرفين

  • تنبيه استخدام الذكاء الاصطناعي: يمكنك مراقبة استخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي في عمليات التشغيل الآلي.

    • الشرط: أنشئ قاعدة يحتوي فيها اسم الخطوة على "اسأل Gemini"، أو خطوات أخرى مستندة إلى الذكاء الاصطناعي (اختياري). للاطّلاع على قائمة بجميع الخطوات المتاحة، يُرجى مراجعة دليل إجراءات التفعيل والخطوات في Workspace Studio.
    • الإجراء: إرسال إشعار إلى المشرف المتميّز

كيفية إعداد تنبيهات رصد النشاط في Workspace Studio

الخطوة 2: دعم المستخدمين

مساعدة المستخدمين في إنشاء المسارات وفهم الحدود وتحديد مشاكل المسارات وحلّها

‫1- البدء

  • وجِّه المستخدمين إلى studio.workspace.google.com لإنشاء أول مسار عمل لهم.
  • شجِّع المستخدمين على مراجعة مركز مساعدة Workspace Studio للحصول على فيديوهات تعليمية حول إنشاء مسارات العمل واستخدام الخطوات.

2- فهم الحدود القصوى

يطبّق Workspace Studio الحدود التالية:

  • الحدّ الأقصى لعدد المسارات: يمكن للمستخدمين إنشاء 25 مسارًا كحدّ أقصى، بما في ذلك المسارات النشطة والمتوقفة.
  • الحدّ الأقصى للخطوات: يمكن أن يتضمّن سير العمل 20 خطوة كحدّ أقصى.
  • مشغِّل Gmail: لا يمكن أن يبدأ أكثر من 25 مسارًا نشطًا من الرسائل الإلكترونية الجديدة.
  • عمليات التشغيل اليومية: هناك حدّ أقصى يومي لإجمالي عمليات تشغيل سير العمل لكل مستخدم. إذا بلغ المستخدم هذا الحدّ، يتم إيقاف جميع المسارات مؤقتًا حتى دورة الـ 24 ساعة التالية. وخلال هذه الفترة، لا تبدأ المسارات عمليات جديدة.

مزيد من المعلومات: التعرّف على حدود Google Workspace Studio

3- تحديد المشاكل الشائعة وحلّها

تعرَّف على المشاكل الأكثر شيوعًا التي قد يواجهها المستخدمون في Workspace Studio.

الخطوة 3: مراقبة نشاط Studio وإدارته

تتوفّر لديك أدوات فعّالة للتحقيق في نشاط التدفق والتحكّم فيه.

‫1- التحقيق في النشاط

استخدِم أداة التدقيق والتحقيق أو أداة التحقيق الأمني لمراجعة الإجراءات التي نفّذتها التدفقات.

  • مصدر البيانات: اختَر أحداث سجلّ القواعد.
  • الفلاتر: يمكنك الفلترة حسب المُنفِّذ (البريد الإلكتروني للمستخدم) ورقم تعريف المسار والحدث واسم الخطوة والمزيد.
  • حالة الاستخدام: العثور على مالك سير عمل ينفّذ خطوة "اسأل Gemini" عدة مرات في الدقيقة.

مزيد من المعلومات: أحداث سجلّ Workspace Studio

2- إيقاف مسار

إذا كان المسار يعمل بشكل غير منتظم، يمكنك إيقافه. لديك بعض الخيارات:

  • الخيار 1: يوقفه المستخدم. اطلب من المستخدم إيقاف سير العمل أو تعديل إعداده.
  • الخيار 2: إيقاف التجديد من خلال فريق الدعم
    1. استخدِم أداة تحقيق للحصول على معرّف التدفق للتدفق الذي يتضمّن المشكلة.
    2. يُرجى التواصل مع فريق دعم Google Workspace وتقديم معرّف التدفق لإيقافه.
  • الخيار 3: الإيقاف في حالات الطوارئ
    1. انقل المستخدم إلى وحدة تنظيمية تم إيقاف إمكانية الوصول إلى "استوديو Looker" فيها.
    2. يؤدي ذلك إلى إيقاف جميع المسارات لهذا المستخدم على الفور.

كيفية إيقاف سير عمل Workspace Studio بصفتك مشرفًا