כאדמינים ב-Google Workspace, אתם קובעים איך ומתי רצפי פעולות ב-Workspace Studio יקבלו גישה לנתונים בחשבון Google של הארגון שלכם. ההגדרה הזו עוזרת לכם לאזן בין פרודוקטיביות המשתמשים ואוטומציה לבין תקני האבטחה, התאימות והפרטיות של הארגון.
כברירת מחדל, הרשאות הגישה לנתונים של תהליכי עבודה חדשים זהות לאלה של המשתמש שיצר אותם. המשמעות היא שזרימה יכולה לקרוא, לשנות ולשתף נתונים ב-Google באופן אוטומטי בשם המשתמש, כמו קבצים ב-Drive, אימיילים ב-Gmail ותוכן ב-Docs.
חשוב לנהל את הגישה של רצפי הפעולות לנתונים מהסיבות הבאות:
- מניעת חשיפת נתונים מקרית: הגבלת הגישה לרצף הפעולות מבטיחה שהסוכנים לא ישתפו בטעות מידע רגיש או מוגבל של הארגון.
- אכיפת תאימות למדיניות: אתם יכולים להגדיר רמות גישה כברירת מחדל לכל הארגון או לטרגט יחידות ארגוניות ספציפיות כדי לעמוד בדרישות של תקנות בנושא ניהול נתונים.
- שליטה במקורות נתונים מבוססי-AI: ברצפי פעולות שמשתמשים בפעולות AI של Gemini, אתם יכולים להגביל את האפשרות של ה-AI לחפש נתונים פנימיים ב-Workspace, אתרים ציבוריים חיצוניים או את שניהם.
- שמירה על פיקוח מרכזי: מסוף Google Admin הוא מקום אחד שבו אפשר לבדוק, להשהות או להגביל את הגישה לנתונים של כל אחד מהתהליכים שנוצרו בדומיין.
צפייה ברשימה של כל התהליכים וניהול הגישה לנתונים
אתם יכולים לבדוק את כל התהליכים שמשתמשים בארגון יצרו, ובמקרה הצורך לשנות או להשהות את הגישה שלהם לנתונים בחשבון Google. אפשר להשתמש בהגדרות האדמין ב-Studio כדי לחסום את הגישה לשלבים ספציפיים.
- במסוף Admin, נכנסים אל תפריט
סוכנים ניהול גישה לסוכנים. - כדי לסנן את הרשימה כך שיופיעו רק רצפי פעולות, לוחצים על סוג רצף פעולות ב-Studio.
- כדי לראות מידע נוסף על הזרימה, לשנות את הגישה לנתונים, להשהות את הגישה לנתונים או להפעיל מחדש את הזרימה, לוחצים על פעולות ועל האפשרות המתאימה.
- השהיית הגישה לנתונים – חוסמת את הגישה של הזרימה לנתונים בחשבון Google ומפסיקה את כל ההפעלות שמתבצעות או שיבוצעו בעתיד.
- שינוי הגישה – חסימת הגישה או הגבלת הגישה להיקפים מסוימים. הרצף עדיין יכול לפעול, אבל יכול להיות שהוא לא יפעל כמו שצריך.
הערה: רק תהליכי עבודה חדשים שנוצרו על ידי בודקים שמופיעים ברשימת ההיתרים יוצגו בדף ניהול הגישה לסוכן. התהליכים הקיימים ימשיכו לפעול כמו קודם.
הגדרת גישת ברירת מחדל לנתונים ברצפי פעולות
כברירת מחדל, לרצפי פעולות יש גישה לאותם נתונים ב-Workspace כמו ליוצר שלהם. אתם יכולים לחסום את הגישה לנתונים ב-Workspace לרצפי פעולות כברירת מחדל, במקום לחסום אותה לכל הארגון או ליחידה ארגונית.
הערה: חסימת הגישה לנתוני Workspace תגרום להפסקת הפעולה של רוב רצפי הפעולות.
- במסוף Admin, נכנסים אל תפריט סוכנים הגדרות.
- לוחצים על הרשאות גישה שמוגדרות כברירת מחדל לרצפי פעולות ב-Studio.
- (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים יחידה ארגונית כדי להחיל עליה את ההגדרה.
- כדי לחסום את הגישה כברירת מחדל, בוחרים באפשרות אין אישור גישה לסוכן.
- לוחצים על שמירה. אם בחרתם יחידה ארגונית, לוחצים על שינוי.
ניהול הגישה לשלבים ספציפיים ברצפי פעולות
לאדמינים יש אפשרות לקבוע אילו שלבים המשתמשים יכולים להוסיף לתהליכי העבודה שלהם. פרטים נוספים זמינים במאמרים בנושאים הבאים:
- אישור או חסימה של פעולות ספציפיות בשירותי Workspace
- איך מאשרים או חוסמים את Gemini for Google Workspace
הגדרת המקורות שבהם Gemini יכול להשתמש
אדמינים יכולים לקבוע באילו מקורות Gemini יכול לחפש ולהשתמש כדי ליצור תשובות בתהליכים ב-Workspace Studio. המצב הזה יכול לקרות אם התהליך כולל שלבים שמבוססים על AI. המקורות ש-Gemini מחפש בהם יכולים להיות נתונים באתרים ציבוריים או נתונים ב-Workspace שהמשתמש יכול לגשת אליהם.
כשחוסמים מקור, משתמשי Studio רואים את אפשרות המקור מושבתת ולא זמינה.
הערה: כברירת מחדל, שתי אפשרויות המקור מותרות.
- במסוף Google Admin, נכנסים אל תפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.
- לוחצים על מקורות נתונים של Gemini.
- מסמנים את התיבה לצד המקורות שרוצים לאפשר ל-Gemini לחפש:
- איך מאפשרים ל-Gemini לחפש נתונים ב-Workspace
מתן הרשאה ל-Gemini לחפש באתרים ציבוריים
אם מבטלים את הסימון של אפשרות מסוימת ורצף פעולות של משתמש מושפע מכך, המשתמש יראה התראה ביומן הפעילות ב-Studio.
לוחצים על שמירה.