Erste Schritte: Workspace Studio-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Mit Google Workspace Studio können Nutzer „Abläufe“ erstellen, mit denen Routineaufgaben in Google Workspace-Apps wie Gmail, Drive und Chat sowie in Drittanbieterdiensten automatisiert werden. Nutzer mit Zugriff auf Gemini können Flows erstellen, indem sie beschreiben, was sie tun möchten.

Flows können im Namen von Nutzern Aktionen ausführen, z. B. E-Mails verfassen, Dateien erstellen und aktualisieren oder Aufgaben erstellen. Schlecht konfigurierte Abläufe können unbeabsichtigt Daten bearbeiten oder löschen oder übermäßige Benachrichtigungen senden. Administratoren können diese Risiken durch Richtlinien und Monitoring verwalten.

In diesem Leitfaden finden Administratoren Best Practices für die Konfiguration, Unterstützung und Verwaltung von Workspace Studio, um die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten.

Schritt 1: Workspace Studio für Ihre Organisation einrichten

Bevor Sie Nutzern die Verwendung von Workspace Studio erlauben, sollten Sie den Zugriff und die Schutzmaßnahmen konfigurieren, damit die Abläufe wie erwartet funktionieren und die Daten sicher bleiben.

1. Zugriff auf YouTube Studio verwalten

  • Einstellung suchen:Admin-Konsole und dann Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.
  • Maßnahme:Prüfen Sie, ob der Dienststatus für die entsprechenden Organisationseinheiten und Gruppen auf EIN gesetzt ist.
  • Empfehlung: Erstellen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist. So können Sie einen Nutzer schnell dorthin verschieben, um einen von ihm erstellten Ablauf zu beenden.

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2. Zugriff auf Studio-Funktionen verwalten

Sie können festlegen, ob Nutzer Gemini zum Erstellen von Flows verwenden, KI‑basierte Schritte in ihren Flows nutzen, Schritte für andere Workspace-Dienste verwenden und Integrationen oder benutzerdefinierte Schritte nutzen dürfen.

Empfehlungen:

  • Nutzern mit Zugriff auf Gemini für Google Workspace erlauben, Gemini-Funktionen in Studio zu verwenden
  • Nutzern erlauben, Schritte für Workspace-Dienste zu verwenden, auf die sie zugreifen können. Blockieren Sie Schritte für einen Dienst nur, wenn ein Missbrauchsrisiko besteht.
  • Mit der Zulassungsliste für Google Workspace Marketplace können Sie steuern, welche Integrationen und veröffentlichten benutzerdefinierten Schritte Nutzer verwenden können.

Ausführliche Anleitung: Zugriff auf Schritte und Starter in Workspace Studio verwalten

3. Festlegen, wer Abläufe freigeben darf

Wenn Sie Nutzern erlauben, Flows intern für andere freizugeben, können sie nützliche Flows teilen, die die Gesamtproduktivität steigern und anderen Zeit sparen, da sie die gleichen Flows nicht neu erstellen müssen.

  • So funktioniert die Freigabe:Wenn ein Nutzer einen Ablauf freigibt, klickt der Empfänger auf einen Link, um eine Kopie des Ablaufs zu erhalten. Die Kopie enthält das Setup des Eigentümers, z. B. eingegebenen Text, E-Mail-Adressen und Links zu Dateien in Drive. Der Empfänger erhält keinen Zugriff auf die privaten Daten des Eigentümers, z. B. E‑Mails oder Drive-Dateien, sondern nur auf die Inhalte, auf die er bereits zugreifen kann.
  • Einstellung aufrufen:Admin-Konsole und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio und dann Freigabeeinstellungen.
  • Empfehlung:Lassen Sie die Freigabe für vertrauenswürdige Organisationseinheiten und Gruppen zu, damit diese standardisierte Flow-Vorlagen verteilen können.

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4. Warnungen einrichten

Du kannst Aktivitätsregeln erstellen, um Benachrichtigungen zu bestimmten Studio-Aktivitäten zu erhalten, z. B.

  • Benachrichtigung mit hoher Frequenz:Erkennen von Abläufen, die möglicherweise in einer Schleife laufen oder übermäßig oft ausgeführt werden.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel für Ereignisse im Regelprotokoll, bei der das Ereignis Lauf starten ist.
    • Schwellenwert: Legen Sie fest, dass Sie benachrichtigt werden, wenn die Anzahl innerhalb von 1 Stunde 100 überschreitet.
    • Aktion: E-Mail an alle Administratoren senden

  • Benachrichtigung zur KI-Nutzung:Die Nutzung von generativer KI in automatisierten Abläufen im Blick behalten.

    • Bedingung: Erstellen Sie eine Regel, bei der Schrittname „Gemini fragen“ und optional andere KI-basierte Schritte enthält. Eine Liste aller verfügbaren Schritte finden Sie im Leitfaden zu Startern und Schritten in Workspace Studio.
    • Aktion: Eine Benachrichtigung an den Super Admin senden.

Weitere Informationen zum Einrichten von Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio

Schritt 2: Nutzer unterstützen

Unterstützen Sie Ihre Nutzer beim Erstellen von Flows, beim Verstehen von Einschränkungen und bei der Fehlerbehebung bei ihren Flows.

1. Erste Schritte

  • Weisen Sie Nutzer darauf hin, dass sie unter studio.workspace.google.com ihren ersten Flow erstellen können.
  • Weisen Sie Nutzer darauf hin, dass sie in der Workspace Studio-Hilfe Anleitungen zum Erstellen von Flows und Verwenden von Schritten finden.

2. Informationen zu Limits

Für Workspace Studio gelten die folgenden Limits:

  • Flow-Limit:Nutzer können maximal 100 Flows erstellen, einschließlich aktiver und beendeter Flows.
  • Schrittlimit:Ein Ablauf kann maximal 20 Schritte haben.
  • Gmail-Auslöser:Es können maximal 25 aktive Abläufe über neue E‑Mails gestartet werden.
  • Tägliche Ausführungen:Es gibt ein tägliches Limit für die Gesamtzahl der Flow-Ausführungen pro Nutzer. Wenn ein Nutzer dieses Limit erreicht, werden alle Abläufe bis zum nächsten 24-Stunden-Zyklus pausiert. In dieser Zeit werden keine neuen Ausführungen von Flows gestartet.

Weitere Informationen zu den Google Workspace Studio-Limits

3. Fehlerbehebung - allgemeine Probleme

Machen Sie sich mit den häufigsten Problemen vertraut, die Nutzer mit Workspace Studio haben können.

Schritt 3: Studio-Aktivitäten überwachen und verwalten

Sie haben leistungsstarke Tools zur Verfügung, mit denen Sie Flow-Aktivitäten untersuchen und steuern können.

1. Aktivität untersuchen

Mit dem Audit- und Prüftool oder dem Sicherheitsprüftool können Sie prüfen, was in den Flows passiert ist.

  • Datenquelle:Wählen Sie Ereignisse im Regelprotokoll aus.
  • Filter:Sie können nach Akteur (E-Mail-Adresse des Nutzers), Ablauf-ID, Ereignis, Schrittname und weiteren Kriterien filtern.
  • Anwendungsfall:Den Inhaber eines Flows finden, in dem der Schritt „Gemini fragen“ mehrmals pro Minute ausgeführt wird.

Weitere Informationen zu Workspace Studio-Protokollereignissen

2. Ablauf beenden

Wenn sich ein Flow unregelmäßig verhält, können Sie ihn stoppen. Du hast verschiedene Möglichkeiten:

  • Option 1: Nutzer beendet die Wiedergabe. Bitte den Nutzer, den Ablauf zu deaktivieren oder die Einrichtung zu bearbeiten.
  • Option 2: Support stoppt die Aktion
    1. Verwenden Sie ein Untersuchungstool, um die Ablauf-ID des problematischen Ablaufs zu ermitteln.
    2. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support und geben Sie die Flow-ID an, damit der Flow beendet werden kann.
  • Option 3: Not-Aus
    1. Verschieben Sie den Nutzer in eine Organisationseinheit, für die der Zugriff auf Studio deaktiviert ist.
    2. Dadurch werden alle Abläufe für diesen Nutzer sofort beendet.

Informationen zum Beenden eines Workspace Studio-Flows als Administrator