Zugriff auf Schritte und Starter in Workspace Studio verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus. Versionen vergleichen Unterstützte Add-ons für diese Funktion: AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. Add‑ons vergleichen

Als Administrator können Sie festlegen, welche Schritte und Starter Personen in Ihrer Organisation verwenden können, um Abläufe in Google Workspace Studio zu erstellen. Bei einigen Schritten, z. B. bestimmten Google Workspace-Add-on-Schritten und Google Workspace-Integrationsschritten, können Daten an Drittanbieter-Apps und ‑Dienste weitergegeben werden.

Sie können den Zugriff für Folgendes steuern:

Gemini für Google Workspace-Schritte zulassen oder blockieren

Unterstützte Versionen für diese Funktion:Enterprise Standard und Enterprise Plus; Teaching and Learning-Add-on und Education Plus; Google AI Pro for Education und AI Ultra Access. Versionen vergleichen

Nutzer, die als unter 18 Jahre gekennzeichnet wurden, können keine KI-Funktionen in Workspace Studio verwenden. 

Hinweis:KI-Funktionen in Workspace Studio unterliegen den Datenschutzgrundsätzen im Privacy Hub für generative KI in Google Workspace. 

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Generative KI und dann Gemini für Workspace.

    Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  2. Klicken Sie auf den Bereich für den Funktionszugriff.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie neben Workspace Studio auf  Bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf Ein oder Aus.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Wenn Gemini für Google Workspace für Workspace Studio deaktiviert ist, können Nutzer Folgendes nicht tun:

  • Abläufe aus einem Prompt erstellen
  • KI-Schritte verwenden Alle aktiven Flows mit KI-Schritten funktionieren nicht mehr.

„Webhook senden“ zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Mit Webhooks können Daten über einen externen Link oder eine API gesendet oder empfangen werden. Mit dem Webhook-Schritt können Nutzer eine Verbindung zu internen und externen Ressourcen herstellen, die von Workspace Studio nicht direkt unterstützt werden. Nutzer müssen jedoch vorsichtig sein, wenn sie Daten Ihrer Organisation extern freigeben.

  1. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.

    Workspace Studio wird noch eingeführt. Möglicherweise sehen Sie diese Einstellungen noch nicht in Ihrer Admin-Konsole. Weitere Informationen

    Erfordert die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“

  2. Klicken Sie auf Webhooks-Einstellungen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus.
  4. Wählen Sie eine Option aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.

Schritte für Google Workspace-Add-ons zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Google Workspace-Add-on-Schritte sind benutzerdefinierte Schritte, die von Entwicklern in Ihrer Organisation oder von Drittanbietern erstellt wurden. Workspace Studio-Nutzer können Add-on-Schritten Variablen hinzufügen, die die Google-Kontodaten Ihrer Organisation enthalten, z. B. den Inhalt einer Nachricht in Gmail oder Chat, ein Dokument in Drive oder Termininformationen aus Google Kalender. Im Rahmen des Ablaufs können diese Daten dann an den Inhaber des Drittanbieter-Add-ons weitergegeben werden. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Schritten

Add‑on-Schritte werden über den Google Workspace Marketplace installiert. Sie verwalten diese Schritte wie jedes andere Google Workspace-Add-on, das im Marketplace veröffentlicht wird. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Workspace-Integrationsschritte zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Workspace-Integrationen ähneln Google Workspace-Add-on-Schritten, werden aber von Google-Partnern und Google entwickelt. Sie ermöglichen es Workspace Studio und Gemini, eine Verbindung zu Apps wie Jira, Asana und Mailchimp herzustellen und Daten einfach auszutauschen.

Workspace-Integrationen werden wie alle Google Workspace-Add‑ons verwaltet, die im Marketplace veröffentlicht werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Workspace-dienstspezifische Schritte zulassen oder blockieren

Nutzer müssen Zugriff auf einen Workspace-Dienst haben, um Auslöser und Schritte für diesen Dienst verwenden zu können. Wenn Google Chat beispielsweise für Ihre Organisation deaktiviert ist, können Nutzer keine Chat-Schritte in ihren Abläufen verwenden.

Wenn Sie Nutzern die Verwendung von Flows erlauben oder verbieten möchten, die in bestimmten Google Workspace-Diensten Aktionen ausführen, ohne diese Dienste zu deaktivieren, können Sie API-Steuerelemente verwenden. Möglicherweise müssen Sie auch die diesen Apps zugewiesenen Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff aktualisieren.

Hinweis:KI-Funktionen in Workspace Studio unterliegen den Datenschutzgrundsätzen im Privacy Hub für generative KI in Google Workspace.

Workspace-App-Schritte zulassen

  1. Folgen Sie der Anleitung im Hilfeartikel Zugriff externer und interner Apps auf Google Workspace-Daten verwalten, um die folgenden Apps als Vertrauenswürdig festzulegen. Klicken Sie auch das Kästchen Ausgenommen von der Blockierung des API-Zugriffs durch Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff an, wenn Ihre Organisation Apps Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff zuweist.

    • Drive for Workspace Studio
    • Gemini für Workspace Studio
    • Gmail für Workspace Studio
    • Google Kalender für Workspace Studio
    • Google Chat für Workspace Studio
    • Google Formulare zu Workspace Studio
    • Google Sheets für Workspace Studio

  2. Wenn Ihre Organisation Apps kontextsensitive Zugriffsebenen zuweist, müssen Sie möglicherweise auch auf die Zulassungsliste gesetzte Apps ausnehmen, um den Zugriff zu ermöglichen.

    1. Folgen Sie der Anleitung unter Apps kontextsensitive Zugriffsebenen zuweisen, um Apps mit zugewiesenen Zugriffsebenen zu finden.
    2. Klicken Sie auf jede App mit einer zugewiesenen Zugriffsebene.
    3. Wenn in den Richtlinieneinstellungen das Kästchen Andere Apps ohne entsprechende Zugriffsebene blockieren, sodass sie nicht über APIs auf die ausgewählten Apps zugreifen können aktiviert ist, aktivieren Sie auch das Kästchen Apps von der Zulassungsliste ausgenommen, damit sie unabhängig von Zugriffsebenen immer für bestimmte Google-Dienste auf APIs zugreifen können.

Schritte für Workspace-Apps blockieren

Folgen Sie der Anleitung unter Festlegen, welche Apps auf Google Workspace-Daten zugreifen können, um die folgenden Apps zu blockieren:

  • Drive for Workspace Studio
  • Gemini für Workspace Studio
  • Gmail für Workspace Studio
  • Google Kalender für Workspace Studio
  • Google Chat für Workspace Studio
  • Google Formulare zu Workspace Studio
  • Google Sheets für Workspace Studio